Już niedługo przedsiębiorcy będą zobowiązani do korzystania z systemu rejestracji faktur KSeF. Jego wprowadzenie ma na celu usprawnienie obiegu dokumentów w formie cyfrowej. Obecnie korzystanie z systemu nie jest jeszcze obowiązkowe. Jednak wskazane jest, aby przedsiębiorcy zaczęli się nim interesować już teraz.
Krajowy System e-Faktur jest oprogramowaniem teleinformatycznym za pomocą, którego przedsiębiorcy będą wystawiali i otrzymywali faktury ustrukturyzowane, występujące jedynie w postaci cyfrowej. W ramach systemu KSeF działa Aplikacja Podatnika, dzięki której możliwe jest wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-faktur, a także zarządzanie uprawnieniami użytkowników systemu. Aby móc skorzystać z tych wszystkich funkcji potrzebna jest wcześniejsza identyfikacja użytkownika. Jest to ważne głównie ze względu na bezpieczeństwo przesyłanych dokumentów. Uwierzytelnienia można dokonać między innymi za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Począwszy od stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mogą dokumentować zawierane transakcje za pomocą faktur ustrukturyzowanych. Do faktury przypisany jest indywidualny numer identyfikacyjny nadany w Aplikacji Podatnika. Faktura ustrukturyzowana jest rodzajem dokumentu wystawianego tylko w formie elektronicznej zgodnie ze wzorem dokumentu jaki został określony przez Ministerstwo Finansów. E-Faktura może być wystawiana i obsługiwana za pomocą dowolnego zakupionego programu księgowego lub za pomocą bezpłatnego narzędzia dostarczanego przez MF. W tej chwili wystawianie faktur tego typu nie jest obowiązkowe. Jednak zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa obowiązek taki ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2024 roku. Zostaną nim objęci zarówno czynni podatnicy VAT, jak i zwolnieni. Faktura ustrukturyzowana ma zastąpić obecne w tej chwili faktury papierowe i elektroniczne.
Korzyści wynikające z wystawiania e-faktur
Celem wprowadzenia faktury ustrukturyzowanej jest usprawnienie obiegu dokumentów elektronicznych wewnątrz danej firmy, jak i na zewnątrz pomiędzy różnymi podmiotami. Dostępny jest tylko jeden standard faktury, co przekłada się na szybszą wymianę informacji pomiędzy firmami. Poza tym dokumenty udostępniane są w czasie rzeczywistym. W systemie będą przechowywane przez okres 10 lat liczonych od końca roku, w którym zostały wystawione. Nie ma możliwości zgubienia ani zniszczenia e-faktury. Dokument zawsze dotrze do kontrahenta, dlatego nie będzie potrzeby wystawiania duplikatów. Poza tym dzięki e-fakturom podatnik zyskuje możliwość szybszego zwrotu podatku VAT. Termin został skrócony z 60 do 40 dni.
Aplikacja Podatnika KSeF
8 grudnia 2022 roku została udostępniona nowa wersja testowa Aplikacji Podatnika KSeF. Aktualizacja uwzględnia uwagi oraz podpowiedzi użytkowników zgłoszone podczas wcześniejszych testów. Dostępna jest na stronie www.podatki.gov.pl
Z Aplikacji Podatnika w wersji testowej mogą korzystać podatnicy oraz podmioty, które otrzymały uprawnienia od tych podmiotów. Aplikacja umożliwia:
wystawianie i odbierane faktur z KSeF
zarządzanie uprawnieniami i tokenami.
Dodatkowo bez konieczności logowania możliwy jest:
podgląd faktury (anonimowy dostęp do e-faktury)
weryfikacja statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF.
Podgląd faktury bez logowania polega na anonimowym dostępie do e-faktury jedynie po wskazaniu cech indywidualnych dokumentu.
Ministerstwo Finansów cały czas zachęca do udziału w testach aplikacji i prosi o przesyłanie wszelkich uwag na adres: info.ksef@mf.gov.pl. W tytule wiadomości należy podać hasło: AP_TEST.
Aplikacja Podatnika – jak zacząć korzystać?
Zanim użytkownik zacznie korzystać z Aplikacji Podatnika powinien najpierw wykonać kilka czynności:
uwierzytelnienie w Aplikacji Podatnika Pierwszą czynnością umożliwiającą pracę w systemie jest założenie profilu w Aplikacji Podatnika. Należy podać identyfikujący firmę NIP i dokonać uwierzytelnienia za pomocą Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego bądź kwalifikowanej pieczęci elektronicznej
integracja programu księgowego z KSeF E-faktury mogą być wystawiane za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Jeżeli firma posiada i korzysta z odpłatnego systemu finansowo-księgowego to musi go zintegrować z KSeF, aby dane z jej systemu mogły być eksportowane i importowane do systemu. Taki proces powinien być przeprowadzony stosunkowo wcześniej, jeszcze zanim w życie wejdzie obowiązek korzystania z KSeF
ustalenie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur System do zarządzania e-Fakturami opiera się na modelu poświadczeń i wymaga identyfikacji wszystkich osób, które z niego korzystają. Prawo do przeglądania, wystawiania i odbierania faktur mogą mieć wszystkie osoby i podmioty posiadające uprawnienia do wykonywania tych czynności nadane przez podatnika. Przykładowo osobami uprawnionymi mogą być pracownicy podatnika upoważnieni przez niego, a także biura rachunkowe obsługujące daną firmę. Uprawnienia mogą zostać nadane za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego na https://ksef.mf.gov.pl/
wybór metody identyfikacji oraz usprawnienie procesów wewnętrznych Aby móc codziennie korzystać w pełni z możliwości KSeF potrzebne są odpowiednie narzędzia, jak: kwalifikowany podpis elektroniczny z numerem PESEL lub z numerem NIP właściciela podpisu, kwalifikowana pieczęć elektroniczna z nazwą podmiotu gospodarczego, czyli jej nazwą rejestrową i numerem NIP.
System KSeF – korzystanie dobrowolne
Już teraz Ministerstwo Finansów zachęca do korzystania z systemu KSeF w sposób dobrowolny, chociaż podatnicy będą zobowiązani do stosowania i korzystania z systemu e-Faktur dopiero za rok. Może jednak warto już w tej chwili zastanowić się nad wcześniejszym wdrożeniem systemu i powoli zacząć przystosowywać firmę do obsługi, zwłaszcza jeżeli jest to większe przedsiębiorstwo, które będzie potrzebowało dużo więcej czasu na przejście do KSeF. Dodatkowo dobrze jest pamiętać o korzyściach jakie oferuje system e-faktur.
