Przedsiębiorca powinien ewidencjonować na kasie fiskalnej sprzedaż towarów/usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych o ile nie jest zwolniony z kasy fiskalnej. Klient, który zakupił towar ma prawo do jego zwrotu lub reklamacji. Co w sytuacji jeżeli nie posiada paragonu dokumentującego sprzedaż?
Przedsiębiorca prowadząc sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych ma obowiązek zaewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej i wydania paragonu klientowi. Jeżeli przedsiębiorca jest zwolniony z posiadania kasy, to nie musi wystawiać paragonów i tym samym nie może żądać od klienta paragonu przy zwrocie lub reklamacji towaru. Jednak są to zdarzenia sporadyczne.
Zwrot towaru z paragonem
W handlu często dochodzi do sytuacji kiedy klient zwraca lub reklamuje towar. Po pozytywnym rozpatrzeniu zwrotu lub reklamacji, nabywca otrzymuje zwrot pieniędzy, natomiast sprzedawca musi przyjąć towar z powrotem. Dodatkowo ma obowiązek wykonać szereg innych czynności z tym związanych.
Zwrot towaru – ewidencja
Kasa fiskalna nie służy do ewidencji zwrotów lub reklamacji zakupionych towarów, dlatego przedsiębiorca musi założyć oddzielną ewidencję na zwroty, tzw. „zeszyt zwrotów”. Zapisuje się w nim zwroty towarów oraz uznane reklamacje towarów i usług będące powodem zwrotu całości lub części zapłaty przez sprzedawcę. Zeszyt zwrotów musi być prowadzony zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących i powinien zawierać wymienione informacje:
data sprzedaży
nazwa towaru lub usługi pozwalająca na jednoznaczną identyfikację, ewentualnie opis towaru lub usługi będący rozwinięciem nazwy
termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru bądź usługi
wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru bądź usługi, które są przedmiotem reklamacji, jak również wartość podatku należnego jeżeli nastąpił zwrot całości należności z tytułu sprzedaży
zwracana kwota brutto oraz odpowiadająca jej wartość podatku należnego, jeżeli została zwrócona część należności z tytułu sprzedaży
dokument potwierdzający sprzedaż
protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru bądź usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
Protokół przyjęcia zwrotu towaru
Protokół przyjęcia zwrotu/reklamacji jest obowiązkowym elementem, który musi być zapisany w ewidencji zwrotów towaru. Zgodnie z przepisami protokół powinien być podpisany przez obie strony (sprzedawcę i nabywcę). Powinny na nim znaleźć się takie dane:
numer protokołu
oznaczenie stron transakcji
nazwa towaru
numer paragonu, którego dotyczy zwrot/reklamacja (przy braku paragonu powinna być wpisana podstawa przyjęcia zwrotu, np.: potwierdzenie przelewu)
przyczyna zwrotu
informacja czy towar został przyjęty przez sprzedawcę.
Oprócz protokołu zwrotu innym obowiązkowym elementem jaki musi znaleźć się w zeszycie jest dokument potwierdzający sprzedaż.
Brak paragonu – czy sprzedawca może przyjąć zwrot?
Obowiązkiem sprzedawcy jest przyjęcie zwrotu towaru od nabywcy bez paragonu pod warunkiem, że jest on w stanie udowodnić iż dokonał zakupu w danym sklepie.
Dokumentem potwierdzającym sprzedaż nie musi być koniecznie oryginał paragonu fiskalnego. Może to być też:
wyciąg z terminala płatniczego (płatności bezgotówkowe)
potwierdzenie transakcji z konta bankowego
oświadczenie o zagubieniu paragonu fiskalnego razem z oświadczeniem o dokonanym zakupie
zeznania świadków
dokument gwarancji podbity przez sprzedawcę.
Korekta przychodu – czy możliwa bez paragonu?
Tak, sprzedawca może dokonać korekty przychodu jeżeli udowodni, że zwrot towaru rzeczywiście miał miejsce, ale muszą zostać spełnione łącznie dwa podstawowe warunki:
sprzedawca otrzymał zwracany towar
klient otrzymał zwrot pieniędzy.
Podsumowanie
Sprzedawca może uznać zwrot towaru bez paragonu pod warunkiem, że otrzyma dowód na to, iż zakup miał miejsce w tym sklepie, w którym pracuje. Jest to ważne, ponieważ w przypadku kontroli ze strony urzędu skarbowego na nim będzie spoczywał obowiązek udowodnienia, że transakcja zwrotu towaru rzeczywiście miała miejsce.
