Krajowy System e-Faktur (KSeF) już obowiązuje. Na razie jest dobrowolny, ale od 2024 roku ma być obowiązkowy. W związku z jego wprowadzeniem, czy będzie możliwa jego obsługa w programie księgowym?
Za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur można wystawiać i udostępniać tzw. faktury ustrukturyzowane. Przedsiębiorcy, którzy wystawią e-fakturę w programie KSeF będą mogli ją udostępnić za zgodą nabywcy. Taki dokument zostanie wystawiony w formacie XML. Będzie to faktura ustrukturyzowana zgodna ze strukturą logiczną e-Faktury w wersji FA 1. Wzór można znaleźć na platformie ePUAP w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych.
Program KSeF wprowadzany jest w 3 etapach:
od października do grudnia 2021 roku – program pilotażowy z udziałem podatników
od stycznia 2022 roku – wprowadzenie KSeF do użytku na zasadzie dobrowolności
od 2024 roku – obowiązkowe korzystanie z KSeF.
Użytkownicy będą mogli skorzystać z Krajowego Systemu e-Faktur na 2 sposoby:
za pomocą narzędzi dostępnych na stronie Ministerstwa Finansów (obecnie aplikacja nie jest dostępna)
za pomocą programów księgowych.
Korzystanie z KSeF dotyczy:
czynnych podatników VAT
podatników zwolnionych z VAT
podatników zidentyfikowanych w Polsce do wykonywania szczególnej procedury unijnej OSS posiadających identyfikator podatkowy NIP nadany w Polsce.
KSeF – procedura przystąpienia
W 2022 roku przedsiębiorca ma jeszcze prawo do podjęcia decyzji czy chce korzystać z możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych, czy nadal woli wystawiać faktury w wersji papierowej lub elektronicznej w programie księgowym. Przystąpienie do programu w chwili obecnej może okazać się dobrym pomysłem, ponieważ przedsiębiorca zyskuje czas potrzebny na zaznajomienie się z systemem i jego funkcjonalnością. Jest to czas, w którym można zintegrować program księgowy z KSeF.
Każdy przedsiębiorca przystępując do programu otrzyma automatycznie dostęp do KSeF. Każdy podmiot identyfikujący się za pomocą numeru NIP ma domyślnie utworzone konto w systemie. Przedsiębiorca jako właściciel będzie mógł korzystać z niego w pierwszej kolejności. Będzie mógł też udostępnić dostęp do konta innym wskazanym przez siebie osobom, między innymi księgowej lub pracownikom firmy. Do systemu e-Faktur będzie można zalogować się po uwierzytelnieniu za pomocą jednego z trzech dostępnych sposobów wskazanych w par. 7 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Uwierzytelnienie może nastąpić poprzez:
kwalifikowany podpis elektroniczny
kwalifikowaną pieczęć elektroniczną
podpis zaufany
token, czyli ciąg znaków alfanumerycznych bez znaków interpunkcyjnych wygenerowany przez KSeF.
Dostępne będą również inne sposoby uwierzytelniania przeznaczone głównie dla osób posiadających kwalifikowany podpis elektroniczny, ale niezawierający numeru NIP i numeru PESEL podatnika będącego osobą fizyczną. W przypadku tych osób uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień możliwa będzie po zgłoszeniu unikalnych danych identyfikujących podpis do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zgłoszonego na druku ZAW-FA. Po uwierzytelnieniu podatnik będzie mógł w pełni korzystać ze wszystkich funkcjonalności KSeF. Będzie mógł przyjmować faktury od sprzedawców, a także sam wystawiać dokumenty. Dzięki integracji systemu z programem księgowym nie będzie konieczności logowania się do aplikacji Ministerstwa Finansów. Uwierzytelnienie w programie z KSeF pozwoli przesyłać wystawione faktury bezpośrednio do aplikacji Krajowego Systemu e-Faktur.
Token służący do uwierzytelniania będzie miał charakter osobisty i będzie generowany jedynie do wejścia do wybranej firmy. Jeżeli dana osoba utraci uprawnienia, to utraci je również token.
Korzyści dla przedsiębiorców wynikające z korzystania z KSeF
Wystawianie e-Faktur niesie ze sobą wiele korzyści dla przedsiębiorców. Poniżej niektóre z nich:
zmniejszenie kosztów – faktury przechowywane są i archiwizowane w KSeF przez okres 10 lat. Nie trzeba przechowywać faktur w odrębnych systemach
usprawnienie obrotu gospodarczego – obowiązuje jeden standard faktury - dokumenty papierowe i elektroniczne (PDF) zostały zamienione na dane cyfrowe, nastąpiła cyfryzacja i automatyzacja obiegu faktur pomiędzy podatnikami oraz księgowanie faktur u podatników
zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach pomiędzy kontrahentami oraz wzajemnych rozliczeń – wystawiona faktura będzie udostępniana odbiorcy w czasie rzeczywistym, co będzie miało wpływ na automatyzację procesów księgowych
brak duplikatu faktur – brak możliwości zagubienia lub zniszczenia faktury
wgląd w ścieżkę obiegu faktury – pewność, że faktura dotarła do kontrahenta, stały dostęp kontrahenta do faktur w KSeF
zwiększenie bezpieczeństwa podatkowego nabywcy towarów/usług
bezpłatne przechowywanie faktur sprzedaży i zakupu w KSeF.
Podstawową zaletą KSeF będzie możliwość automatycznego dostarczania faktur do nabywcy, które w następnej kolejności będą pobierane z KSeF do programów księgowych. Schemat faktury XML będzie taki sam u każdego podatnika. System księgowy będzie mógł odczytać dane z faktury, co znacznie skróci czas potrzebny do wprowadzenia danych. Czynność, którą trzeba będzie wykonać, to jedynie podatkowe określenie faktury, czyli wskazanie daty, pod którą ma być ona ujęta w ewidencji podatkowej lub czego będzie dotyczyć (zakup towarów, czy inny wydatek).
Dodatkową korzyścią po spełnieniu określonych warunków będzie możliwość skrócenia terminu zwrotu podatku VAT do 40 dni. Domyślnie będzie to 60 dni.Warunki jakie będą musiały być spełnione zostały określone w art. 87 ust. 5b ustawy o VAT:
wszystkie faktury sprzedażowe muszą być wystawione w systemie KSeF (faktury ustrukturyzowane)
faktury sprzedaży muszą dokumentować:
krajową i zagraniczną sprzedaż towarów oraz usług
otrzymanie całości lub części zapłaty (faktury zaliczkowe)
nadwyżka podatku naliczonego nad należnym do zwrotu w 40 dni jaka wynika z JPK_V7 za okres, w którym podatnik wnioskował o szybszy zwrot VAT nie będzie przekraczać kwoty 3 000 zł
nadwyżka podatku naliczonego nad należnym jaka wynika z JPK_V7 za poprzedni okres, która została przeniesiona do bieżącego JPK_V7 nie będzie przekraczać kwoty 3 000 zł
przez co najmniej 12 kolejnych miesięcy poprzedzających okres, za który składany jest plik JPK_V7, w którym podatnik będzie ubiegał się o szybszy zwrot VAT był przedsiębiorca, który:
jest czynnym podatnikiem VAT o składał za każdy okres plik JPK_V7
posiada rachunek bankowy lub numer w kasie SKOK, który widnieje na białej liście podatników VAT.
Art. 112 ustawy o VAT
Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Podsumowanie
Faktury mają być przechowywane w KSeF przez okres 10 lat. Od momentu wejścia w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych podatnicy nie będą musieli już dostarczać faktur na wezwanie organu podatkowego, ponieważ wgląd do dokumentów będzie praktycznie natychmiastowy. Urzędnicy będą mogli skontrolować dokumenty podatkowe na bieżąco, co oznacza, że podatnicy nie będą musieli już kompletować i dostarczać dokumentów na żądanie organu podatkowego w przypadku prowadzonej kontroli.
