Niedługo w życie wchodzi KSeF. W związku z tym umowy biura rachunkowego zawarte z klientami wymagają wprowadzenia pewnych poprawek i dostosowania ich do nowych obowiązków wynikających z konieczności wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Zmiany w umowie z biurem rachunkowym – na co należy zwrócić uwagę?
Przede wszystkim umowa powinna być skonstruowana w taki sposób, aby zawierała elementy związane z przygotowaniem podatnika korzystającego z usług biura rachunkowego do KSeF. W umowie należy uwzględnić:
sposób współpracy oraz zaplanować obieg dokumentów z rozważeniem KSeF
umowę RODO w taki sposób, aby stała się częścią umowy o świadczenie usług z biurem rachunkowym
określić wymiar odpowiedzialności karnej biura rachunkowego za puste faktury przez umieszczenie odpowiednich zapisów w umowie ograniczających taką odpowiedzialność
wskazanie polisy OC dla księgowych, która będzie chronić biuro rachunkowe przed odpowiedzialnością za popełnione błędy w zakresie KSeF.
KSeF, a umowa z biurem rachunkowym
Wprowadzenie KSeF wymaga zmian w dotychczasowych umowach pomiędzy biurem rachunkowym, a klientami, dlatego koniecznie muszą pojawić się w niej nowe zapisy regulujące zagadnienia związane z KSeF. W ramach zapisów w umowie należy przede wszystkim uwzględnić opis nowego sposobu dostarczania dokumentów do biura. Od momentu wejścia w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych ważne będą jedynie te faktury, które zostaną wprowadzone do KSeF w dniu ich wystawienia. Wyjątkowo, kiedy dojdzie do awarii systemu lub wystąpią problemy techniczne u podatnika, jak np. awaria komputera z zainstalowanym oprogramowaniem do obsługi systemu KSeF bądź wystąpi brak Internetu, to w takich sytuacjach przepisy dopuszczają wprowadzenie do systemu, faktur wystawionych w trybie offline najpóźniej w następnym dniu roboczym.
Pomimo wejścia w życie KSeF, to w obiegu nadal będą mogły funkcjonować faktury papierowe, chociaż nie będą one uważane za ważne dokumenty do momentu wprowadzenia ich do systemu. Jeżeli obowiązek wprowadzania dokumentów do KSeF zostanie scedowany na biuro rachunkowe, to w przypadku wystawienia faktury w wersji papierowej podatnik będzie zobowiązany niezwłocznie przekazać dokument do biura rachunkowego. W tej sytuacji przekazanie faktury do biura w krótkim czasie może stanowić problem. Z kolei przesyłanie faktur papierowych lub elektronicznych po zakończeniu miesiąca nie pozwala na realizację usługi wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ustawowym terminie. Zmian w umowie usługi księgowej będą wymagały również umowy, których stroną są biura rachunkowe stosujące już wcześniej elektroniczny obieg dokumentów.
Faktury zakupowe mogą być przekazywane do księgowości na dwa sposoby:
klient może przekazać do biura uprawnienia do pobierania faktur z KSeF
klient może samodzielnie pobierać faktury z KSeF, a następnie przekazywać je do biura.
Podobny sposób postępowania będzie obejmował również faktury sprzedażowe. Obowiązkiem wystawiania faktur sprzedaży mogą być objęci klienci biura lub samo biuro rachunkowe. Obowiązek ten musi zostać dokładnie opisany w umowie.
KSeF – jakie zmiany czekają biura rachunkowe? Szczegóły
Wraz z wejściem w życie KSeF na biura rachunkowe zostały nałożone nowe obowiązki. Jednym z nich jest aktualizacja obowiązujących do tej pory umów zawartych pomiędzy klientami, a biurem rachunkowym. Zmiany powinny objąć poniższe zagadnienia, których sposób wykonania powinien zostać opisany w umowie, takie jak:
nadanie uprawnień do pobierania faktur z KSeF w imieniu przedsiębiorcy
ustalenie sposobu weryfikacji faktur
załączenie umowy RODO
odpowiedzialność cywilna i karna biura rachunkowego
ubezpieczenie OC księgowych.
Nadanie uprawnień do pobierania faktur z KSeF w imieniu przedsiębiorcy Do przedsiębiorcy należy określenie zakresu uprawnień jakie będzie miało biuro rachunkowe w kwestii wystawiania i pobierania faktur sporządzonych w KSeF. W przypadku, kiedy przedsiębiorca przekaże biuru rachunkowemu upoważnienie, to upoważniony pracownik biura będzie mógł pobierać bezpośrednio z systemu faktury wystawione przez klienta i współpracujących z nim kontrahentów.
Ustalenie sposobu weryfikacji faktur Ważne jest w jaki sposób będą weryfikowane faktury kosztowe oraz jak będą klasyfikowane koszty i przychody. Biuro rachunkowe powinno otrzymać możliwość pozyskiwania potrzebnych informacji, aby mogło prawidłowo zaksięgować wystawione dokumenty. Przedsiębiorca będzie mógł skorzystać z narzędzia jakim jest np. pulpit klienta biura rachunkowego. Takie rozwiązanie umożliwi mu między innymi wprowadzanie uwag, komentowanie, a nawet możliwość całkowitego odrzucenia faktury w KSeF jeszcze przed jej zaksięgowaniem. Taka możliwość jest dość istotna, ponieważ czasami może zdarzyć się, że dana faktura nie miała żadnego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub została wystawiona na niewłaściwego kontrahenta bądź wartość transakcji była nieprawidłowa. Taka weryfikacja dokumentów nie jest możliwa do wykonania przez biuro rachunkowe, dlatego przedsiębiorca powinien przekazywać do biura wszystkie niezbędne informacje mające związek z zawieranymi transakcjami. Wymaga to akceptacji i opisu przez klienta.
Pulpit ma też inne funkcje przydatne w sytuacji, kiedy faktury do biura rachunkowego przekazuje sam przedsiębiorca. Dzięki pulpitowi może on:
pobrać faktury bezpośrednio z KSeF
dokonać wizualizacji faktur
udostępnić faktury pracownikowi biura.
Powyższe powody są przyczyną, dla której umowa powinna zawierać zasady akceptacji przez przedsiębiorcę otrzymanych faktur.
Załączenie umowy RODO Do umowy z biurem rachunkowym dobrze jest dołączyć umowę RODO wykorzystując moment wprowadzania zmian w związku z obowiązkiem fakturowania poprzez system KSeF. Od tej pory umowa RODO nie będzie osobną umową, a będzie stanowiła nierozłączną część z umową zawartą z biurem rachunkowym. Taki dokument będzie musiał spełniać wszystkie wymagania wskazane w przepisach o ochronie danych osobowych. Umowa powinna określać zakres i cel przetwarzania danych. Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą muszą zostać zgłoszeni do ZUS-u. Jeżeli działalność będzie prowadzić osoba niepełnosprawna lub firma będzie zatrudniała osoby niepełnosprawne, to w umowie z biurem rachunkowym powinien pojawić się zapis gwarantujący właściwą ochronę danych wrażliwych, ponieważ informacje na temat takich osób, w tym ich stopnia niepełnosprawności zaliczane są do danych wrażliwych.
Odpowiedzialność cywilna i karna biura rachunkowego Odpowiedzialność karna biura rachunkowego może dotyczyć między innymi sytuacji, kiedy będzie ono wystawiało tzw. puste faktury, czyli takie które zostały wprowadzone do obiegu gospodarczego pomimo, że transakcja na nich opisana nigdy nie miała miejsca. W niektórych przypadkach biuro rachunkowe może też jak wskazuje art. 471 Kodeksu cywilnego ponosić odpowiedzialność cywilną. Zgodnie z przepisem biuro ma obowiązek naprawienia szkody, jeżeli dojdzie do niej z powodu niewykonania lub niewłaściwego wykonania obowiązków.
Art. 471. KC
Dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.
Ubezpieczenie OC księgowych Księgowi oraz biura rachunkowe mają obowiązek wykupienia polisy ubezpieczeniowej OC księgowych. Umowę ubezpieczeniową OC może zawrzeć zarówno biuro rachunkowe jak i jego poszczególni pracownicy. Przy umowie OC zasadnicze znaczenie mają jej zapisy, a dokładniej jej wyłączenia. Jeżeli biuro rachunkowe wykorzystuje do wykonywania swoich czynności osoby trzecie, to w niektórych umowach powinny znaleźć się zapisy, które dodatkowo będą chroniły przed odpowiedzialnością nie tylko biuro, ale również podmioty, które otrzymały zlecenie obsługi klientów. Zwykle zakres obowiązkowego OC dla biur rachunkowych jest dość ograniczony. Suma obowiązkowego ubezpieczenia została określona na kwotę 10 000 Euro, co przy większej działalności biura może okazać się niewystarczające, aby możliwe było pokrycie szkód. W związku z tym niektóre biura rachunkowe, zwłaszcza te większe wykupują dodatkowe, dobrowolne ubezpieczenie OC. Ogólne Warunki Ubezpieczenia (OWU) zawierają wykaz wyłączeń jakim objęta jest dana polisa. Warto przyjrzeć im się, zwłaszcza w zakresie odpowiedzialności przed błędami popełnianymi przy wystawianiu i pobieraniu faktur z KSeF.
Obowiązki kontrahenta wobec biura rachunkowego w świetle wymagań KSeF
Jeżeli przedsiębiorca chce, aby biuro rachunkowe miało dostęp do faktur wystawianych i odbieranych w KSeF, to musi nadać mu uprawnienia dające możliwość korzystania z systemu. Uprawnienia mogą być nadawane osobom fizycznym i podmiotom gospodarczym. Może je otrzymać bezpośrednio biuro rachunkowe po wskazaniu swojego numeru NIP. Biuro musi posiadać elektroniczną pieczęć kwalifikowaną z NIP, co umożliwi mu dokonywanie autoryzacji podczas korzystania z systemu. Uprawnienia mogą zostać nadane jednej, konkretnej osobie fizycznej, np. właścicielowi biura lub poszczególnym pracownikom. Nadanie uprawnień bez możliwości przekazywania ich dalszym osobom pozbawia te osoby możliwości korzystania z systemu. W tej sytuacji dostęp będzie posiadała jedynie osoba, która otrzymała upoważnienie.
Podsumowanie – umowa zawarta z biurem rachunkowym w świetle KSeF
Wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur będzie wymagało aktualizacji obowiązujących do tej pory umów z klientami. W związku z nowymi przepisami umowy będą musiały posiadać nowe zapisy dotyczące między innymi nowego obiegu dokumentów, określenia zakresu odpowiedzialności klienta i biura rachunkowego.
