Kiedy można odliczyć koszty podróży służbowej?

Pracownik, który jest zobligowany do wykonywania obowiązków zawodowych w kraju trzecim, ponosi dodatkowe wydatki związane z podróżą. Czy przytoczone wydatki stanowią dla przedsiębiorstwa koszty podatkowe, czy też nie mogą zostać zakwalifikowane w taki sposób? Zadane pytanie stanowi przedmiot dzisiejszego rozważania.

Definicja kosztów podatkowych a koszty podróży służbowych

Aby zakwalifikować wydatki jako koszty uzyskania przychodów, muszą zostać poniesienie w celu osiągnięcia przychodów albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ustawodawca wyznaczył wyjątki od tej zasady, czyli koszty wskazane w art. 23 ustawy PIT.

Jeżeli wydatki są ponoszone na pracownika, nie ma przeciwwskazań, aby zostały zakwalifikowane jako koszty podatkowe, z zastrzeżeniem, iż są związane z osiąganym przychodem, bądź zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. W praktyce oznacza to głównie wynagrodzenie, przekazywane pracownikowi, nagrody, premie i zwrot kosztów podróży służbowych, zakwaterowania i innych dodatkowych świadczeń.

Wydatek zostanie zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu, kiedy spełnione zostaną wszystkie przesłanki:

• został uregulowany z zasobów majątkowych podatnika (jeżeli wydatki na działalność gospodarczą zostały opłacone przez inną osobę niż podatnik, nie mogą zostać zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów),
• jest definitywny (rzeczywisty), co oznacza, że wartość występującego wydatku nie została podatnikowi zrefundowana albo zwrócona,
• jest w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• jego celem jest uzyskanie, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów bądź oddziaływać na wielkość uzyskiwanych przychodów,
• udokumentowano go we właściwy sposób,
• nie widnieje w grupie wydatków, które nie mogą zostać zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów.

Reasumując, bardzo istotne jest, aby wydatek był powiązany z prowadzoną działalnością gospodarczą (nie może to być prywatny cel pracownika).

Zakup wiz i szczepienia ochronne dla pracownika – czy to koszt dla pracodawcy?

Wydatki poniesione na uzyskanie wizy dla pracownika są kosztami firmowymi, jeśli podróż jest służbowa, a nie prywatna.

Pracownik, który został oddelegowany do krajów tropikalnych, może otrzymać od pracodawcy zakupione szczepionki wymagane w krajach trzecich.

Zgodnie z art. 207 § 2 pkt 3 Kodeksu pracy, obowiązkiem pracodawcy jest ochrona zdrowia i życia pracowników poprzez zagwarantowanie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy właściwym zastosowaniu osiągnięć nauki oraz techniki. Oprócz tego ma obowiązek podejmować odpowiednie działania, które wynikają z potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy, a także dopasowania środków podejmowanych w celu doskonalenia występującego poziomu ochrony zdrowia i życia pracowników, co uwzględnia zmienne warunki świadczonej pracy.

Art. 222(1) § 1 kp wskazuje, iż pracownik narażony ma działanie szkodliwych czynników biologicznych, otrzymuje od pracodawcy wszystkie dostępne środki, które pozwalają usunąć ryzyko zarażenia, a gdy nie ma takiej możliwości – dzięki wykorzystaniu osiągnięć nauki oraz techniki, ograniczyć stopień narażenia.

Kolejnym obowiązkiem jest stosowanie przepisów Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 22 kwietnia 2005 roku w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki. § 16 rozporządzenia wskazuje, że jeżeli wystąpi albo zajdzie możliwość wystąpienia w środowisku pracy niebezpiecznego czynnika biologicznego, dla którego opracowano specjalną szczepionkę, obowiązują przepisy ustawy o zapobieganiu i zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi.

Zalecane szczepienia ochronne odbywają się przed rozpoczęciem określonych czynności zawodowych.

Przepisy wskazują, że obowiązkiem pracodawcy jest poniesienie wydatków na przeprowadzenie szczepień oraz nabycia szczepionek.

Reasumując, zarówno nabycie szczepionek, jak i opłacenie wizyt lekarskich dla pracowników, a także zakup wiz może stanowić dla pracodawcy koszt podatkowy. Trzeba wyraźnie podkreślić, że szczepienie ochronne sfinansowane przez pracodawcę na rzecz pracownika nie jest klasyfikowane jako przychód zatrudnionej osoby.

Jako potwierdzenie przytoczonych informacji można wskazać interpretację wydaną 28 grudnia 2018 roku przez Dyrektora KIS (nr 0114-KDIP3-3.4011.507.2018.1.JK2). Dyrektor potwierdził, że zakupione przez pracodawcę szczepienia przeciwko chorobom tropikalnym czy też opłacone wizyty lekarskie nie są dla pracownika przychodem w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Art. 207 kp jednoznacznie wskazuje, że pracodawca jest zobligowany do ochrony zdrowia i życia pracowników – podejmowane działania mają na celu zagwarantowanie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy zastosowaniu osiągnięć nauki i techniki. Z kolei koszty czynności, które mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy nie mogą pod żadnym pozorem obciążać zatrudnionych osób, gdyż jest to postępowanie niezgodne z obowiązującymi przepisami.

W niniejszej sytuacji pracodawca nie jest zobligowany do wyznaczenia kwoty przychodu, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Oznacza to, że nie trzeba wyznaczyć oraz uregulować zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Pracodawca ma prawo zakwalifikować koszty podróży służbowej pracownika jako koszty podatkowe.

Należność za delegację uregulowana w późniejszym terminie – jak postępować?

Czy należność za delegację uregulowaną w miesiącu, który odbywa się po miesiącu, kiedy odbyła się podróż służbowa, stanowi wydatek w miesiącu, kiedy pracownik otrzymał pieniądze, czy w miesiącu, kiedy faktycznie odbyto podróż?

Odpowiedź można znaleźć w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wydanej w dniu 16 czerwca 2020 roku (0111-KDIB1-2.4010.120.2020.2.MZA). 

W myśl art. 15 ust. 4g updop, należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy, z zastrzeżeniem ust. 4ga, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57”

Reasumując, gdy pracodawca regularnie wypłaca należności z tytułu wynagrodzenia za pracę i równocześnie terminowo zwraca koszty podróży służbowej, ma możliwość dodać je do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, za które są należne – zgodnie z zasadą memoriałową. 

Dyrektor wskazał także:

Dopiero w przypadku niedotrzymania terminu wypłaty tych należności regulacja podatkowa odsyła do art. 16 ust. 1 pkt 57 updop, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich, świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania stażu uczniowskiego, o którym mowa w art. 121a ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. ? Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 996, 1000, 1290, 1669 i 2245 oraz z 2019 r. poz. 534), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4g.

Należy zaznaczyć, że uregulowania zawarte w art. 15 ust. 4g updop, w odniesieniu do należności związanych ze stosunkiem pracy modyfikują ogólne zasady zaliczania wydatków do bezpośrednich i pośrednich kosztów uzyskania przychodów wynikające z art. 15 ust. 4 i 15 ust. 4d updop.

Na podstawie niniejszych przepisów wiadomo, że wynagrodzenia, premie i nagrody oraz inne świadczenia pieniężne, które otrzymuje pracownik to koszt uzyskania przychodu w okresie, za który są należne, z jednym zastrzeżeniem, iż są uregulowane albo postawione do dyspozycji pracownika w terminie określonym w przepisach prawa pracy, umowy o pracę lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Gdy niniejsza zasada nie zostanie zachowana, wydatek zostanie zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu w miesiącu, kiedy przesłanki zostaną wypełnione.

Data publikacji: 2024-04-19, autor: FakturaXL