Pracodawcy czasami wysyłają pracowników w podróż służbową do innego miasta lub państwa. W takiej sytuacji pracownikowi należy się dieta za każdy dzień przebywania w delegacji, która ma pokryć poniesione koszty związane z podróżą służbową. Dieta przysługuje również przedsiębiorcy pod warunkiem, że podróż związana jest ściśle z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.
Wszelkie kwestie związane z podróżami służbowymi pracowników i przysługujących im w tym zakresie uprawnień regulują przepisy Kodeksu pracy. Na przykład art. 77(5) par. 1 Kodeksu pracy mówi, że:
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
W przypadku pracowników niezatrudnionych w sferze budżetowej warunki dotyczące wypłaty należności związanych z odbywaniem podróży służbowej powinny zostać umieszczone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania pracowników bądź w umowie o pracę o ile pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie ma obowiązku ustalania regulaminu wynagradzania. Pracodawca nie może ustalić diety za podróż służbową w wysokości niższej niż kwota diety krajowej określona w przepisach wykonawczych odnosząca się do pracowników państwowej lub samorządowej jednostki budżetowej.
Wysokość diety krajowej obowiązująca w 2023 roku
Przez wiele lat wysokość diety krajowej utrzymywała się na takim samym poziomie w wysokości 30 zł. W 2022 roku stawka została zwiększona do kwoty 38 zł. Od 1 stycznia 2023 roku przysługuje dieta w wysokości 45 zł za każdą dobę podróży służbowej. Celem diety jest pokrycie kosztów wyżywienia oraz innych drobnych wydatków osoby przebywającej w podróży służbowej. W przypadku dłuższego kilkudniowego wyjazdu do diety może być doliczany ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety krajowej oraz ryczałt za dojazd komunikacją miejską w wysokości 20% diety krajowej. W 2023 roku odpowiednio są to kwoty: 67,50 zł i 9 zł. Ryczałt za nocleg oraz dojazd przysługuje jedynie pracownikowi. Pracodawca nie jest objęty powyższymi zwrotami.
Dieta krajowa – podróż służbowa krótsza niż 24 godziny
Często podróż służbowa jest krótka i nie przekracza 24 godzin. W tej sytuacji dieta przysługuje odpowiednio:
podróż służbowa trwająca mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje
podróż służbowa trwająca od 8 do 12 godzin - przysługuje ½ diety
podróż służbowa trwająca powyżej 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Dieta krajowa – podróż służbowa trwająca kilka dni
W przypadku wypłaty diet obowiązuje zasada, że miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej krajowej zawsze ustalana jest przez pracodawcę. Zgodnie z tą zasadą pracodawca może w niektórych sytuacjach uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia delegacji stałe lub czasowe miejsce pobytu pracownika. Należność przysługująca z tytułu diet naliczana jest od czasu rozpoczęcia podróży służbowej, czyli wyjazdu do czasu jej zakończenia, czyli przyjazdu. Jeżeli pracownik przebywa w podróży służbowej przez kilka dni to za każdą całą dobę przysługuje mu dieta w pełnej wysokości. Do tego dochodzi ryczałt za nocleg oraz za przejazd komunikacją publiczną. W sytuacji, kiedy ostatni dzień delegacji jest dniem niepełnym, to wysokość diety za ten dzień powinna zostać przeliczona wg przelicznika innego niż ten obowiązujący podczas podróży służbowej trwającej mniej niż 24 godziny. I tak:
każdy pełny dzień delegacji – dieta w pełnej wysokości
każdy niepełny dzień delegacji trwający powyżej 8 godzin – dieta w pełnej wysokości
każdy niepełny dzień trwający poniżej 8 godzin – dieta w wysokości 50%.
Jak stanowi par. 7 ust. 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej kwotę diety w podstawowej wysokości należy zmniejszyć o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia.
Przyjmuje się, że każdy posiłek stanowi:
śniadanie - 25% diety
obiad - 50% diety
kolacja - 25% diety.
Powyższa zasada zmniejszania diety stosowana jest w przypadku, kiedy pracownik korzysta z usługi hotelowej w skład, której wchodzi wyżywienie. Najczęściej jest to śniadanie wliczone w cenę noclegu.
W niektórych okolicznościach dieta na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia podczas pobytu w delegacji nie przysługuje w sytuacji:
kiedy pracownik zostanie oddelegowany do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu
kiedy pracownik przebywa w podróży krajowej trwającej przynajmniej 10 dni i przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem środkiem transportu jaki został ustalony przez pracodawcę
kiedy pracownik ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie.
PRZYKŁAD 1 Pracownik wyjechał w delegację na 5 dni. Podróż rozpoczął o godzinie 8:00 rano w poniedziałek, a zakończył w piątek o godzinie 14:00. W jaki sposób należy obliczyć wysokość przysługującej mu diety?
Pracownik przebywał w delegacji 4 doby. Za te dni należy mu się dieta w pełnej wysokości. Natomiast za 1 dzień, piątek, w którym w delegacji przebywał mniej niż 8 godzin przysługuje mu 50% kwoty z pełnej diety. Pracownik powinien otrzymać następującą kwotę: 45 zł x 4 = 180 zł + 22,50 zł (50% za ostatni dzień) = 202,50 zł
PRZYKŁAD 2 Pracownik wyjechał na kilka dni w podróż służbową. Otrzymał od pracodawcy talony na całodzienne wyżywienie w wyznaczonych placówkach gastronomicznych w miejscowościach, w których miał przebywać w ramach delegacji. Czy w tej sytuacji pracownikowi należy się ryczałt na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia?
Odpowiedź W tej sytuacji pracownikowi nie należy się dieta na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, ponieważ pracodawca zapewnił mu możliwość skorzystania z bezpłatnego całodziennego wyżywienia na podstawie danych talonów.
Ryczał za nocleg (par. 8 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie podróży służbowej)
W przypadku, kiedy pracownik podczas delegacji musi zarezerwować nocleg w hotelu to należy mu się z tego tytułu dodatek do diety.
Ryczałt za nocleg przysługuje po spełnieniu następujących warunków:
nocleg jest konieczny
nocleg nie odbywał się podczas przejazdu
nocleg był płatny.
Oznacza to, że jeżeli pracownik podczas odbywania podróży służbowej nocuje u znajomych lub rodziny, to ryczał nie przysługuje. W przypadku nocowania w hotelu pracownik za każdy nocleg powinien otrzymać rekompensatę w wysokości 150% diety krajowej, czyli w 2023 roku jest to kwota 67,50 zł. Ryczałt za nocleg dotyczy jedynie tych sytuacji, kiedy pracodawca nie zapewnia pracownikowi możliwości przenocowania. Wypłacany jest również wtedy, kiedy pracownik nie potrafi udokumentować pobytu w hotelu. Ryczałt przysługuje pod warunkiem, że nocowanie trwa co najmniej przez 6 godzin przypadające na godziny pomiędzy 21:00, a 7:00 rano. Do czasu noclegu nie wlicza się czasu, w którym pracownik kontynuował podróż lub wtedy, kiedy pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
W przypadku przedstawienia rachunku hotelowego pracownik powinien otrzymać pełny zwrot poniesionych kosztów za nocleg, jeżeli nie będą one przekraczały dwudziestokrotności dziennej diety. Obecnie jest to kwota 900 zł. W sytuacji, kiedy pracownik nie ma zapewnionego bezpłatnego noclegu i nie przedłoży rachunku za hotel ma prawo otrzymać ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, czyli w 2023 roku kwoty 67,50 zł.
Zgodnie z par. 8 ust. 1 i 2 Rozporządzenia w sprawie podróży służbowej:
1. Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. 2. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.
Za uzasadnione przypadki uznaje się np. brak infrastruktury hotelarskiej dysponującej odpowiednim standardem lub miejscami hotelowymi, a także inne okoliczności zewnętrzne w przypadku wystąpienia, których pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu potwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej obowiązujący limit.
PRZYKŁAD 3 Pracownik udał się w podróż służbową krajową do miejscowości oddalonej od siedziby firmy i miejsca pobytu pracownika o 500 km. Celem podróży było zawarcie ważnej umowy biznesowej. Podpisanie umowy miało być poprzedzone rozmowami dopracowującymi pewne szczegóły. W związku z tym pracownik musiał nocować w hotelu. Okazało się, że w tym czasie większość pokoi hotelowych była zajęta, dlatego pracownik musiał zarezerwować znacznie droższy pokój, którego koszt wynajęcia przekraczał kwotę limitu przypadającą na ryczałt noclegowy. Po uzgodnieniu z pracodawcą wynajął pokój. Pracodawca wyraził zgodę na zwrot kosztów noclegu, pomimo przekroczenia kwoty przysługującego ryczałtu na podstawie przedstawionego rachunku hotelowego.
Ryczałt za przejazd komunikacją miejską podczas podróży służbowej (par. 9 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie podróży służbowej)
W przypadku przejazdów komunikacją miejską podczas podróży służbowej pracownikowi należy się zwrot kosztów przejazdu na podstawie przedstawionych biletów. Jeżeli nie będzie on w posiadaniu biletów ani rachunków potwierdzających przejazdy komunikacją publiczną, to w takiej sytuacji przysługuje mu ryczałt za przejazdy w wysokości 20% diety dobowej, czyli obecnie w kwocie 9 zł. Wymieniony przepis nie ma zastosowania w sytuacji, kiedy na wniosek pracownika pracodawca zgodzi się pokryć koszty dojazdów środkami komunikacji publicznej na podstawie przedstawionych dowodów dokumentujących przejazdy. Ryczałt nie przysługuje również w sytuacji, w której pracownik podczas delegacji nie ponosi kosztów dojazdów.
PRZYKŁAD 4 Pracownik podczas podróży służbowej przemieszczał się środkami komunikacji miejskiej. Po powrocie z delegacji zauważył, że zgubił wszystkie rachunki i bilety. W związku z tym zwrócił się do pracodawcy o przyznanie ryczałtu za przejazdy. Wysokość ryczałtu wynosi 20% diety. Jeżeli więc pracownik korzystał z komunikacji przez 5 dni, to w tej sytuacji powinien otrzymać zwrot w wysokości 45 zł (9 zł x 5 dni).
Inne koszty poniesione podczas podróży służbowej
Pracownik podczas podróży służbowej może ponosić również inne koszty. Jeżeli przykładowo jedzie w delegację własnym samochodem, to w związku z tym może ponosić różne dodatkowe opłaty, jak np. koszty parkingu, koszty zakupu paliwa. W tej sytuacji powinien przekazać pracodawcy rachunki potwierdzające poniesione wydatki i na ich podstawie otrzymać zwrot poniesionych kosztów.
