Z reguły podróż służbowa dotyczy osób zatrudnionych na umowę o pracę. Jednak w niektórych przypadkach może ją odbyć również pracownik zatrudniony na umowę cywilnoprawną.
Zleceniobiorca może wyjechać w podróż służbową jeżeli wymaga tego potrzeba wykonania zlecenia. Chodzi o wyjazd poza miejsce wykonywania umowy, miejsce zamieszkania zleceniobiorcy oraz inną miejscowość, która zgodnie została określona przez obie strony.
Należności
Prawo pozwala na to, aby podróż służbową odbywały także osoby zatrudnione na umowę cywilnoprawną, chociaż zgodnie z Kodeksem pracy nie są one pracownikami. W związku z tym, w stosunku do nich nie mają zastosowania przepisy wynikające z KP (dotyczące czasu pracy oraz przepisy rozporządzeń w sprawie wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz odpowiednio poza jego granicami). Z tych to właśnie powodów w zawartej umowie cywilnoprawnej powinna znaleźć się adnotacja o konieczności wykonywania podróży służbowych. W zawieranej umowie strony mogą określić swoje prawa i obowiązki zgodnie z przepisami prawa lub zasadami współżycia społecznego.
Rozliczanie podróży służbowych
Koszty związane z podróżami służbowymi odbywającymi się w ramach umowy cywilnoprawnej rozliczane są na podobnych zasadach jakie mają miejsce w przypadku osób zatrudnionych na umowę o pracę.
Podatki
Przy umowach cywilnoprawnych:
zleceniodawca ma prawo wliczyć w koszty podatkowe wydatki związane z podróżą służbową krajową lub zagraniczną zleceniobiorcy o ile odbyła się ona na jego wyraźne zlecenie i jest ściśle związana z interesami zleceniodawcy oraz zleconym zadaniem
w przypadku zleceniobiorcy, zwrot kosztów podróży służbowej stanowi przychód podatkowy jako część wynagrodzenia, zgodnie z zawartą umową
zwolnieniem z opodatkowania objęte są diety oraz inne należności do wysokości określonej odrębnymi ustawami lub przepisami dotyczącymi wysokości oraz warunków ustalania należności jakie przysługują pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Warunkiem, który pozwala zastosować zwolnienie jest fakt, że zleceniobiorca nie może zaliczyć otrzymanych świadczeń do kosztów uzyskania przychodu. Świadczenia, które zleceniodawca wypłaci zleceniobiorcy muszą być dla niego przychodem lub mają służyć do realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie odrębnych ustaw bądź muszą być poniesione przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych i obywatelskich lub przez organy władzy i administracji państwowej bądź samorządowej oraz jednostki im podległe lub przez nie nadzorowane.
Przywileje i obowiązki z tytułu odbywania podróży służbowej
W przypadku podróży służbowych istnieje wiele warunków dotyczących praw i obowiązków obu stron umowy (zleceniodawcy i zleceniobiorcy). Zatrudniony musi wiedzieć:
do jakich należności ma prawo i jakie zobowiązania się z tym łączą
o konieczności prawidłowego udokumentowania wszystkich poniesionych wydatków (z wyjątkiem należności wypłacanych w formie ryczałtu)
że przy zawieraniu umów cywilnoprawnych lub przy prowadzeniu działalności gospodarczej zachowuje prawo do należności związanych z podróżą służbową
osoba prowadząca działalność gospodarczą może zaliczyć wydatki związane z delegacją do kosztów podatkowych pod warunkiem, że odpowiednio je udokumentuje.
W sytuacji kiedy zatrudniony na umowę cywilnoprawną odbywa podróż samochodem prywatnym, to nie ma obowiązku gromadzenia dokumentów potwierdzających poniesione koszty, jak przykładowo wydatki na paliwo, czy przejazd płatną autostradą. W jego przypadku wystarczy prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.
Zleceniodawca nie może pozbawiać osób zatrudnionych na umowę cywilnoprawną przywilejów związanych z podróżą służbową. Obowiązkiem zleceniodawcy, który wysłał zleceniobiorcę w delegację w związku z prawidłowym wykonaniem zlecenia jest konieczność zwrotu poniesionych przez zleceniobiorcę kosztów podróży. Celem rozliczenia poniesionych wydatków możliwe jest zastosowanie przepisów dotyczących pracowników zatrudnionych na etacie. Warunkiem jest zawarcie w umowie odpowiednich zapisów.
