Polskie firmy coraz częściej rozszerzają swoją działalność na rynki zagraniczne. W związku z tym czasami może dojść do sytuacji kiedy pracownik będzie musiał udać się w podróż służbową poza granice kraju.
W przypadku diety zagranicznej jej wysokość uzależniona jest od kraju, do którego odbywa się podróż. Zasady naliczania podobne są do tych stosowanych w krajowych podróżach służbowych, czyli:
do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety
od 8 do 12 godzin – przysługuje ½ diety
ponad 12 godzin – pełna dieta, a następnie za każdą kolejną pełną dobę.
Czas trwania delegacji zależy od rodzaju środka transportu, którym pracownik porusza się:
środek komunikacji lądowej – czas podróży rozpoczyna się od momentu przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę kraju, która trwa do momentu przekroczenia granicy z Polską w drodze powrotnej do kraju
środek komunikacji lotniczej – czas podróży rozpoczyna się w momencie startu samolotu w drodze za granicę ostatniego lotniska w kraju, która trwa do momentu lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju
środek komunikacji morskiej – czas podróży rozpoczyna się w momencie wyjścia statku z portu polskiego i trwa do momentu wejścia statku w drodze powrotnej do portu polskiego.
Zagraniczna podróż służbowa rozpoczyna się w momencie przekroczenia granicy Polski. Krajowy odcinek podróży traktowany jest jako podróż służbowa krajowa.
Pracodawca w celu poprawnego rozliczenia czasu trwania zagranicznej podróży służbowej może wymagać od pracownika potwierdzenia wyjazdu z kraju w postaci przedstawienia biletu na określony środek lokomocji oraz potwierdzenia dotarcia na miejsce. Takie potwierdzenie może wystawić kontrahent. Pracownik ma obowiązek do podania godziny przyjazdu i wyjazdu. Zatrudnionemu, który odbywa zagraniczną podróż służbową może przysługiwać dieta.
pracodawca zapewnia pracownikowi całodzienne wyżywienie lub jest ono opłacane w cenie karty okrętowej – pracownik może otrzymać 25% diety
pracodawca zapewnia częściowe wyżywienie, to wartość diety zostaje odpowiednio pomniejszona:
śniadanie – o 15% diety
obiad – o 30% diety
kolacja – o 30% diety.
Nocleg
Przy noclegu, koszty rozliczane są na podstawie rachunku wystawionego za hotel. W tym przypadku obowiązują pewne limity o których nie należy zapominać. Pracodawca może uwzględnić przekroczenie limitu, jeżeli pracownik dobrze je uzasadni. W przypadku braku rachunków hotelowych, rozliczenie noclegu może nastąpić na podstawie ryczałtu (25% limitu noclegu). Wysokość limitu noclegowego zależy od kraju, do którego pracownik wyjechał w delegację. Pracownik nie otrzyma zwrotu kosztów za nocleg jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia bezpłatny nocleg.
Dojazd
rozlicza się w podobny sposób jak ma to miejsce w przypadku delegacji krajowych. Pracownik, który odbywa zagraniczną podróż służbową ma prawo do ryczałtu na pokrycie wydatków związanych z przejazdem z dworca do dworca, z lotniska na lotnisko, z portu do portu. Wysokość ryczałtu wynosi jedną dietę w miejscowości zagranicznej, w której pracownik przebywał na delegacji lub w miejscowości, w której korzystał z noclegu. Dodatkowo pracownik odbywający zagraniczną podróż służbową ma prawo na otrzymanie ryczałtu na pokrycie wydatków na poruszanie się środkami komunikacji miejskiej. Jest to 10% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży. Ryczałt nie należy się pracownikowi, który odbywa podróż samochodem służbowym lub prywatnym, bądź partner zagraniczny zapewnia bezpłatny dojazd.
Należności za inne wydatki
Inne wydatki w zagranicznej podróży służbowej rozliczane są na podobnej zasadzie jak wydatki ponoszone podczas podróży krajowej. Pracownik może też liczyć na:
zwrot kosztów poniesionych w związku z podróżą samolotem (koszt przewozu bagażu osobistego do 30 kg) jeżeli podróż trwa powyżej 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest kraj pozaeuropejski
zwrot kosztów związanych z leczeniem choroby, na którą pracownik zachorował podczas podróży służbowej (wydatek udokumentowany) oraz zwrot kosztów związanych z wykupem niezbędnych leków w związku z zachorowaniem (nie dotyczy chirurgii plastycznej, nabycia protez ortopedycznych i dentystycznych, zakupu okularów).
Jeżeli w trakcie podróży służbowej za granicą nastąpi zgon pracownika, to pracodawca ma obowiązek pokryć koszty transportu zwłok do kraju.
Zaliczka
Zaliczka, którą pracownik pobiera w związku z podróżą służbową najczęściej wypłacana jest w walucie docelowego kraju podróży służbowej. Jeżeli pracownik wyrazi zgodę, to może otrzymać zaliczkę w walucie polskiej. Zaliczka na pokrycie niezbędnych kosztów podróży oraz pobytu poza granicami kraju powinna być wypłacona pracownikowi jeszcze przed wyjazdem w podróż. Jeżeli poniesione wydatki będą wyższe od kwoty zaliczki, to pracodawca może przesłać pracownikowi kolejną zaliczkę.
Pracownik na rozliczenie kosztów podróży zarówno krajowej jak i zagranicznej ma czas 14 dni licząc od dnia zakończenia podróży. Rozliczenie następuje w polskich złotych. Wydatki, które zostały podane w walucie obcej muszą być przeliczone na złotówki według średniego kursu NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia. Za dzień rozliczenia przyjmuje się dzień faktycznego rozliczenia z pracownikiem. Jest to też dzień ujęcia kosztu.
W przypadku wystąpienia różnic kursowych pomiędzy dniem zapłaty, a dniem rozliczenia kosztów, to koszty należy powiększyć lub pomniejszyć o zaistniałą różnicę. Metoda rozliczania kosztów podróży zagranicznej powinna zostać opisana w dokumentacji, która zawiera przyjęte w firmie zasady rachunkowości. Zwrotu zaliczki należy dokonać w terminie do 14 dni od powrotu pracownika z delegacji po kursie jaki obowiązywał w dniu wydania pieniędzy.
Podatki
Przy podróżach służbowych zagranicznych nie występuje prawo do odliczenia podatku VAT. Powodem jest fakt, że poniesione wydatki nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT obowiązującym w Polsce. Odliczenie możliwe jest jedynie w przypadku paliw, które są środkami trwałymi w firmie.
Zwroty kosztów noclegu za granicą ponad ustalony limit nie wymagają naliczania podatku oraz odprowadzania składek na ZUS. Warunkiem jest posiadanie dokumentu (rachunek lub faktura) oraz zgoda pracodawcy na pokrycie kosztów przewyższających ustalony limit. Podobne zasady obowiązują w przypadku przekroczenia limitu ryczałtu noclegowego. Pracownik podczas podróży służbowej za granicą ma prawo skorzystać z taksówki. W tym wypadku zwrot kwoty na przejazd tym środkiem transportu jest zwolnione z opodatkowania i oskładkowania do wysokości ryczałtu na dojazdy.
