Pracodawcy czasami wysyłają niektórych pracowników w podróż służbową do miejscowości innych niż ta, w której znajduje się siedziba przedsiębiorstwa. Wyjazdy służbowe powinny być związane z charakterem wykonywanej pracy. Częstym problemem z jakim borykają się pracodawcy na tym polu jest prawidłowość dokonywanych rozliczeń.
czyli wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy celem wykonywania zadań służbowych. Potocznym określeniem podróży służbowej jest wyraz „delegacja”.
Zgodnie z art. 775 par. 1 Kodeksu pracy przez podróż służbową należy rozumieć wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje stałe miejsce pracy pracownika lub, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Tak więc, aby podróż służbowa miała miejsce muszą zaistnieć łącznie wskazane warunki: cel wyjazdu, zadania do wykonania przez pracownika, miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży, czas trwania podróży, środek transportu, fakt otrzymania zaliczki na pokrycie kosztów podróży.
Aby prawidłowo dokonać rozliczenia delegacji należy na początku zapoznać się z dwoma pojęciami:
oddelegowanie W tym przypadku pracodawca oddelegowuje pracownika na określony czas do miejscowości innej niż ta, która została wskazana w umowie o pracę. W związku z tym musi być sporządzony aneks do umowy o pracę lub należy wypowiedzieć zmieniające się warunki pracy oraz wynagrodzenia. Zmiany powinny być dokonane w oparciu o porozumienie stron. W tym wypadku nie mamy do czynienia z podróżą służbową. Podczas oddelegowania, pracownik nie jest objęty takimi samymi przywilejami jakie są przypisane pracownikom odbywającym podróż służbową. Oddelegowanie zwykle trwa dłużej niż podróż służbowa.
podróż służbowa Obecnie w polskim prawie podatkowym nie figuruje definicja podróży służbowej. Do 31 grudnia 2001 roku pojęcie podróży służbowej było zawarte w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 czerwca 1998 roku w sprawie ustalania zasad oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Przez podróż służbową należy rozumieć podróż tymczasową i incydentalną, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy w ramach wykonywanej pracy, poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce pracy pracownika. Czasami stałe miejsce pracy może obejmować swoim zasięgiem większy teren, np.: powiat lub całe województwo, a w niektórych przypadkach nawet cały kraj, jak przykładowo przy wykonywaniu usług budowlanych.
Podróż służbowa kierowcy
Dla kierowcy podróżą służbową będzie każdy odrębny wyjazd celem wykonywania przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub inne miejsce prowadzenia działalności, jak przykładowo: filie, przedstawicielstwa itp.
Podróż służbowa osób prowadzących działalność gospodarczą
Dla osób prowadzących działalność gospodarczą podróżą służbową jest wyjazd poza miejsce prowadzenia działalności, który wiąże się z przedmiotem prowadzenia tej działalności. Przykładem takiej podróży są targi lub podpisanie umowy z kontrahentem, jak również szkolenia.
Podróż służbowa – strona formalna
Polecenie wyjazdu w podróż służbową powinno być wydane w formie pisemnej. Jednak nie jest to wymogiem, ale w celu uniknięcia ewentualnych niedomówień jest to forma zalecana. Na druku powinny znaleźć się takie terminy jak: daty, godziny wyjazdu i powrotu, liczba godzin w podróży na terenie kraju oraz poza jego granicami (jeżeli jest to podróż zagraniczna), miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży, cel podróży, środek transportu, kwota zaliczki w obcej walucie lub jej równowartość w złotych, wysokość i kwota diet, ryczałtów oraz inne wydatki zatwierdzone przez pracodawcę. Pracownik ma obowiązek wykonania polecenia wyjazdu w podróż służbową. Odmowa wykonania polecenia może skutkować wyciągnięciem konsekwencji w stosunku do niego. Powyższe nie dotyczy jedynie kobiet w ciąży oraz jednego z rodziców mających pod opieką dziecko do lat 4.
Podróż służbowa – jak długo może trwać?
Obecnie obowiązujące przepisy nie regulują kwestii związanych z liczbą odbywanych podróży służbowych ani z czasem ich trwania. Pracownik może więc jechać w delegację kilka razy w roku. Podróż może trwać nawet kilka miesięcy, chociaż niektórzy specjaliści od prawa pracy uważają, że podróż służbowa trwająca dłużej niż 3 miesiące powinna być traktowana jak oddelegowanie.
Podróż służbowa – czas pracy
Czas pracy podczas delegacji powinien pokrywać się z normalnymi godzinami pracy pracownika wynikającymi z jego rozkładu pracy. Dodatkowo powinien zawierać również czas poświęcony na wykonanie zadania. Nie wlicza się do niego czasu, w którym zatrudniony przemieszcza się do miejsca delegowania i z powrotem jeżeli odbywa się ono poza godzinami jakie wynikają z rozkładu pracy pracownika. W zasadzie czas pracy przypadający na podróż służbową powinien być rozliczony tak samo jak ten w stałym miejscu zatrudnienia pracownika.
Podróż służbowa – czas odpoczynku
Na godziny spędzone w delegacji składa się nie tylko czas pracy, ale również czas odpoczynku. Pracownik, który odbywa podróż służbową ma prawo do 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku podczas doby (35 godzin w tygodniu). W niektórych szczególnych sytuacjach czas odpoczynku może zostać skrócony do 24 godzin w tygodniu. Są to sytuacje takie jak:
pracownik w imieniu pracodawcy zarządza firmą
pracownik prowadzi akcję ratowniczą celem ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia, środowiska
pracownik usuwa awarię
pracownik przechodzi z jednej zmiany na inną zgodnie z harmonogramem czasu pracy.
Jeżeli odpoczynek pracownika został przerwany z różnych powodów, np.: przez dojazd, to pracodawca ma obowiązek zrekompensować go w innym terminie. Pracownik, który wraca z podróży służbowej ma prawo skorzystać z 8 godzin odpoczynku zanim rozpocznie pracę po zakończonej delegacji (np.: kiedy wraca z podróży w nocy).
Podróż służbowa – należności
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Każdy zatrudniony, który odbył podróż służbową ma prawo do otrzymania środków pieniężnych przeznaczonych na pokrycie kosztów związanych z delegacją. Wysokość oraz warunki otrzymywanych należności za podróż służbową w kraju lub poza granicami kraju zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznejw sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Pracodawcy nienależący do państwowej sfery budżetowej mają prawo do swobodnego ustalania zasad dotyczących należności związanych z podróżą służbową. Postanowienia w sprawie powinny zostać zawarte w:
regulaminie wynagradzania
układzie zbiorowym pracy
umowie o pracę (jeżeli wyżej wymienione nie zostały spełnione).
