Przedsiębiorcy często w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wyjeżdżają w podróż służbową. Czasami zdarza się, że podróżują samolotem oszczędzając w ten sposób czas, a niekiedy i pieniądze. Czy bilet samolotowy może być zaliczony do kosztów firmowych? Jeżeli tak, to w jaki sposób należy go zaksięgować? bilet lotniczy w kosztach podrozy sluzbowej

Co jest kosztem firmowym?

W ustawie o podatku dochodowym w art. 22 ust. 1 można przeczytać, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów z wyłączeniem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Wydatkami, które nie stanowią kosztów firmowych są między innymi: 
  • podatek dochodowy
  • podatek od towarów i usług
  • koszty egzekucji związane z niewykonaniem zobowiązań
  • koszty reprezentacji. 

Bilet lotniczy, a koszty firmowe

Jeżeli zakup biletu lotniczego ma związek z prowadzoną działalnością, to może być zaliczony do kosztów firmowych. Jednak należy pamiętać, że każdy wydatek, który ma być kosztem w działalności powinien być odpowiednio udokumentowany. W przypadku podroży służbowej takim dokumentem będzie faktura lub bilet lotniczy. W rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur zostało wskazane, że bilet lotniczy może stanowić podstawę księgowania jeżeli będzie zawierał wymienione poniżej dane:
  • datę wystawienia
  • numer
  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika
  • numer identyfikujący podatnika na potrzeby podatku
  • informacje identyfikujące rodzaj usługi
  • kwotę podatku
  • kwotę należności ogółem.
Bilet lotniczy może też być dokumentem na podstawie, którego będzie można odliczyć VAT, ponieważ w tym przypadku traktowany on jest tak samo jak faktura VAT


PRZYKŁAD 1 
Przedsiębiorca rozlicza księgowość w oparciu o KPiR. W ramach prowadzonej działalności odbył podróż służbową z Warszawy do Krakowa. Zdecydował, że podróż odbędzie się samolotem. Zakupił bilet, który został udokumentowany fakturą, na której widniały niżej wymienione kwoty:
  • wartość netto – 250 zł
  • podatek VAT 8% - 20 zł
  • wartość brutto – 270 zł. 
W jaki sposób przedsiębiorca powinien zaksięgować fakturę, jeżeli jest czynnym podatnikiem VAT?

Wartość netto z faktury powinna zostać ujęta w kolumnie 13 KPiR – „Pozostałe wydatki”.  Jeżeli wydatek związany był z prowadzoną działalnością gospodarczą, to przedsiębiorca ma prawo dokonać odliczenia VAT. W tej sytuacji powinien ująć podatek w rejestrze zakupu VAT ze stawką 8%. 

W przypadku kiedy przedsiębiorca zwolniony jest z VAT, to w kolumnie 13 KPiR – „Pozostałe wydatki” ewidencjonuje kwotę brutto z faktury, ponieważ będąc zwolnionym z VAT nie ma prawa dokonać odliczenia podatku. 


PRZYKŁAD 2
Przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT. Odbył podróż służbową z Warszawy do Nowego Jorku. Z uwagi na dużą odległość wybrał samolot jako środek transportu. Zakup biletu udokumentował biletem wystawionym przez podmiot unijny. Wartość biletu wyniosła 850 zł. Podatek VAT wynosi 0%. W tym przypadku mamy do czynienia z transportem międzynarodowym. Jak należy zaksięgować fakturę? 

W tym przypadku zakup biletu lotniczego nie stanowi importu usług. W związku z tym wydatek należy zaksięgować w kolumnie 13 KPiR – „Pozostałe wydatki”. 
W przypadku kiedy bilet w formie elektronicznej zawiera dane wskazane w rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur, to może zostać uznany za fakturę. Wtedy przedsiębiorca ma prawo do odliczenia VAT od jego nabycia, pod warunkiem, że bilet wykazuje cechy autentyczności, integralności i czytelności. 

Bilet lotniczy jako koszt oraz inne koszty związane z podróżą

Z podróżą służbową przedsiębiorcy wiążą się również inne wydatki związane między innymi z noclegiem, a także z wyżywieniem. Jak rozlicza się je w kosztach?

Koszty związane z noclegiem
Zgodnie z przepisami art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT podatnik nie ma prawa odliczyć podatku VAT od usług noclegowych. Zarówno podatnicy zwolnieni z VAT, jak i czynni posiadający fakturę za nocleg w podróży służbowej ewidencjonują taką fakturę w kwocie brutto. W KPiR ujmują ją w kolumnie 13 – „Pozostałe wydatki”. Wyjątkiem są usługi za nocleg nabywane celem odsprzedaży w ramach refakturowania. W takiej sytuacji podatnik może odliczyć VAT z otrzymanej faktury za nocleg. 
Usługi noclegowe nabyte za granicą nie stanowią importu usług. Rozlicza się je na takich samych zasadach jak krajowe faktury za nocleg księgując je w kwocie brutto w przeliczeniu na polską walutę po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego wystawienie faktury za hotel. 


Koszty związane z wyżywieniem oraz diety
Przedsiębiorca przebywający w podróży służbowej nie ma prawa rozliczyć w kosztach firmowych wydatków poniesionych na wyżywienie, ponieważ zabezpieczają one jego osobiste potrzeby. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszt mogą stanowić diety wystawiane z tytułu odbywanej podróży służbowej do wysokości diet jakie przysługują pracownikom. 

Naliczone diety należy zaksięgować na podstawie dowodu wewnętrznego zawierającego niżej wymienione dane:
  • imię i nazwisko osoby odbywającej podróż służbową
  • cel podroży
  • nazwę miejscowości docelowej
  • liczbę godzin oraz dni przebywania w podróży służbowej, jak data i godzina wyjazdu oraz powrotu
  • stawka i wartość przysługujących diet.


Data publikacji: 2021-11-27, autor: FakturaXL

ZADAJ PYTANIE DO ARTYKUŁU