Książka Przychodów i Rozchodów stosowana jest przede wszystkim przez osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą. Czasami KPiR prowadzić mogą również rolnicy.
Zgodnie z przepisami podmiotami uprawnionymi do prowadzenia Podatkowej Książki Przychodów i Rozchodów są:
osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą
rolnicy prowadzący gospodarstwo rolne bez zatrudniania pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych, a także pracowników rolnych wykonujących działalność gospodarczą osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, pod warunkiem że łączny przychód roczny z tej działalności nie przekracza 10 000 zł (par. 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów).
Jeżeli wymienione warunki zostaną spełnione, to rolnik ma obowiązek prowadzić książkę przeznaczoną tylko dla rolników, zgodnie ze wzorem wskazanym w załączniku nr 2 do wspomnianego rozporządzenia w sposób jaki został określony w rozdziale 3.
Dla porównania przedsiębiorcy prowadzą książkę wg wzoru z załącznika nr 1 rozporządzenia w sposób określony w rozdziale 2. Warunki, które zostały określone w w/w rozporządzeniu muszą zostać spełnione łącznie, czyli:
rolnik musi prowadzić gospodarstwo rolne bez zatrudniania pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych
rolnik musi prowadzić działalność gospodarczą osobiście lub z pomocą członków rodziny pozostających z nim we wspólnym gospodarstwie domowym
łączny przychód z działalności gospodarczej rolnika nie może przekroczyć w roku podatkowym kwoty 10 000 zł.
Obowiązek prowadzenia KPiR dotyczy wyłącznie rolników prowadzących dodatkowo działalność gospodarczą w części odnoszącej się tylko do działalności gospodarczej, a nie rolniczej. Przepisy pozwalają, aby prowadził on książkę w uproszczony sposób. Jeżeli przychody z działalności rolnika przekroczą w roku podatkowym kwotę 10 000 zł, to rolnik obowiązkowo musi prowadzić działalność gospodarczą na zasadach ogólnych.
Sposób prowadzenia KPiR przez rolnika
Rolnicy prowadzący książkę przychodów i rozchodów mają obowiązek ponumerować kolejno jej karty oraz połączyć, sczepić jej poszczególne arkusze w jedną całość i umieścić w miękkiej okładce nadając kształt broszury, czyli zbroszurować ją. Książka razem z dowodami wskazanymi w par. 11-15 na podstawie, których dokonywane są w niej zapisy powinna znajdować się na stałe w miejscu zamieszkania rolnika lub w miejscu prowadzenia bądź przechowywania księgi przez biuro rachunkowe, pod warunkiem że jej prowadzenie zostało zlecone biuru.
Rolników obejmuje taki sam katalog dowodów księgowych co przedsiębiorców. Ewidencji w księdze podlegają jedynie przychody i koszty oraz dowody księgowe dotyczące działalności gospodarczej. Zakup podstawowych materiałów oraz towarów handlowych należy wpisać do księgi zaraz po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem ich do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Przychody pochodzące ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług ujmuje się w księdze na podstawie wystawionych faktur lub na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym wykazuje się łącznie wysokość przychodów z całego dnia, ale tylko wtedy kiedy nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja z zastosowaniem kas rejestrujących.
Zgodnie z par. 30 wskazanego rozporządzenia rolnicy mają obowiązek założyć książkę na dzień 1 stycznia danego roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.
Książka Przychodów i Rozchodów dla rolnika - wzór
Rolnicy korzystają ze wzoru KPiR w wersji uproszczonej składającej się z 7 kolumn.
kolumna 1 – służy do wpisania kolejnego numeru zapisu do książki. Taki sam numer umieszcza się na dowodzie będącym podstawą dokonania zapisu
kolumna 2 – służy do wpisywania dnia miesiąca jaki został umieszczony na dokumencie stanowiącym podstawę dokonywania wpisu, jak: data poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu, bądź data zestawienia sprzedaży
kolumna 3 – wpisuje się w niej numer faktury lub innego dowodu. W przypadku wpisu dokonanego na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży wpisuje się numer zestawienia faktur
kolumna 4 – służy do wpisywania przychodów, przykładowo ze sprzedaży wyrobów, czy towarów handlowych, bądź sprzedaży usług
kolumna 5 – wpisuje się w niej koszty z wyłączeniem kosztów, które zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie są kosztami uzyskania przychodów, jak np.: zakup materiałów lub towarów handlowych wg cen zakupu, koszty uboczne związane z zakupem, jak: koszty związane z transportem, załadunkiem i wyładunkiem, ubezpieczenia w drodze. Kolumna ta służy też do wpisywania wydatków za czynsz za lokal, opłaty za energię elektryczną, gaz, wodę, centralne ogrzewanie, opłaty za telefon, czy wydatki dotyczące remontu
kolumna 6 – wpisuje się koszty działalności badawczo-rozwojowej
kolumna 7 – wpisuje się uwagi dotyczące treści zapisów umieszczonych w kolumnach 2 – 6.
