Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga dokumentowania zawieranych transakcji. Dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej wystawia się paragony. W innym przypadku przedsiębiorca zobowiązany jest sporządzić fakturę, a czasami wymagany jest rachunek.
Faktura to dokument w formie papierowej lub elektronicznej dokumentujący zawarcie transakcji. W treści musi zawierać dane wymagane ustawą o VAT. Zgodnie z przepisami, obowiązkiem przedsiębiorcy będącego czynnym podatnikiem VAT jest wystawianie faktur VAT na rzecz innego podatnika. Podmioty zwolnione z VAT nie mają obowiązku wystawiania faktur, o ile kontrahent nie zgłosi takiej chęci. Ma na to 3 miesiące licząc od końca miesiąca, w którym otrzymał towar lub została wykonana usługa. Termin na wystawienie faktury zależy od momentu zgłoszenia żądania przez nabywcę towaru lub usługi.
W przypadku kiedy przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawienia faktury, ale nabywca zażądał jej wystawienia, to faktura powinna być sporządzona w terminie:
do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do transakcji, jeżeli żądanie miało miejsce w tym samym miesiącu, w którym doszło do sprzedaży
w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania, jeżeli nabywca zażądał wystawienia faktury po miesiącu, w którym sprzedaż miała miejsce
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca zwolniony z VAT ze względu na wysokość obrotów, wykonał 17 kwietnia usługę dla innego podmiotu. 18 kwietnia klient zażądał wystawienia faktury. Przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę do 15 maja.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca zwolniony z podatku VAT z powodu na wysokość obrotów w dniu 20 maja wykonał usługę na rzecz osoby prywatnej nieprowadzącej działalności gospodarczej. 10 lipca klient zgłosił żądanie wystawienia faktury. Przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania, a więc do 25 lipca.
Rachunek definicja
Rachunek to dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Obowiązek jego wystawienia na żądanie kupującego lub usługobiorcy mają przedsiębiorcy w sytuacji, kiedy z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek sporządzenia faktury (zgodnie z art. 87 Ordynacji podatkowej).
Rachunki wystawia się w terminach:
żądanie wystawienia rachunku zgłoszone przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru – nie później niż 7 dni od wykonania usługi lub wydania towaru
żądanie wystawienia rachunku zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru – 7 dni od dnia zgłoszenia.
Nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
Z Ordynacji podatkowej oraz ustawy o VAT wynika, że przedsiębiorca może wystawić rachunek jeżeli z innych przepisów nie powstaje obowiązek wystawienia faktury. Przedsiębiorca zwolniony z VAT nie ma możliwości wyboru, czy chce wystawić fakturę, czy rachunek. W tej kwestii decyduje nabywca towaru lub usługi. Przedsiębiorca może wystawić rachunek jeżeli po dokonanej sprzedaży zwolnionej z VAT, kupujący nie zgłosi żądania wystawienia faktury, a jedynie wystawienie rachunku.
PRZYKŁAD 3 Przedsiębiorca zwolniony z VAT dokonał dostawy towaru 18 września. Klient 18 grudnia zażądał wystawienia rachunku. Przedsiębiorca ma obowiązek wystawić klientowi rachunek w ciągu 7 dni od otrzymania żądania.
Faktura i rachunek - elementy jakie powinny zawierać
Wykaz obowiązkowych elementów jakie powinna zawierać faktura VAT, faktura VAT zwolniona oraz rachunki zostały zawarte: w ustawie o VAT, rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur, w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, jak również w zakresie informacji jakie powinny zostać zawarte na rachunkach. Na poszczególnych dokumentach powinny znaleźć się poniższe elementy:
Faktura VAT
data wystawienia
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który jednoznacznie identyfikuje fakturę
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz nabywcy razem z ich adresami
numer identyfikujący podatnika na potrzeby podatku VAT
numer identyfikujący nabywcę towaru lub usługi na potrzeby podatku VAT
data dokonania lub zakończenia dostawy towaru lub wykonania usługi bądź data otrzymania zapłaty
nazwa towaru lub usługi 8. miara, ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku VAT
kwoty opustów lub obniżek cen, również w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeżeli nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją bez kwoty podatku VAT
stawka podatku
suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną z podatku
kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
kwota należności ogółem.
Faktura VAT zwolniona z VAT:
data wystawienia
kolejny numer na podstawie, którego będzie można ją jednoznacznie zidentyfikować
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz nabywcy razem z ich adresami
nazwa towaru lub usługi
miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
cena jednostkowa towaru lub usługi
kwota należności ogółem
wskazanie podstawy zwolnienia z podatku VAT
Rachunek:
imiona i nazwiska, nazwy sprzedawcy i kupującego wraz z ich adresami lub wykonawcy bądź odbiorcy usługi
data wystawienia i kolejny numer rachunku
określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług
cena jednostkowa towaru lub usługi
ogólna suma należności wyrażona liczbowo i słownie.
Data publikacji: 2020-10-03, autor: FakturaXL Ostatnia aktualizacja: 2022-04-01
