Część przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą na zasadach ogólnych w oparciu o KPiR zastanawia się, czy w sytuacji kiedy dokonują zakupu towarów w celu dalszej odsprzedaży mają obowiązek prowadzenia magazynu.
Informacja o tym kto jest zobowiązany do prowadzenia magazynu znajduje się w ustawie o rachunkowości. Taki obowiązek mają podmioty prowadzące pełną księgowość. Najczęściej są to spółki osobowe lub kapitałowe. W przypadku działalności jednoosobowej lub spółek cywilnych będą to przedsiębiorcy, których przychody z działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy przekroczyły wartość 2 000 000 euro w przeliczeniu na złotówki wg średniego kursu NBP obowiązującego na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego dany rok podatkowy, a także podmioty, które same zdecydują się na to.
Uproszczona księgowość prowadzona jest w oparciu o wymienione przepisy:
ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.
Wynika z nich, że przedsiębiorcy rozliczający się w oparciu o KPiR, ewidencję przychodów ryczałtu ewidencjonowanego lub na podstawie karty podatkowej nie muszą prowadzić magazynu. Mogą to robić na zasadzie dobrowolności.
Spis z natury przy obowiązkowym prowadzeniu magazynu
Do sporządzenia spisu z natury dla celów podatku dochodowego zobowiązane są wszystkie podmioty gospodarcze niezależnie od tego czy prowadzą ewidencje stanów magazynowych. Co do zasady remanent wykonuje się na koniec i początek roku podatkowego. W niektórych przypadkach sporządza się go w trakcie roku (rozpoczęcie lub likwidacja działalności, zmiana wspólnika lub zmiana proporcji udziałów wspólników).
Zgodnie z przepisami spis z natury powinien obejmować:
towary handlowe
materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze
półwyroby
produkcję w toku
wyroby gotowe
braki i odpady
oraz towary obce, które w dniu sporządzania spisu znajdowały się w firmie, jak również towary będące własnością podatnika, które na dzień spisu były poza przedsiębiorstwem. Remanentem objęta jest faktyczna ilość materiałów i towarów dostępna na dzień jego sporządzenia, a nie ilość wynikająca z dokumentów. Wycena materiałów i towarów handlowych powinna być dokonana w oparciu o cenę zakupu lub nabycia bądź wg cen rynkowych obowiązujących w dniu sporządzania spisu, pod warunkiem, że są one niższe od cen zakupu lub nabycia, np.: z powodu uszkodzenia. Wyceny półwyrobów, wyrobów gotowych oraz braków własnej produkcji dokonuje się stosownie do kosztów wytworzenia.
JPK_MAG przy obowiązkowym prowadzeniu magazynu
W przypadku przedsiębiorców działających w oparciu o uproszczoną księgowość, dobrowolne prowadzenie magazynu może okazać się pomocne przy sporządzaniu remanentu rocznego.
Z dniem 1 lipca 2018 r. przedsiębiorcy, którzy prowadzą ewidencję magazynową w formie elektronicznej zobowiązani są do sporządzania plików JPK_MAG i przekazywania ich do urzędu skarbowego w momencie wystosowania takiego żądania. Przedsiębiorca może prowadzić magazyn również w formie papierowej. W takiej sytuacji nie ma obowiązku sporządzania pliku JPK_MAG.
Podstawowe funkcje systemu do prowadzenia magazynu
System do prowadzenia magazynu charakteryzuje 6 podstawowych niezwykle przydatnych funkcji.
1. Indywidualna specyfikacja produktów w magazynie
wybór typu produktów (towar, usługa, komplet)
tryb edycji okna produktów
grupy cenowe
rozbudowane jednostki
progi stanów magazynowych.
Pierwsza funkcjonalność pozwala zdefiniować własną bazę produktów zgodnie z ich parametrami i pozwala określić między innymi: rodzaj, cenę, jednostkę oraz kod produktu. Przedsiębiorca może nimi efektywnie zarządzać oraz posiada kontrolę nad produktami w oparciu o progi stanów magazynowych.
2. Zarządzanie dokumentacją magazynową
PZ i WZ
RW i PW
MM
JPK_MAG
własna seria numeracji
definiowanie wydruków (ceny).
Możliwość generowania podstawowych dokumentów występujących w obrocie magazynowym, jak np.: dokumenty (WZ i RW) i przesunięć między magazynami (MM). Przedsiębiorca może też definiować własną serię numeracji oraz tworzyć strukturę JPK_MAG, czyli jednolity plik kontrolny gospodarki magazynowej.
przyjmowanie na magazyn na podstawie dokumentów księgowych
wystawianie dokumentów magazynowych dla różnych magazynów.
Istnieje możliwość zarządzania wieloma magazynami z jednego konta. Poza tym przedsiębiorca może dokonywać własnych ustawień danego magazynu dla magazynu głównego oraz magazynów pomocniczych. Podczas tworzenia dokumentów magazynowych otrzymuje automatyczną podpowiedź cen w oparciu o wprowadzone wartości wynikające ze specyfikacji. Ceny produktów będących na stanie magazynu aktualizują się zgodnie z aktualnymi cenami zakupu.
4. Zarządzanie produkcją i kompletacją
kompletacja
dekompletacja
produkcja w toku
czytniki kodów kreskowych.
Możliwe jest całkowite zarządzanie produkcją zaczynając od wprowadzenia towaru do magazynu poprzez kompletację z posiadanych na magazynie produktów, a kończąc na wydaniu skompletowanego towaru.
5. Automatyczne rezerwacje i zamówienia
obsługa zamówień
tworzenie rezerwacji
wystawianie dokumentów księgowych na podstawie rezerwacji
przyjęcie towarów na podstawie zamówienia
obsługa wydań i przyjęć dostaw.
Możliwość obsługi zamówień od klientów detalicznych i hurtowych na podstawie utworzonych rezerwacji, nawet jeżeli w danym momencie brak jest towaru na magazynie. Przedsiębiorca na podstawie rezerwacji może wygenerować dokumenty księgowe, jak np.: faktury zaliczkowe i końcowe. Możliwość tworzenia zamówień i wprowadzania towarów na stan w chwili kiedy są realizowane.
6. Monitoring dat ważności produktów
przypomnienia o zbliżającym się terminie
określanie daty ważności partii
określanie daty minimalnej i maksymalnej przydatności
wydawanie towarów z wykorzystaniem metody FEFO
obsługa dat dla danego magazynu.
Powyższa funkcja pozwala zarządzać towarami z określoną datą trwałości w oparciu o bieżącą kontrolę terminów przydatności. Przedsiębiorca może ustawić częstotliwość, z którą będą pojawiały się automatyczne przypomnienia o zbliżającej się dacie ważności. Metoda FEFO polega na prowadzeniu gospodarki magazynowej w myśl zasady: pierwsze traci ważność, pierwsze wyszło.
