Krajowy System e-faktur, uprawnienia do korzystania z KSeF
Z dniem 1 stycznia 2022 roku rozpoczął działalność Krajowy System e-Faktur. Na razie jest dobrowolny, ale docelowo będą nim zobligowani wszyscy podatnicy. KSeF służy do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, inaczej centralna baza faktur. Jest systemem teleinformatycznym, którego administratorem jest Krajowa Administracja Skarbowa. Służy do wystawiania i odbierania e-faktur ustrukturyzowanych. Działalność rozpoczął z dniem 1 stycznia 2022 roku. Ministerstwo Finansów posiada zgodę Komisji Europejskiej na jego działalność.
W jaki sposób można korzystać z KSeF?
Aby móc korzystać z systemu e-Faktur przedsiębiorca musi być uwierzytelniony i autoryzowany w systemie. Dopiero po uwierzytelnieniu może zacząć korzystać z KSeF, czyli może przeglądać, wystawiać i otrzymywać faktury. Oprócz przedsiębiorcy dostęp do systemu mają podmioty przez niego uprawnione. Uprawnienia można nadać np. biuru rachunkowemu lub jakiejś konkretnej osobie.
Kto może otrzymać uprawnienia do korzystania z KSeF?
Uprawnienia do działania w KSeF może posiadać:
bezpośrednio podatnik lub komornik sądowy, czy organ egzekucyjny
osoba fizyczna lub podmiot niebędący osobą fizyczną, która została uprawniona przez podatnika w zakresie nadanych uprawnień
osoba fizyczna lub podmiot niebędący osobą fizyczną, która została wskazana w imieniu podatnika przez osobę fizyczną posiadającą uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień jakie zostały nadane w imieniu podatnika w zakresie nadanych uprawnień
osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który został wskazany w imieniu podatnika przez osobę do tego uprawnioną jako uprawniony do wystawiania lub odbierania faktur jedynie w zakresie wystawiania lub odbierania faktur podatnika
osoba fizyczna wskazana przez komornika sądowego w zakresie wystawiania faktur
osoba fizyczna reprezentująca organ egzekucyjny
osoba fizyczna wskazana w imieniu organu egzekucyjnego w zakresie wystawiania faktur.
Uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu podatnika, to uprawnienie do wystawiania faktur, które dokumentują transakcje, w których podatnik jest nabywcą. Chodzi o przypadki, na które wskazuje art.106d ustawy o VAT. Jeżeli chodzi o osoby fizyczne oraz komorników, to uprawnienie mające charakter właścicielski jest od razu przypisane z automatu do osoby będącej podatnikiem. Oznacza to, że taka osoba ma dostęp do systemu bez zgłaszania. Wystarczy, że kiedy będzie chciała skorzystać z systemu, to tylko dokona autoryzacji za pomocą Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jeżeli na kwalifikowanym podpisie elektronicznym takiej osoby brak jest numeru NIP i PESEL, to istnieje możliwość zgłoszenia odcisku palca podpisu poprzez zawiadomienie na formularzu ZAW-FA celem przypisania podpisu do danego podatnika. Zmiana lub odnowienie podpisu wymaga złożenia następnego zawiadomienia.
Podatnicy niebędący osobami fizycznymi, którzy są w posiadaniu elektronicznej pieczęci kwalifikowanej z numerem NIP mogą korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez konieczności zgłaszania tego do urzędu skarbowego. Organ egzekucyjny, a także pozostali podatnicy niebędący osobą fizyczną, którzy chcą korzystać z KSeF będą musieli za pośrednictwem ZAW-FA wskazać osobę fizyczną, która ma otrzymać uprawnienie do korzystania z systemu. Taka osoba będzie mogła także nadawać dalsze uprawnienia drogą elektroniczną w ramach systemu.
Rodzaje uprawnień
Krajowy System e-Faktur zawiera kilka rodzajów uprawnień, które przeznaczone są do wykonywania różnych czynności, takich jak: nadawanie, dokonywanie zmian lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF.
Uprawnienia mogą być nadawane do:
wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych
wystawiania faktur w imieniu i na rzecz podatnika, które są fakturami ustrukturyzowanymi (wskazuje je art. 106d ust. 1 ustawy o VAT).
KSeF – jak nadawać, zmieniać lub odbierać uprawnienia?
Nadawanie, zmiany lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF może odbywać się:
w formie papierowej – podatnik musi złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF za pomocą formularza ZAW-FA
w formie elektronicznej – służy do tego oprogramowanie na ksef.mf.gov.pl. Podatnik lub inny uprawniony podmiot muszą wskazać zakres danych, aby nadać, zmienić lub odebrać uprawnienia.
Forma papierowa została przewidziana dla podatników i podmiotów niebędących osobami fizycznymi, którzy nie posiadają możliwości uwierzytelnienia za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 roku w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 2481) zawiera wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF (ZAW-FA).
Dostępne modele uprawnień do korzystania z systemu e-faktur
Standardowy model uprawnień 1. Podatnik (sprzedawca) – uprawnienia bezpośrednie Podatnik ma w KSeF pełen zakres uprawnień pierwotnych i domyślnych właścicielskich. W związku z tym ma prawo do:
nadawania uprawnień
wystawiania faktur
dostępu do faktur.
2. Osoba fizyczna (1) – uprawniona przez podatnika (sprzedawcę) Taka osoba fizyczna uprawniona przez podatnika (sprzedawcę) może posiadać uprawnienia do:
Należy pamiętać, że uprawnienia zawsze są przypisane do konkretnej osoby fizycznej, która może być bezpośrednio zidentyfikowana po numerze NIP i PESEL lub po zarejestrowanym odcisku palca certyfikatu podpisu. W dalszej kolejności uprawnienia do korzystania z systemu mogą być nadawane na drodze elektronicznej następnym osobom, pod warunkiem, ze osoba fizyczna posiada takie uprawnienia.
3. Podmiot – uprawniony przez podatnika (sprzedawcę) – umożliwienie uprawnień pośrednich Podmiot uprawniony przez podatnika (sprzedawcę) może posiadać uprawnienia do:
wystawiania faktur
dostępu do faktur.
Kolejne nadawania uprawnień następują w sposób automatyczny na osoby fizyczne, które posiadają uprawnienia do wystawiania lub odbierania faktur w imieniu wskazanego podmiotu. Dzięki uprawnieniom możliwe jest pośrednie automatyczne przechodzenie uprawnień do wystawiania lub odbierania faktur o stopień niżej. Dzięki temu nie trzeba za każdym razem aktualizować osób fizycznych uprawnionych do fakturowania, np. wtedy kiedy podatnik powierzył wystawianie faktur w jego imieniu biuru rachunkowemu. W takiej sytuacji wystarczy jedynie aktualizacja poprzez biuro rachunkowe, a nie przez wszystkie inne firmy, które wskazały to biuro jako uprawnione do wystawiania faktur w swoim imieniu.
4. Osoba fizyczna (2) – uprawniona przez podmiot – pośrednio uprawniona dla podatnika Osoba fizyczna (2), która została wskazana przez podmiot wskazany przez podatnika jako uprawniony do wystawiania lub odbierania faktur może posiadać w KSeF jedynie uprawnienia do:
wystawiania faktur
dostępu do faktur
pod warunkiem, że uprawnienia nadane jej przez podmiot pokrywają się z uprawnieniami nadanymi temu podmiotowi przez podatnika. Dany podmiot wskazuje osobę we własnym imieniu. Staje się ona osobą drugą dla innego podatnika, który wskazał pierwszego podatnika jako podmiot.
Samofakturowanie
Podatnik (sprzedawca) – uprawnienia bezpośrednie Podatnik (sprzedawca) został wyposażony w pełen zakres uprawnień pierwotnych i domyślnych (właścicielskich). Posiada między innymi uprawnienie do:
nadawania uprawnień w KSeF umożliwiające wskazywanie podmiotów będących nabywcami, którzy mogą wystawiać faktury w procedurze samofakturowania.
Osoba fizyczna (1) – uprawniona przez podatnika (sprzedawcę) Osoba fizyczna (1), która została uprawniona przez podatnika (sprzedawcę) do nadawania uprawnień w KSeF może wskazywać między innymi podmioty, które będąc nabywcami mogą wystawiać faktury w procedurze samofakturowania w imieniu podatnika (sprzedawcy).
Nabywca – samofakturujacy – umożliwienie uprawnień bezpośrednich Nabywca (samofakturujący) otrzymał od podatnika (sprzedawcy) uprawnienie do samofakturowania.
Osoba fizyczna (1) – uprawniona przez nabywcę (samofakturującego) Osoba fizyczna (1), której nabywca (samofakturujący) nadał uprawnienie do wystawiania faktur posiada tym samym uprawnienie do wystawiania faktur w procedurze samofakturowania w imieniu nabywcy samofakturującego. Uprawnienia zawsze przypisane są do konkretnej osoby fizycznej zidentyfikowanej po numerze NIP lub PESEL bądź po zarejestrowanym odcisku palca certyfikatu podpisu. Kolejne uprawnienia do korzystania z KSeF mogą być nadawane następnym osobom w formie elektronicznej, o ile osoba fizyczna posiada takie uprawnienia. Osoba fizyczna (1) posiadająca uprawnienia nadane przez nabywcę samofakturującego do wystawiania faktur, automatycznie uzyskuje pozwolenie na wystawianie w procedurze samofakturowania pod warunkiem, że firma nabywcy posiada do tego uprawnienia.
Podmiot - uprawniony przez nabywcę samofakturującego – umożliwienie uprawnień pośrednich Podmiot uprawniony przez podatnika (nabywcę) do wystawiania faktur, także w procedurze samofakturowania w imieniu nabywcy (samofakturującego).
Osoba fizyczna (2) – uprawniona do wystawiania faktur przez podmiot wskazany przez nabywcę uprawnionego do samofakturowania (uprawnienie pośrednie) Osoba fizyczna (2) otrzymała uprawnienie do wystawiania faktur przez podmiot wskazany przez nabywcę posiadającego uprawnienie do samofakturowania oraz posiada uprawnienie do wystawiania faktur umożliwiające wystawianie faktur w procedurze samofakturowania w imieniu nabywcy (samofakturujacego).
Inne modele uprawnień
Przedstawiciel podatkowy Podatnik (sprzedawca) – uprawnienia bezpośrednie Podatnik (sprzedawca) posiada pełen zakres uprawnień pierwotnych i domyślnych (właścicielskich) w KSeF do:
nadawania uprawnień
wystawiania faktur
dostępu do faktur
Przedstawiciel podatkowy – uprawnienia bezpośrednie Przedstawiciel podatkowy korzysta z KSeF na zasadach ogólnych. W systemie zostaje oznaczony jako przedstawiciel podatkowy, na którego wskazuje art. 18a ustawy
Komornik sądowy Komornik sądowy posiada uprawnienia do:
nadawania uprawnień
wystawiania faktur w imieniu i na rzecz dłużnika
dostępu do faktur wystawionych w imieniu i na rzecz dłużnika.
Uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu i na rzecz dłużnika w KSeF oraz dostęp do tych faktur mogą być delegowane tylko w drodze elektronicznej. Nie ma możliwości delegowania uprawnień do nadawania uprawnień.
Uprawnienie otrzymane od komornika sądowego przez osobę fizyczną (1) dotyczy jedynie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz dłużnika oraz dostępu do nich w KSeF. Osoba fizyczna może wystawiać faktury tylko w imieniu tego komornika, który nadał jej takie uprawnienia. Uprawnienie zawsze przypisane jest tylko do jednej, konkretnej osoby fizycznej bezpośrednio zidentyfikowanej na podstawie numeru NIP lub PESEL bądź po zarejestrowanym odcisku palca certyfikatu podpisu. Komornik sądowy nie może zobaczyć:
uprawnień jakie dłużnik nadał w KSeF
faktur, które wystawił dłużnik lub osoby przez niego uprawnione.
Organ egzekucyjny Organ egzekucyjny może w KSeF:
nadawać uprawnienia
wystawiać faktury w imieniu i na rzecz dłużnika
mieć dostęp do faktur wystawionych w imieniu i na rzecz dłużnika.
Organ egzekucyjny może korzystać z KSeF po złożeniu zawiadomienia ZAW-FA w formie papierowej. Kolejne uprawnienia, które organ nada następnym osobom mogą być zgłaszane wyłącznie drogą elektroniczną.
Osoba fizyczna (1), której organ egzekucyjny nada uprawnienia w formie papierowej może w KSeF:
nadawać uprawnienia
wystawiać faktury w imieniu i na rzecz dłużnika
mieć dostęp do faktur wystawionych na rzecz i w imieniu dłużnika.
Kolejne uprawnienia do korzystania z KSeF mogą być nadawane osobom jedynie w formie elektronicznej. Uprawnienie do nadawania uprawnień może posiadać tylko jedna osoba fizyczna. Organ egzekucyjny nie ma dostępu do:
uprawnień nadanych przez dłużnika w KSeF
faktur wystawionych przez dłużnika lub osoby przez niego uprawnione.
