Od 2022 roku przedsiębiorcy oprócz faktur w formie papierowej i elektronicznej mogą wystawiać e-faktury poprzez Krajowy System e-Faktur. Faktury ustrukturyzowane mają wiele zalet. Przede wszystkim zapewniają bezpieczeństwo przeprowadzanych transakcji handlowych.
Obecnie podatnicy mają możliwość wystawiania faktur w formie papierowej i elektronicznej, które sporządzane są i dostarczane do klienta drogą elektroniczną. W stosunku do faktur elektronicznych obowiązują takie same przepisy jakie odnoszą się do zwykłych faktur papierowych. Różni je jedynie sposób wystawiania i wysyłki. Co do poprawności, faktury elektroniczne objęte są przepisami art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tym przepisem faktura elektroniczna (e-faktura) powinna zawierać określone elementy, takie jak:
datę wystawienia
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który jednoznacznie identyfikuje fakturę
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz nabywcy towarów lub usług wraz z ich adresami
numer identyfikujący na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a
numer identyfikujący nabywcę towarów lub usług na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, na którą wskazuje art. 106b ust. 1 pkt 4, jeżeli taka data została określona i różni się od daty wystawienia faktury
nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku
kwoty opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeżeli nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez kwoty podatku, czyli wartość sprzedaży netto
stawkę podatku
sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące stawek podatku
kwotę należności ogółem.
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Faktury ustrukturyzowane e-faktury dokumentujące przeprowadzane transakcje sprzedaży wystawia się i otrzymuje za pomocą centralnej bazy e-faktur będącej Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Celem powstania systemu było uszczelnienie systemu VAT. Faktury ustrukturyzowane mają uprościć system kontroli rozliczeń stosowany przez organy podatkowe, a także mają usprawnić wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości oraz oszustw podatkowych. W konsekwencji dochód budżetu państwa ma się zwiększyć.
Zalety i obowiązki wynikające z wprowadzenia KSeF
automatyzacja procesów fakturowania i księgowania
oszczędność czasu przedsiębiorców i księgowych
konieczność wdrożenia potrzebnych procedur
dodatkowe koszty dla przedsiębiorców, księgowych oraz dostawców oprogramowania dostarczanego przedsiębiorcom i księgowym.
Faktura ustrukturyzowana, a zwykła faktura – różnice
Podatnik musi wiedzieć, że faktura ustrukturyzowana nie jest takim samym dokumentem co faktura elektroniczna, którą często nazywa się e-fakturą. Zwykła e-faktura jest dokumentem wystawianym w formie elektronicznej. Najczęściej jest to faktura w formacie PDF. Można ją przesłać do kontrahenta za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Natomiast faktura ustrukturyzowana sporządzana jest w pliku elektronicznym XML. Posiada ścisłą określoną, ustandaryzowaną strukturę. Może być odbierana i przetwarzana w sposób automatyczny.
Faktura ustrukturyzowana, a zwykła faktura – jak odczytywać dane?
Dane z faktury ustrukturyzowanej odczytywane są w sposób automatyczny. Nie trzeba odczytywać informacji zawartych na dokumencie samodzielnie lub z użyciem narzędzia zwanego OCR, tak jak ma to miejsce przy zwykłej e-fakturze. OCR służy do optycznego rozpoznawania znaków.
Faktury ustrukturyzowane – ułatwienia dla podatników
Zautomatyzowany proces fakturowania i odczytywania danych z dokumentów ma znacznie ułatwić rozliczenia pomiędzy przedsiębiorcami oraz ma uprościć proces księgowania faktur. Dzięki e-fakturom między innymi zostaną ograniczone do minimum błędy jakie mogłyby powstać podczas przenoszenia danych z faktur do programów księgowych. A to nie wszystkie zalety jakie wiążą się z wprowadzeniem e-faktur ustrukturyzowanych.
O wszystkich korzyściach jakie niesie ze sobą korzystanie z KSeF można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów. Należy do nich między innymi:
bezpieczeństwo, że faktura dotarła do właściwego kontrahenta i że w ogóle do niego dotarła
możliwość wglądu do treści faktury za każdy raz, kiedy będzie taka potrzeba, ponieważ e-faktura nie ulega zniszczeniu i zaginięciu
proste i zarazem przejrzyste odczytywanie danych z faktury
zwolnienie z obowiązku przechowywania i archiwizacji e-faktur.
Kiedy faktury ustrukturyzowane zostaną wprowadzone?
Nowe rozwiązania związane z e-fakturami zaczęły obowiązywać od 2022 roku. Obecnie korzystanie z e-faktur odbywa się na zasadzie dobrowolności. Docelowo systemem zostaną objęci wszyscy podatnicy biorący udział w transakcjach sprzedaży. Faktury papierowe i elektroniczne zostaną zastąpione e-fakturami ustrukturyzowanymi. W tej chwili brak jest jeszcze dokładnych informacji dotyczących terminów całkowitego wprowadzenia faktur ustrukturyzowanych do obiegu gospodarczego i zastąpienia nimi stosowanych obecnie faktur wystawianych w formie papierowej i elektronicznej. Na dzień dzisiejszy w planie jest, aby wystawianie faktur ustrukturyzowanych było obowiązkowe dla wszystkich od 2024 roku. Nie jest to jednak data pewna na sto procent. Wszystko zależy od tego, czy i jak system KSeF sprawdzi się w praktyce. Po jego wprowadzeniu obecnie obowiązujące pliki JPK_V7M i JPK_V7K zostaną wycofane z obiegu.
