Nadanie uprawnień do KSeF – zawiadomienie ZAW – FA
Już niebawem w życie wejdzie obowiązek raportowania każdej faktury sprzedaży w KSeF, czyli w Krajowym Systemie e-Faktur. System będzie służył między innymi do wystawiania i odbierania faktur. Będą mogły z niego korzystać tylko podmioty do tego upoważnione. Dostęp do KSeF będzie nadawany między innymi na podstawie złożonego zawiadomienia ZAW-FA.
W Krajowym Systemie e-Faktur dostępne są poniższe rodzaje uprawnień:
uprawnienie do tzw. zarządzania w KSeF użytkownikami w danej firmie - nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur
uprawnienie pozwalające na zarządzanie sprzedażą w danej firmie bądź na jej weryfikowanie (w przypadku tylko nadania możliwości dostępu do faktur) - wystawianie lub dostęp do faktur ustrukturyzowanych
Przedsiębiorca, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą jako właściciel firmy nie musi składać dodatkowych zgłoszeń w urzędzie skarbowym. Chcąc korzystać z KSeF będzie musiał dokonać jedynie autoryzacji za pomocą podpisu zaufanego ePUAP lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W sytuacji, kiedy nie będzie miał możliwości dokonania autoryzacji elektronicznej to będzie mógł złożyć zawiadomienie ZAW-FA w formie papierowej. Za pomocą tego zawiadomienia przedsiębiorca może nadać, zmienić lub odebrać uprawnienia dostępu do KSeF sobie oraz innym osobom, w tym pracownikom. Formularz ZAW-FA składa się w urzędzie skarbowym.
W przypadku, kiedy podatnikiem jest np. spółka będąca w posiadaniu elektronicznej pieczęci kwalifikowanej, na której widnieje numer NIP, to ma ona prawo korzystać z KSeF na podstawie uprawnień właścicielskich nadanych pierwotnie. W tej sytuacji nie ma konieczności zgłaszania w urzędzie skarbowym dodatkowych zawiadomień. Przy braku pieczęci korzystanie z KSeF wymaga złożenia w urzędzie skarbowym papierowego zawiadomienia ZAW-FA ze wskazaniem osoby fizycznej uprawnionej do korzystania z systemu w imieniu spółki.
Zawiadomienie ZAW-FA – wypełnianie krok po kroku
Poz. 1 – należy wprowadzić numer NIP podatnika lub podmiotu, który będzie nadawał lub odbierał uprawnienia w KSeF Poz. 4 – wypełnia się ją tylko wtedy, kiedy podatnik składa więcej niż jedno zawiadomienie ZAW-FA
Część A – służy do wskazania miejsca oraz celu złożenia zawiadomienia
Poz. 5 – należy wpisać nazwę urzędu skarbowego, do którego składane jest zawiadomienie ze względu na miejsce zamieszkania podatnika (osoby fizyczne) lub siedziby (spółki)
Poz. 6 – należy określić cel składania formularza
poz. 6.1. – służy do nadania uprawnień, poprzez wskazanie osoby uprawnionej do korzystania z KSeF. Pozostałe uprawnienia nadawane są już bezpośrednio w KSeF
poz. 6.2. – służy do odbierania uprawnień
poz. 6.3. – służy do zgłaszania danych unikalnych identyfikujących elektroniczny podpis kwalifikowany podatnika, jest to tzw. odcisk palca. Pole zaznacza się tylko wtedy, kiedy zgłaszany jest kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający NIP-u ani numeru PESEL podatnika, którym ma posługiwać się podatnik niebędący osobą fizyczną wskazaną w części B. W tej sytuacji pomijana jest część C
Część B – służy do wskazania danych podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienia do korzystania z KSeF
część B.1. – podaje się w niej dane identyfikacyjne podatnika lub podmiotu przez zaznaczenie w poz. 7 właściwego okienka:
podmiot niebędący osobą fizyczną
organ egzekucyjny. Jeżeli zostanie wybrana ta opcja, to w takiej sytuacji należy wypełnić także pole 1. czyli podmiot niebędący osobą fizyczną
osoba fizyczna
część B.2. – należy podać dane adresowe podatnika lub podmiotu, który będzie nadawał lub odbierał uprawnienia do korzystania w KSeF
część B.3. - służy do podania danych kontaktowych wskazanego podmiotu lub podatnika
poz. 19 –obowiązkowo należy wskazać adres e-mail, na który podatnik otrzyma informację o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF
Część C – stanowi uzupełnienie danych osoby uprawnionej do korzystania z KSeF
część C.1. – służy do wpisania danych identyfikacyjnych, w poz. 20 podaje się rodzaj identyfikatora podatkowego. W tym celu należy zaznaczyć właściwe pole:
numer NIP – osoba uprawniona do korzystania z KSeF posiada ten numer
numer PESEL – osoba uprawniona do korzystania z KSeF posiada ten numer
w przypadku, kiedy osoba uprawniona nie dysponuje identyfikatorem podatkowym. Pole zaznacza się w przypadku nierezydenta nieposiadającego identyfikatora podatkowego. Jeżeli osoba posiada inny dokument potwierdzający tożsamość należy podać rodzaj tego dokumentu
część C.2. – służy do podania danych dotyczących adresu zamieszkania podmiotu uprawnionego
część C.3. – służy do podania danych kontaktowych. Pole 38 jest obowiązkowe i podaje się w nim adres e-mailowy. Na podany adres osoba uprawniona otrzyma informację o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF
Część D – służy do podania unikalnych danych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny bez identyfikatora podatkowego NIP i numeru PESEL. Tę część wypełnia się, jeżeli zgłasza się dane unikalne identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający identyfikatora NIP oraz numeru PESEL o ile:
w części A została zaznaczona poz. 6.3. („zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika”).
w części A została zaznaczona poz. 6.1. („nadanie uprawnień”) i osoba uprawniona do korzystania z KSeF wymieniona w części C nie posiada numeru NIP i numeru PESEL, a posiada jedynie kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający NIP-u i numeru PESEL
W sytuacji, kiedy została zaznaczona poz. 6.3. w części A dotycząca zgłoszenia danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika należy każdą zmianę dotyczącą kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgłaszać korzystając z trybu nadania uprawnień lub zgłoszenia danych unikalnych kwalifikowanego podpisu elektronicznego podatnika.
Część E – służy do składania podpisu przez podatnika, podmiotu lub osoby reprezentującej, która nadaje lub odbiera uprawnienia do korzystania z KSeF. Jeżeli liczba osób uprawnionych do reprezentowania i ustanowienia osoby uprawnionej do korzystania z KSeF przekracza 6, to wymaga to uzupełnienia w dodatkowym formularzu ZAW-FA.
Zawiadomienie ZAW-FA wypełnione w sposób powyższy należy przesłać do urzędu skarbowego w wersji papierowej. Za pomocą wymienionego formularza może być zgłoszona tylko pierwsza osoba. Kolejne osoby mające najszerszy zakres uprawnień mogą być zgłaszane w sposób elektroniczny przez osobę mającą uprawnienia do nadawania uprawnień.
