W obrocie gospodarczym dość często mamy do czynienia z refakturowaniem. Duża część przedsiębiorców ma problem z poprawnym rozliczaniem takich transakcji. refaktura za media

Czym jest refakturowanie?

W ustawie o VAT nie ma zdefiniowanego pojęcia refaktury. Przez refakturowanie należy rozumieć odsprzedanie zakupionej usługi za taką samą kwotę za jaką została ona kupiona bez doliczania marży, czy prowizji. Czynność polega na przeniesieniu kosztów na podmiot, który faktycznie korzysta z danej usługi. W tym wypadku bardzo ważne jest prawidłowe rozliczenie podatku od towarów i usług. Zgodnie z przepisami o VAT przedsiębiorca jest nie tylko pośrednikiem w zakupie, ale dokonując odsprzedaży jest traktowany jak wykonawca usługi, co czasami może stanowić problem w kwestii właściwego rozliczenia. 
Dla celów podatkowych zostało przyjęte, że refakturowanie może być stosowane tylko w sytuacji kiedy obie strony zostały połączone umową, która określa sprzedaż o charakterze zasadniczym, jak np.: umowa najmu. W tym wypadku występuje refakturowanie wydatków za media mające charakter uboczny.

Stawka VAT przy refakturowaniu wydatków za media

Przy refakturowaniu bardzo ważną sprawą jest prawidłowe określenie stawki VAT. Zostało przyjęte, że powinna to być stawka VAT właściwa dla danej usługi. Aby łatwiej zrozumieć jak ważne jest prawidłowe określenie stawki można posłużyć się następującym przykładem. Przy zużyciu wody stosuje się obniżoną stawkę VAT w wysokości 8%. Natomiast jeżeli zużycie wody jest częścią składową usługi najmu, to wtedy powinna być zastosowana stawka VAT w wysokości 23%. Aby określić właściwą stawkę VAT należy najpierw ustalić związek wydatków za media ze świadczoną usługą. Czy wydatki są z nią związane, czy raczej są to oddzielne usługi.

Wydatki za media – kiedy mówimy o refakturowaniu?

Na koszty związane z wynajmem nieruchomości składają się różne opłaty, w tym również opłaty za media. Można je rozliczać w dwojaki sposób. Mogą zostać wliczone bezpośrednio w wartość czynszu lub mogą być refakturowane na najemcę. Co do zasady przy refakturowaniu wydatków na media należy do nich doliczyć także czynności towarzyszące głównemu świadczeniu jakim jest wynajem. 

W danej sprawie stanowisko zajął Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wydanym wyroku nr C-42/14. Uznał on, że w niektórych sytuacjach media można rozliczać oddzielnie od usługi najmu. Ma to zastosowanie w sytuacji jeżeli stroną zawartych umów o świadczenia dodatkowe, jak: media, wywóz nieczystości jest wynajmujący, który na najemcę przenosi jedynie koszty tych świadczeń, a podmiotem, który świadczy usługi na rzecz najemcy jest wynajmujący. 
Najem nieruchomości i świadczenia dodatkowe uważane są za odrębne i niezależne świadczenia, które pod kątem VAT powinny być oddzielnie poddane ocenie pod warunkiem, że nie są ze sobą mocno powiązane i nie tworzą jednego świadczenia, którego rozdzielenie mogłoby być trudne.

W sprawie stanowisko zajął też Dyrektor Informacji Skarbowej, który w interpretacji indywidualnej z dnia 10.04.2017 roku o nr. 2461-IBPP2.4512.228.2017.1.MK stwierdził, że: 

w celu ustalenia, czy usługi najmu i dostawy mediów stanowią niezależne świadczenia, w pierwszej kolejności należy wziąć pod uwagę fakt, że jeżeli najemca ma możliwość wyboru świadczeniodawców lub sposobów korzystania z danych towarów lub usług, świadczenia odnoszące się do tych towarów lub usług co do zasady mogą być uważane za odrębne od najmu. W szczególności, jeżeli najemca może decydować o swoim zużyciu wody, energii elektrycznej lub energii cieplnej, które może być stwierdzone poprzez założenie indywidualnych liczników i na tej podstawie fakturowane, świadczenia odnoszące się do tych towarów lub usług co do zasady mogą być uważane za odrębne od najmu. Taką samą zasadę należy również przyjąć w przypadku, gdy umowa przewiduje odrębne rozliczanie mediów, a wysokość opłaty z tego tytułu ustalana jest w umowie na podstawie kryteriów innych niż opomiarowanie według liczników, uwzględniających zużycie tych mediów przez najemcę.

Ocena tego, czy wydatki na media podlegają refakturowaniu nie jest łatwą czynnością. Pod uwagę należy wziąć wszystkie czynniki, które mogą mieć wpływ na świadczoną usługę.

Obowiązek podatkowy przy refakturowaniu wydatków na media

Aby prawidłowo określić moment powstania obowiązku podatkowego za media należy skorzystać z zapisów art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, obowiązek podatkowy powstaje w momencie wystawienia faktury, pod warunkiem, że faktura została wystawiona w ustawowym terminie. Powyższe dotyczy świadczenia usług polegających na dostawie wody, prądu, gazu, odprowadzania ścieków itp. 

Za fakturę wystawioną w terminie uważa się fakturę wystawioną nie później niż z upływem terminu płatności. Jeżeli dokument nie zostanie wystawiony lub zostanie wystawiony z opóźnieniem, to obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu płatności (art. 19a ust. 7 ustawy o VAT). 

W przypadku kiedy wynajmujący refakturuje media, to obowiązek podatkowy powstaje w dacie wystawienia faktury, o ile do jej wystawienia doszło w terminie określonym przepisami.


Data publikacji: 2020-11-27, autor: FakturaXL

ZADAJ PYTANIE DO ARTYKUŁU
Marzena
20 Lipiec 2023

Dziękuję za odpowiedź,
Czyli nie muszę używać słowa refaktura za zużycie wody wystarczy tylko opłata?

Marzena
20 Lipiec 2023

Pierwszy raz wystawiam refakturę dla najemcy lokalu i chciała bym dowiedzieć się co mam wpisać w nazwie towaru i usługi? Refaktura dotyczy zużycia wody i prądu.

 
FakturaXL
20 Lipiec 2023

W nazwie powinno się wpisać to co jest faktycznie przedmiotem sprzedaży na refakturze. W tym przypadku to będzie "Opłata za zużycie wody" oraz "Opłata za zużycie prądu", można też wskazać ilość oraz okres za jaki jest naliczone zużycie.