Czynny podatnik VAT ma prawo wystąpić o zwrot nadpłaty w podatku od towarów i usług na rachunek bankowy lub może zawnioskować o przeniesienie kwoty nadwyżki na kolejny okres rozliczeniowy. Nadpłata w podatku powstaje w sytuacji, kiedy w danym okresie rozliczeniowym kwota podatku naliczonego jest wyższa od kwoty podatku należnego. Począwszy od lutego 2026 roku podstawowy termin zwrotu podatku VAT został skrócony z 60 do 40 dni.
Przed dniem 1 lutego 2026 roku termin oczekiwania na zwrot podatku VAT wynosił 60 dni licząc od dnia rozliczenia. Obecnie zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT (Dz. Ustaw poz. 1958 ze zm.) z dnia 16.06.2023 roku wprowadzającą obowiązek e-fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur, czas oczekiwania na zwrot został skrócony do 40 dni licząc od dnia złożenia pliku JPK_VAT z deklaracją. Wcześniej podatnicy, którzy wystawiali faktury w KSeF i dodatkowo spełniali wymagane przesłanki wymienione w art. 87 ust. 5b do 5d ustawy o VAT mogli skorzystać z możliwości warunkowego zwrotu w terminie 40 dni. Przepis ten został uchylony i obecnie obowiązuje termin 40 dni na zwrot podatku bez spełniania przez podatników dodatkowych warunków. Oprócz podstawowego terminu na zwrot podatku dostępne są również terminy szczególne: 25 dni, 15 dni i 180 dni.
Zwrot nadpłaty podatku VAT - termin skrócony do 25 dni
Zgodnie z art. 87 ust. 6 ustawy o VAT podatnik może otrzymać zwrot podatku w trybie skróconym w terminie 25 dni licząc od dnia złożenia rozliczenia pod warunkiem spełnienia określonych wymagań. Jednym z nich jest wymóg dotyczący zapłaty.
Większa część podatku naliczonego powinna pochodzić z faktur opłaconych:
z rachunku bankowego zgłoszonego w urzędzie skarbowym
z dokumentów celnych
z transakcji rozliczanych na zasadzie odwrotnego obciążenia
z transakcji rozliczanych z importu zgodnie z art. 33a ustawy o VAT.
Dodatkowo kwota, która nie została rozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych nie może być wyższa niż 3 000 zł. Poza tym podatnik:
musi złożyć potwierdzenia zapłaty, najpóźniej w dniu złożenia rozliczenia
musi być przez ostatni rok czynnym podatnikiem VAT
musi składać w terminie rozliczenia podatku za każdy okres rozliczeniowy.
Art. 87 ust. 6c ustawy o VAT wskazuje, że ze skróconego do 25 dni terminu zwrotu nie skorzysta podatnik, który naruszył przepis art. 19a Prawo przedsiębiorców mówiący o obowiązku umożliwienia wykonywania zapłaty z użyciem instrumentu płatniczego. Niewywiązanie się z wymienionego obowiązku skutkuje pozbawieniem podatnika prawa do wcześniejszego zwrotu za okres, w którym zostało stwierdzone naruszenie, a także przez 6 kolejnych okresów rozliczeniowych. Podatnik, który razem z deklaracją rozliczeniową złoży wniosek o zwrot VAT w przyspieszonym terminie, 25 dni może otrzymać zwrot różnicy podatku VAT na rachunek bankowy bez spełniania dodatkowych wymagań. (art. 87 ust. 6a i 6b ustawy o VAT).
Zwrot nadpłaty podatku VAT - termin skrócony do 15 dni
Zwrot podatku może nastąpić także w terminie 15 dni licząc od dnia rozliczenia. Mówi o tym art. 87 ust. 6d do 6n ustawy o VAT. Przepis dotyczy tzw. podatników bezgotówkowych, którzy spełniają niżej wymienione warunki:
przynajmniej 80% całej sprzedaży brutto ewidencjonowane jest na kasach online lub wirtualnych
przynajmniej 80% sprzedaży zarejestrowanej na powyższych kasach opłacane jest w formie bezgotówkowej
podatnik przez 6 kolejnych miesięcy poprzedzających okres zwrotu rejestrował sprzedaż na kasach online, która w skali miesiąca wynosiła co najmniej 40 000 zł brutto
podatnik obowiązkowo przez okres 6 miesięcy prowadził ewidencję tylko z użyciem kas online
podatnik jest czynnym podatnikiem VAT i składa plik JPK_VAT przynajmniej przez okres 12 miesięcy i posiada rachunek z tzw. białej listy przynajmniej przez okres 3 miesięcy
nadwyżka przeniesiona z poprzednich okresów nie przekracza 3 000 zł
kwota żądanego zwrotu nie może być wyższa niż 2-krotność podatku należnego od sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie online.
Jeżeli podatnik złoży deklarację lub korektę z wykazanym zwrotem w terminie, który jest właściwy dla tego rozliczenia, to termin 15 dni na zwrot liczy się od dnia, w którym upływa termin złożenia pliku JPK_VAT z deklaracją. Jeżeli korekta zostanie złożona po wymienionym terminie, to 15 dni liczone jest od dnia złożenia korekty.
Zwrot nadpłaty podatku VAT - termin wydłużony do 180 dni
Nie zawsze termin na zwrot podatku może zostać skrócony. Czasami w niektórych okolicznościach termin ten może zostać wydłużony do 180 dni. W stosunku do podatnika, który w danym okresie rozliczeniowym nie wykonał żadnej czynności opodatkowanej stanowiącej podstawę do zwrotu podatku, np. dokonywał samych zakupów bez sprzedaży, to w tej sytuacji zastosowanie ma art. 87 ust. 5a ustawy o VAT. Zwrot może nastąpić na wniosek podatnika, w którym uzasadni on, że nabyte przez niego towary/usługi będą wykorzystane w przyszłej działalności. Jeżeli podatnik złoży pisemny wniosek oraz zabezpieczenie majątkowe w formie gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej, poręczenia banku, wystawionego weksla z poręczeniem banku, to termin 180 dni może zostać skrócony do 60 dni.
Zwrot VAT – kiedy urząd skarbowy może wydłużyć terminy zwrotu?
W niektórych przypadkach urząd skarbowy może przedłużyć terminy zwrotu podatku. Dotyczy to zarówno terminu podstawowego jak i terminów skróconych. Taka decyzja musi być uzasadniona koniecznością dodatkowej weryfikacji poprzez wykonanie czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej lub postępowania podatkowego. Zgodnie z przepisami urząd podatkowy po złożeniu przez podatnika wniosku i zabezpieczenia majątkowego powinien wypłacić zwrot w początkowym terminie. W przypadku, kiedy zabezpieczenie zostało złożone w późniejszym terminie, to zwrot powinien zostać przekazany w czasie 14 dni od złożenia zabezpieczenia.
Podsumowanie
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF przyczyniło się do skrócenia podstawowego terminu zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni. Dodatkowo w JPK_V7 zmieniły się pozycje przeznaczone do wnioskowania o zwrot, nowa wersja JPK_V7(3). Nadwyżka w VAT może trafić na rachunek bankowy podatnika między innymi przez tzw. zwrot bezpośredni, czyli przez przekazanie kwoty nadwyżki do zwrotu na rachunek bankowy.
