Przedsiębiorcy czasami w działalności gospodarczej napotykają na różne nieprzewidziane problemy, które skutecznie mogą utrudnić jej prowadzenie. Co zrobić w sytuacji, jeżeli np. kasa fiskalna ulegnie awarii lub kiedy nie będzie połączenia z Internetem?
Przedsiębiorca świadczący usługi lub dokonujący dostawy towarów na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych ma obowiązek rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Jeżeli nie będzie wywiązywał się z tego obowiązku to organ skarbowy zgodnie z art. 111 ust. 2 ustawy o VAT może nałożyć na niego sankcję w wysokości jaka odpowiada 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług.
W przypadku stwierdzenia, że podatnik narusza obowiązek określony w ust. 1, naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego ustala za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.
Powyższa sankcja ustalana jest za okres począwszy od zaprzestania aż do wznowienia ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej. Nałożenie dodatkowego zobowiązania podatkowego nie dotyczy osób fizycznych, które za ten sam czyn odpowiadają jak za wykroczenie skarbowe lub za przestępstwo skarbowe. Nie w każdym przypadku na podatnika zostaje nałożona sankcja. Przedsiębiorca ma szansę uniknąć kary, jeżeli podczas awarii kasy fiskalnej będzie rejestrował sprzedaż na kasie rezerwowej. W przypadku, kiedy nie ma takiej możliwości, to jak wskazuje art. 111 ust. 3 ustawy o VAT podatnik nie może dokonywać sprzedaży. Sankcja 30% dotyczy podmiotów nieprowadzących działalności jako osoby fizyczne. Jeżeli jednoosobowa działalność prowadzona jest przez osobę fizyczną, to podatnik może otrzymać karę grzywny w wysokości do 180 stawek dziennych.
Awaria kasy fiskalnej – sprzedaż z pominięciem kasy
Jeżeli przedsiębiorca, pomimo że kasa fiskalna uległa awarii, a także przy braku kasy rezerwowej nadal dokonuje sprzedaży bez rejestracji na urządzeniu, to może zostać ukarany karą grzywny. Zgodnie z art. 62 par. 4 Kodeksu karno-skarbowego, jeżeli przedsiębiorca dokonuje:
sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej
sprzedaż nie zakończyła się wydaniem dokumentu z kasy rejestrującej stwierdzającego jej dokonanie (paragon fiskalny)
to na przedsiębiorcę może zostać nałożona kara grzywny w wysokości do 180 stawek dziennych.
§ 1. Kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca dokumentuje sprzedaż na kasie fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii. Na początku miesiąca kasa uległa awarii. Przedsiębiorca oprócz uszkodzonego urządzenia posiada jeszcze rezerwową kasę fiskalną, ale bez ważnego przeglądu. Czy w związku z tym może nadal sprzedawać towar i rejestrować sprzedaż na podstawie dodatkowej ewidencji sprzedaży?
Odpowiedź: Nie może. Sprzedawca powinien natychmiast zaprzestać sprzedaży na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych do momentu naprawy kasy fiskalnej lub przeprowadzenia przeglądu urządzenia rezerwowego. Jeżeli nie zaprzestanie sprzedaży, to naraża siebie na sankcję lub karę grzywny.
Awaria kasy fiskalnej online przy braku połączenia z Internetem
Używanie kasy fiskalnej online wymaga posiadania stałego łącza z Internetem. Przedsiębiorca ma obowiązek w czasie wykonywania pracy kasy zapewnić połączenie z siecią. Dzięki temu urządzenie jest stale połączone z Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Pomimo tego czasami może dojść do sytuacji, kiedy połączenie z Internetem zostanie zerwane np. z powodu awarii. Wtedy przedsiębiorca obowiązkowo powinien ustalić, czy połączenie zostało zerwane czasowo, czy trwale. Jeżeli brak jest możliwości zapewnienia połączenia z CRK z przyczyn niezależnych od podatnika to w zależności od przyczyny powinien on postępować zgodnie z następującym schematem:
połączenie zerwane czasowo – w tej sytuacji podatnik ma obowiązek prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić połączenie niezwłocznie po ustaniu przyczyn awarii
połączenie zerwane trwale – w tej sytuacji podatnik ma obowiązek prowadzić nadal ewidencję sprzedaży oraz za zgodą naczelnika urzędu skarbowego zapewnić połączenie w ustalonych z nim odstępach czasowych.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca dokumentuje sprzedaż na kasie fiskalnej online. 5 marca utracił czasowo połączenie z Internetem, co spowodowało, że kasa nie była połączona z Centralnym Repozytorium Kas. Czy przedsiębiorca powinien przestać prowadzić sprzedaż na czas przywrócenia połączenia z Internetem?
Odpowiedź: Jeżeli połączenie z Internetem zostało utracone czasowo, to przedsiębiorca może nadal sprzedawać, ale pod warunkiem, że obowiązkowo będzie prowadził dodatkową ewidencję sprzedaży. Musi też postarać się, aby połączenie z siecią zostało wznowione jak najszybciej.
PRZYKŁAD 3 Przedsiębiorca korzysta w działalności z kasy fiskalnej online. W lutym w związku z wynikłymi problemami utracił trwale połączenie z Internetem. Czy w tej sytuacji może nadal sprzedawać i prowadzić dodatkową ewidencję sprzedaży?
Odpowiedź: Tak w tej sytuacji przedsiębiorca może prowadzić sprzedaż i dokumentować ją za pomocą dodatkowej ewidencji sprzedaży. Musi też obowiązkowo zwrócić się do naczelnika urzędu skarbowego celem ustalenia w jakich odstępach czasowych będzie musiał zapewnić połączenie kasy z CRK.
Awaria kasy fiskalnej, a sprzedaż z pominięciem kasy
Może zdarzyć się, że przedsiębiorca czasami nawet nieświadomie dokona sprzedaży bez nabijania jej na kasę fiskalną. W takiej sytuacji powinien naprawić błąd niezwłocznie po jego zauważeniu. Zaraz po usunięciu awarii zobowiązany jest do ujęcia na kasie pominiętej sprzedaży. Jeżeli do zdarzenia dojdzie na przełomie miesiąca lub roku, to wtedy sprzedaż musi zostać wykazana w okresie, w którym miała faktycznie miejsce.
PRZYKŁAD 4 Przedsiębiorca 2 kwietnia 2023 roku zauważył, że kasa fiskalna, z której korzysta ma awarię. W związku z tym sprzedaż z 30 marca nie została zarejestrowana. Jakie czynności powinien wykonać przedsiębiorca, aby uchronić się przed sankcją?
Odpowiedź: Pierwsze co powinien zrobić przedsiębiorca, to jak najszybciej ująć sprzedaż na kasie, czyli w dacie 2 kwietnia 2023 roku. Podczas księgowania raportu z kasy fiskalnej za marzec 2023 roku powinien powiększyć go o wartość sprzedaży nieujętej w tym raporcie, która miała miejsce w marcu. Z kolei raport okresowy za marzec powinien zostać pomniejszony o tę wartość. Chodzi o to, żeby nie podwoić sprzedaży. W następnej kolejności przedsiębiorca powinien złożyć tzw. czynny żal powiadamiający o popełnieniu czynu zabronionego.
Czynny żal – dobrowolne przyznanie się do winy (art. 16 par. 1 Kodeksu skarbowego)
Dobrowolne przyznanie się do popełnienia czynu zabronionego, w tym przypadku do sprzedaży z pominięciem kasy fiskalnej może uchronić przedsiębiorcę przed nałożeniem na niego kary. Warunkiem jest naprawienie błędu oraz zapłata za ewentualną zaległość podatkową jaka mogłaby wyniknąć z tego tytułu. Obecnie czynny żal może być złożony drogą internetową.
Art. 16 § 1 Kodeksu karnego skarbowego brzmi:
Nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu.
Awaria kasy fiskalnej – kiedy nie trzeba powiadamiać urzędu skarbowego?
Kasa fiskalna online musi być obowiązkowo połączona z Repozytorium Kas tylko w godzinach pracy przedsiębiorcy. Jeżeli więc awaria kasy fiskalnej lub połączenie zostało zerwane poza godzinami pracy, kiedy przedsiębiorca nie prowadzi sprzedaży, to nie jest on zobowiązany do informowania o tym naczelnika urzędu skarbowego. Podobnie uważa Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, który w interpretacji indywidualnej nr 0114-KDIP1-3.4012.601.2020.1.KP z dnia 24 listopada 2020 roku napisał:
Wnioskodawczyni nie musi mieć włączonej i podłączonej kasy do internetu, kiedy nie ma jej w firmie i nie dokonuje transakcji sprzedaży urządzeń. Jednakże należy wskazać, że Wnioskodawczyni powinna kasę fiskalną włączać w czasie pracy w firmie i podczas sprzedaży, (...) nawet w momencie, gdy nie dokonuje sprzedaży, ale jest w firmie i w gotowości do sprzedaży powinna mieć kasę online włączoną i połączoną z internetem.
Podsumowanie
Awaria kasy fiskalnej może być powodem nałożenia na przedsiębiorcę sankcji karnych. Podatnik może ich uniknąć pod warunkiem, że szybko odniesie się do zaistniałej sytuacji. Rozwiązaniem może też być posiadanie rezerwowej kasy fiskalnej, która koniecznie powinna być zafiskalizowana i posiadać aktualny przegląd. Zanim awaria podstawowej kasy fiskalnej zostanie usunięta, to sprzedaż może być rejestrowana na kasie rezerwowej. Jeżeli przedsiębiorca posiada kasę fiskalną online, która utraciła połączenie internetowe, to powinien na początku upewnić się, czy połączenie zostało utracone czasowo, czy trwale. Kolejną sytuacją jest nienabicie sprzedaży na kasę fiskalną. W tym przypadku należy jak najszybciej po zauważeniu błędu ująć sprzedaż na kasie i złożyć w urzędzie skarbowym tzw. czynny żal.
