Przedsiębiorcy sprzedają swoje towary lub usługi zarówno firmom jak i osobom prywatnym. Są to dwa rodzaje sprzedaży, które wymagają różnego sposobu dokumentowania. Dla transakcji firmowych wystawia się fakturę VAT, a przy sprzedaży dla osób fizycznych z reguły wystawiany jest paragon fiskalny. Zarówno faktury jak i paragony muszą być odpowiednio archiwizowane.
Dokumenty księgowe są materiałem dowodowym w razie ewentualnej kontroli ze strony organu podatkowego. Jest to powód, dla którego przedsiębiorca powinien przechowywać dokumentację firmową przez wymagany prawem okres czasu. Do dokumentów tych zalicza się:
Mówi o tym Ordynacja podatkowa, gdzie w art. 86 par. 1 Ordynacji napisane jest, że przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgi podatkowe mają obowiązek przechowywania ich razem z innymi dokumentami związanymi z prowadzeniem ksiąg przez okres 5 lat (do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego).
Paragony fiskalne – okres przechowywania
Każda sprzedaż dokonana na rzecz osoby prywatnej powinna być obowiązkowo nabita na kasę fiskalną. Wyjątkiem jest zwolnienie przedsiębiorcy z korzystania z kasy fiskalnej z powodu:
zwolnienia podmiotowego związanego z nieprzekroczeniem limitu obrotu ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych – 20 000 zł Czytaj dalej: Limit zwolnienia z kasy fiskalnej
zwolnienia przedmiotowego związanego z rodzajem prowadzonej działalności.
Bezwarunkowo obowiązkiem ewidencji na kasie fiskalnej objęta jest sprzedaż niektórych czynności wskazanych w katalogu czynności (par. 4 Rozporządzenia Ministra Finansów i Rozwoju z 28 grudnia 2018 roku w sprawie zwolnień).
Paragon fiskalny jest jednym z dowodów księgowych dokumentujących transakcję sprzedaży pomiędzy przedsiębiorcą, a osobą prywatną, pod warunkiem, że sprzedawca nie korzysta ze zwolnienia z kasy. Znajdują się na nim podstawowe dane dotyczące konkretnej transakcji, takie, jak np.:
nazwa sprzedawcy i jego numer NIP
data i godzina sprzedaży
nazwa towaru/usługi
kwoty podatków zgodnie z poszczególnymi stawkami podatkowymi
łączna kwota podatku
kwota należności.
Podatnicy prowadzący Książkę Przychodów i Rozchodów dokonują w niej zapisów na podstawie wystawianych dokumentów księgowych. Niektóre zapisy sporządzane są w oparciu o raporty dobowe lub miesięczne. Przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania paragonów przez okres 5 lat licząc od końca roku, w którym minął termin płatności podatku.
PRZYKŁAD Przedsiębiorca od 1 września 2020 roku prowadzi działalność w ramach, której sprzedaje towar na rzecz osób prywatnych dokumentując ją paragonami fiskalnymi. Przez ile lat będzie musiał przechowywać paragony wystawione w 2020 roku?
Odpowiedź: Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania paragonów fiskalnych wystawionych w 2020 roku do 31 grudnia 2026 roku. Dokumenty księgowe, również paragony fiskalne należy przechowywać przez okres 5 lat liczone od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Paragony w wersji papierowej – okres przechowywania
Obowiązkiem przedsiębiorcy jest zabezpieczenie przed uszkodzeniem lub całkowitym zniszczeniem wszystkich przechowywanych dokumentów. Dodatkowo dokumenty muszą być przechowywane w sposób, który nie umożliwiałby ich modyfikację. Zgodnie z przepisami przedsiębiorca nie ma obowiązku przechowywania paragonów lub raportów okresowych w formie papierowej. Jednak musi wtedy posiadać kasę fiskalną online, czyli z elektronicznym zapisem kopii paragonów z możliwym dostępem do wystawionego dokumentu. Potwierdzeniem na to jest interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu o sygn.. ILPP2/4512-1-632/15-2/AKr z dnia 12 listopada 2015 roku, w której można przeczytać:
w przypadku dokonania sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii paragonów, na której sposób zapisu pozwala na odnalezienie właściwej kopii paragonu i weryfikację szczegółowych danych dotyczących danej sprzedaży (treści paragonu, kwoty itp.) oraz Wnioskodawca może również jednoznacznie zidentyfikować i w razie potrzeby wyświetlić i wydrukować uprzednio wystawiony paragon, w stosunku do której wystawiona została/zostanie faktura VAT, nie jest/nie będzie konieczne przechowywanie oryginału paragonu fiskalnego w formie papierowej dokumentującego sprzedaż.
Kasa fiskalna online, a paragony w wersji elektronicznej
Od stycznia 2020 roku niektóre branże mają obowiązek korzystania z kasy fiskalnej online. Kasa fiskalna online to nowe urządzenie wprowadzone w związku z wdrażaniem kolejnego etapu uszczelniania polskiego systemu podatkowego VAT. Kasy fiskalne online posiadają funkcję, dzięki której możliwe jest przekazywanie danych bezpośrednio do Centralnego Repozytorium KAS, nad którym nadzór posiada Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Obowiązkiem wymiany starej kasy fiskalnej na nową w wersji online objęte są firmy świadczące usługi:
od 1 stycznia 2020 roku – naprawy pojazdów silnikowych, motorowerów, sprzedaż paliw (benzyna, olej napędowy, gaz)
od 1 stycznia 2021 roku – usługi krótkotrwałego zakwaterowania, stacjonarne placówki gastronomiczne (dotyczy także usług prowadzonych w sezonie), sprzedaż węgla, brykietu i podobnych paliw stałych przeznaczonych do celów opałowych
od 1 lipca 2021 roku – usługi fryzjerskie, kosmetyczne, kosmetologiczne, budowlane, prawnicze, opieka medyczna świadczona przez lekarzy i lekarzy dentystów.
Przedsiębiorcy, którzy wymienią dotychczasową kasę fiskalną na kasę fiskalną online od momentu wymiany nie mają obowiązku przechowywania paragonów fiskalnych, ponieważ wszystkie dane zarejestrowane na urządzeniu zostają przesłane bezpośrednio do Krajowej Administracji Skarbowej i w razie kontroli dostępne są w Centralnym Repozytorium Kas.
Celem wprowadzenia kas fiskalnych online było nie tylko uszczelnienie systemu podatkowego, ale chodziło również o korzyści wynikające dla przedsiębiorców, takie jak:
mniejsza liczba wymaganych dokumentów w formie papierowej
