Kasa fiskalna online, a brak połączenia z Internetem

Świadczenie usług oraz sprzedaż towarów na rzecz osób prywatnych obowiązkowo wymaga ewidencjonowania transakcji na kasie fiskalnej. Przy świadczeniu niektórych usług wykorzystywana jest przenośna kasa online. Czy urządzenie musi być cały czas włączone i połączone z Internetem, nawet jeżeli w danym czasie nie ma żadnego zlecenia?

Kasa fiskalna online – obowiązek ewidencjonowania sprzedaży

Na kasie fiskalnej online dokumentowana jest sprzedaż na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych. Przy wykonywaniu niektórych czynności posiadanie kasy jest obowiązkowe. Podatnik, który rozpoczyna pracę na kasie fiskalnej online ma obowiązek zapewnić połączenie przesyłania danych w sposób automatyczny w momencie kiedy urządzenie jest w trybie fiskalnym, a także na żądanie organu podatkowego z wysyłką do Centralnego Repozytorium Kas. Obowiązek przesyłania dotyczy zarówno dokumentów fiskalnych, jak i niefiskalnych. Kasa online jest urządzeniem, które automatycznie średnio co 2 godziny łączy się z CRK i przekazuje dane, dlatego w tym czasie podatnik ma obowiązek zapewnić połączenie z Internetem. Przeważnie są to godziny, w których prowadzona jest działalność gospodarcza. 

Kasa fiskalna online, a brak Internetu

Obowiązkiem podatnika korzystającego z kasy fiskalnej jest zapewnienie stałego połączenia kasy z Centrum Repozytorium Kas. Jednak czasami podatnik może nie mieć dostępu do Internetu. W takiej sytuacji przy:

• czasowym braku dostępu – podatnik powinien niezwłocznie zaewidencjonować sprzedaż na kasie po ustaniu okoliczności 
• trwałym braku dostępu – podatnik ma obowiązek prowadzić ewidencję sprzedaży i po uzyskaniu zgody od naczelnika urzędu skarbowego zapewnić połączenie internetowe w odstępach czasowych, które ustalił z naczelnikiem urzędu.

Podatnik musi wiedzieć, że brak Internetu nie zwalnia go z prowadzenia sprzedaży ewidencjonowanej za pomocą kasy fiskalnej online. Powyższe nie dotyczy kas wirtualnych, które w przypadku braku połączenia z siecią, zostają zablokowane i nie ma możliwości korzystania z nich. 

Brak sprzedaży, a połączenie z Internetem

Nie ma obowiązku, aby kasa była na stałe połączona z Internetem przez 24 godziny na dobę. Organy podatkowe potwierdzają zasadę, że kasa fiskalna online powinna być dostępna i w pełnej gotowości w taki sposób, aby w momencie sprzedaży można ją było zaewidencjonować na kasie. Oznacza to, że urządzenie powinno być włączone w godzinach pracy podatnika. 
Potwierdzeniem jest interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 listopada 2020 roku, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.601.2020.1.KP: 

Kasa on-line nie musi być włączona w momencie, gdy Wnioskodawczyni nie ma w firmie i nie dokonuje sprzedaży wymienionych we wniosku urządzeń. Z tym, że trzeba mieć na uwadze, że kasa ta powinna być połączona z Internetem w czasie, gdy Wnioskodawczyni sprzedaje urządzenia dla potrzeb sadownictwa tj. sezonowo: na wiosnę i w zimie oraz sporadycznie poza sezonem, a nie tylko wtedy, gdy dochodzi do transakcji sprzedaży. Zatem kasa on-line powinna zapewniać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas w czasie prowadzenia sprzedaży.

Podobnego zdania jest też Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, który w interpretacji indywidualnej z dnia 25 marca 2021 roku, sygn. 0111-KDIB3-2.4012.47.2021.1.KK napisał, że: 

Podsumowując, kasa on-line powinna być włączona i podłączona do sieci z możliwością połączenia z CRK podczas przebywania Wnioskodawcy w gabinecie, nie tylko w momencie sprzedaży, ale także, gdy Wnioskodawca przebywa w gabinecie w gotowości do świadczenia usług.

Jeżeli nawet w firmie brak jest klientów, to podatnik nie ma prawa wyłączyć kasy i nie zapewnić połączenia z Internetem, jeżeli są to jego godziny pracy. Nie może on w tym czasie wyłączać i włączać kasy jeżeli do firmy przyjdzie klient w celu nabycia towaru bądź usługi. Od powyższej zasady obowiązują pewne wyjątki związane z charakterem działalności prowadzonej przez podatnika świadczącego usługi poza siedzibą firmy. Takie podejście organów podatkowych wyjaśnia interpretacja Dyrektora KIS z dnia 11 grudnia 2020 roku, sygn. 0111-KDIB3-2.4012.720.2020.2.MN, w której można przeczytać:

co do zasady kasa powinna być połączona z Internetem w czasie godzin pracy czyli otwarcia punktu usługowego lub firmy, a nie tylko wtedy gdy dochodzi do transakcji sprzedaży. W przedstawionych okolicznościach, skoro praca. Wnioskodawcy polega na świadczeniu usługi w miejscu wykonywania remontu czy innej usługi budowlanej to nie mamy do czynienia z taką sytuacją.
Podsumowując, ze względu na charakter prowadzonej działalności, tj. w sytuacji gdy sprzedaż będzie prowadzona wyłącznie po zakończeniu wykonywania usługi remontowej, która jak wskazał Wnioskodawca może trwać parę tygodni kasa on-line nie musi być włączona przez cały czas.

Podatnik, który świadczy usługi poza siedzibą firmy, np. związane z naprawą sprzętu na rzecz osób prywatnych zobowiązany jest włączyć kasę i zabrać ją ze sobą jeżeli usługi wykonuje u klienta. W tej sytuacji nie ma obowiązku ciągłego połączenia kasy online z Internetem. Jednak powinien zapewnić połączenie internetowe z Centrum Repozytorium Kas w godzinach prowadzenia działalności. Z uwagi na specyfikę wykonywanej pracy, czyli brak stałych godzin pracy, a także siedziby, do której przychodzą klienci, kasa nie musi być cały czas włączona, zwłaszcza jeżeli w danym momencie brak jest zleceń. Podatnik powinien ją włączyć i zapewnić połączenie z Internetem w chwili kiedy udaje się do klienta w celu wykonania usługi.

Data publikacji: 2022-05-22, autor: FakturaXL