Od 1 kwietnia 2026 roku podatnicy wystawiający faktury VAT RR, a także VAT RR KOREKTA dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych otrzymali możliwość wystawiania ich w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) na zasadzie dobrowolności.
Faktury VAT RR nie muszą być obowiązkowo wysyłane do systemu KSeF. Decyzję o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej podejmuje rolnik ryczałtowy. Jeżeli faktura VAT RR i VAT RR KOREKTA będzie wystawiana w systemie, to rolnik musi wskazać nabywcę, jako osobę uprawnioną do ich sporządzenia. W związku z tym powinien nadać danemu nabywcy uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF. Takie uprawnienie obowiązuje do momentu jego odwołania.
Faktury RR wystawiane w systemie nadal będą mogły być sporządzane tak jak do tej pory również poza KSeF w formie papierowej lub jako e-faktura. Brak uprawnienia nadanego przez rolnika będzie skutkować brakiem możliwości wystawiania faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA w systemie KSeF przez danego nabywcę.
Na fakturze VAT RR obowiązkowo musi znaleźć się oświadczenie rolnika o byciu rolnikiem ryczałtowym. W przypadku dokumentów wystawianych za pośrednictwem KSeF oświadczenie o statusie rolnika ryczałtowego zwolnionego z VAT stanowi część danych przekazywanych do systemu przy nadawaniu uprawnień.
Sposób wystawiania faktur VAT RR w systemie KSeF
Faktury VAT RR sporządzane w Krajowym Systemie e-Faktur wystawiane są:
w trybie online – faktura trafia bezpośrednio do systemu i zostaje uznana za wystawioną już w momencie jej wysłania, jeżeli data wskazana w polu P_4B zgadza się z datą wysłania. W przypadku, kiedy data w polu P_4B jest wcześniejsza niż data wysyłki do KSeF, to uważa się, że faktura została wystawiona w trybie offline24, a za datę wystawienia uważa się datę z pola P_4B
w trybie offline – faktura sporządzana jest elektronicznie poza systemem KSeF, a następnie przekazywana jest do KSeF celem nadania jej numeru w terminie przypadającym najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. Za datę przyjmuje się datę wskazaną przez nabywcę w polu P_4B. W tej sytuacji dzień przesłania do KSeF nie jest brany pod uwagę.
Faktura ustrukturyzowana VAT RR nie musi być podpisana przez strony, ponieważ zostaje wystawiona w systemie przez uprawnionego użytkownika. Tak wystawiony dokument przechowywany jest w systemie KSeF przez okres 10 lat. Rolnik nie musi przechowywać u siebie oryginałów faktur oraz kopii oświadczeń potwierdzających status rolnika ryczałtowego.
KSeF – kto może wystawiać faktury VAT RR?
W przypadku faktur VAT RR podmiotami upoważnionymi do ich wystawiania są nabywcy towarów rolniczych nabytych od rolnika. Nabywca wystawiający fakturę musi być czynnym podatnikiem VAT i musi posiadać uprawnienie do wystawiania faktur VAT RR w Krajowym Systemie e-Faktur nadane przez rolnika. Rolnik nie tylko nadaje uprawnienia, ale również w dowolnym momencie może cofnąć wydaną zgodę.
Nadawanie uprawnień do wystawiania faktur VAT RR w KSeF
Nabywca może wystawiać faktury VAT RR pod warunkiem, że rolnik ryczałtowy nada mu uprawnienia w systemie. W tym celu rolnik musi najpierw zalogować się do systemu, czyli uwierzytelnić się w KSeF. Może to zrobić za pomocą np. Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Podczas nadawania uprawnień nabywcy, rolnik składa oświadczenie, że jest rolnikiem ryczałtowym.
Nabywca, któremu rolnik nadał uprawnienia może:
wystawiać faktury samodzielnie
przekazać wystawianie faktur swoim pracownikom
przekazać uprawnienia podmiotom zewnętrznym obsługującym rozliczenia nabywcy, np. biuru rachunkowemu.
Do KSeF może zalogować się jedynie rolnik ryczałtowy, który posiada numer NIP. Numer PESEL nie wystarcza, aby rolnik mógł uwierzytelnić się w systemie, czy nadać uprawnienia nabywcy.
Faktura VAT RR w KSeF – czy jest obowiązkowa?
Zgodnie z przepisami wystawianie faktur VAT RR w systemie KSeF nie jest obowiązkowe. To rolnik musi sam zdecydować, czy faktury VAT RR dokumentujące sprzedaż produktów rolnych będą wystawiane w KSeF. Jeżeli rolnik nie nada uprawnień nabywcy, to faktura zostanie wystawiona poza systemem.
Rolnik ryczałtowy jako nabywca
Jeżeli rolnik ryczałtowy będzie występował w osobie nabywcy towarów lub usług zakupionych od sprzedawcy niebędącego rolnikiem, to taka faktura obowiązkowo zgodnie z przepisami musi zostać wystawiona w systemie KSeF. W przypadku, kiedy rolnik nie posiada numeru NIP, to może otrzymać fakturę wystawioną w systemie w formie papierowej lub w formie pliku PDF. Dokument musi zawierać kod QR, aby można było zweryfikować ją w KSeF.
Korygowanie faktur VAT RR w KSeF
Czasami faktura VAT RR wystawiona w KSeF zawiera błędy i wymaga korekty. Zasadniczo korekta również powinna być sporządzona w Krajowym Systemie e-Faktur i nie ma tu znaczenia, w którym trybie została wystawiona faktura pierwotna. Ważne, że posiada numer nadany w systemie. Fakturę korygującą, podobnie jak i pierwotną wystawia nabywca w trybie online lub w trybie offline24. Wystawca powinien w treści umieścić numer KSeF faktury korygowanej. W systemie KSeF nie ma już możliwości wystawiania przez sprzedawcę not korygujących. W tej sytuacji wszystkie niepoprawne dane muszą zostać poprawione za pomocą faktury korygującej, którą wystawia nabywca.
