Wysyłanie faktur z załącznikiem do KSeF

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza znaczące zmiany w sposobie dokumentowania sprzedaży. Jednym z najnowszych elementów rozbudowy systemu jest funkcjonalność umożliwiająca przesyłanie faktur wraz z załącznikiem. Rozwiązanie to zostało opracowane z myślą o przedsiębiorcach, których działalność wymaga odrębnego przedstawienia dużej liczby danych szczegółowych, które nie mieszczą się w standardowym modelu e-Faktury. W praktyce jest to odpowiedź na potrzeby branż operujących na rozbudowanych zestawieniach, takich jak energetyka, telekomunikacja czy dystrybucja gazu i paliw.

Podstawy prawne nowej funkcjonalności

Od 1 lutego 2026 r. w ustawie o VAT zacznie obowiązywać przepis wprowadzający możliwość wystawiania i przesyłania faktury ustrukturyzowanej wraz z załącznikiem. Rozwiązanie dotyczy również faktur wystawianych w okresach awarii lub niedostępności KSeF oraz tych generowanych w trybie offline. Nowa kategoria dokumentów – faktura z załącznikiem – została pomyślana jako narzędzie dla podmiotów, które w ramach swojej działalności przetwarzają znaczną liczbę pozycji dotyczących jednostek miary, ilości towarów lub usług oraz cen jednostkowych netto.

Załącznik do faktury ma być integralną częścią dokumentu i może zawierać wyłącznie dane obowiązkowe lub dane ściśle powiązane ze strukturą faktury. Oznacza to, że nie będzie możliwości zamieszczania w nim treści niezwiązanych ze sprzedażą, takich jak reklamy, prezentacje czy informacje marketingowe. Ustawodawca podkreśla, że jeden dokument może mieć tylko jeden załącznik, a jego rozmiar – wraz z fakturą – nie może przekroczyć 3 MB.

Załącznik jako odpowiedź na specyfikę działalności

W praktyce wiele przedsiębiorstw funkcjonuje w oparciu o szczegółowe zestawienia danych dotyczących sprzedaży towarów i usług. Przykładowo dostawcy energii elektrycznej lub gazu dokumentują sprzedaż dla tysięcy punktów poboru, co generuje wielostronicowe wykazy z danymi o zużyciu, taryfach i jednostkach miary. Podobnie operatorzy telekomunikacyjni tworzą zestawienia obejmujące poszczególne usługi, numery, okresy rozliczeniowe czy pakiety.

Wprowadzenie możliwości dodania załącznika do faktury stanowi więc istotne usprawnienie procesów raportowania i księgowania. Z jednej strony umożliwia wierne odwzorowanie struktury danych, które dotychczas występowały jako obszerne załączniki do faktur papierowych lub PDF. Z drugiej – pozwala zachować przejrzystość i standaryzację głównej części dokumentu, pozostawiając szczegóły w pliku towarzyszącym.

Zgłoszenie zamiaru korzystania z faktur z załącznikiem

Aby móc wystawiać faktury z załącznikiem, podatnik musi wcześniej złożyć specjalne zgłoszenie do Szefa KAS za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego. Możliwość zgłoszenia zostanie uruchomiona 1 stycznia 2026 r., natomiast samo wystawianie dokumentów z załącznikiem będzie możliwe dopiero po uzyskaniu potwierdzenia systemowego.

Zgłoszenie to zawiera m.in.:

• dane identyfikacyjne podatnika,
• cel złożenia zgłoszenia,
• oświadczenie potwierdzające, że wystawiane faktury dotyczą czynności o złożonej strukturze danych,
• deklarację świadomości konsekwencji w przypadku naruszenia zasad,
• informację o rodzaju dokumentowanych czynności (np. dostawa energii, świadczenie usług telekomunikacyjnych),
• planowaną datę rozpoczęcia korzystania z funkcjonalności,
• przewidywaną liczbę i rozmiar faktur z załącznikiem.

Złożenie wniosku jest potwierdzane UPO generowanym przez e-Urząd Skarbowy. Dopiero po pozytywnej weryfikacji przedsiębiorca zyskuje dostęp do funkcji wysyłki faktur z załącznikiem do KSeF.

Konsekwencje naruszenia zasad

System przewiduje automatyczną kontrolę przesyłanych dokumentów. W przypadku, gdy załącznik będzie zawierał treści niedozwolone lub niepowiązane z fakturą, możliwość wystawiania tego rodzaju dokumentów zostanie przedsiębiorcy odebrana. Oznacza to, że funkcjonalność ta ma charakter warunkowy, a podatnik musi stale dbać o zgodność przesyłanych danych z regulacjami.

Odebranie uprawnienia może nastąpić również wtedy, gdy przedsiębiorca sam zgłosi zamiar zaprzestania stosowania faktur z załącznikiem. Informacja o cofnięciu lub przyznaniu uprawnienia jest przekazywana w sposób zautomatyzowany – w ramach czynności materialno-technicznej wykonywanej w e-Urzędzie.

Dlaczego wdrożenie załączników w KSeF jest ważne dla rynku?

Nowa funkcjonalność ma znaczenie z kilku powodów:

• obsługa sprzedaży masowej,
• przedsiębiorstwa operujące na dużej liczbie punktów sprzedaży otrzymują narzędzie pozwalające odwzorować w KSeF strukturę danych wcześniej umieszczanych w dodatkach do faktur, 
• standaryzacja i digitalizacja procesów, 
• dodanie załączników wpisuje się w trend automatyzacji rozliczeń, ułatwiając systemowe przetwarzanie danych, ich archiwizację oraz integrację z ERP, 
• zwiększenie przejrzystości danych,
• ograniczenie zawartości załączników wyłącznie do informacji obowiązkowych eliminuje praktyki umieszczania reklam czy treści promocyjnych w dokumentach sprzedażowych, 
• wsparcie księgowości oraz procesów kontrolnych, 
• standardowa struktura danych pozwala na szybsze przetwarzanie informacji, zarówno przez odbiorców, jak i przez administrację skarbową, 
• dostosowanie do specyfiki branż kontrolingowych.

Branże energetyczne czy telekomunikacyjne od dawna operują na technicznych zestawieniach, których przeniesienie do struktury e-Faktury było dotąd problematyczne. Załączniki rozwiązują ten problem.

Praktyczne przygotowanie przedsiębiorców

W obliczu zbliżających się zmian przedsiębiorcy powinni odpowiednio przygotować procesy księgowe oraz systemy informatyczne. Szczególnie istotne będzie:

• weryfikacja, czy wystawiane dokumenty kwalifikują się jako faktury o złożonych danych,
• dostosowanie systemów ERP do generowania plików XML z załącznikami,
• aktualizacja procedur wewnętrznych, w szczególności w zakresie akceptacji treści dodawanych do załączników,
• przygotowanie działów księgowych i IT na nowe obowiązki związane ze zgłoszeniem do KAS,
• testy wydajnościowe w kontekście szacowanego rozmiaru przesyłanych dokumentów.

Dobrowolność, ale realna przewaga funkcjonalna

Przesyłanie faktur z załącznikiem nie będzie obowiązkowe, jednak dla wielu branż stanie się realnym udogodnieniem. Choć przepisy nie ograniczają dostępu do tej funkcjonalności wyłącznie do określonych sektorów, jej zastosowanie będzie przede wszystkim praktyczne tam, gdzie skala danych wymaga dodatkowej struktury.

Przedsiębiorcy, którzy już teraz dostrzegają potrzebę detalicznego przedstawienia pozycji na fakturach, powinni zaplanować wdrożenie funkcjonalności z wyprzedzeniem. Odpowiednie przygotowanie pozwoli uniknąć przestojów, błędów technicznych oraz ryzyka utraty możliwości korzystania z załączników z powodu błędów formalnych.

Data publikacji: 2026-01-07, autor: FakturaXL