Czy trzeba drukować raporty z kasy fiskalnej online?
Ewidencjonowanie przez przedsiębiorców sprzedaży na rzecz osób prywatnych wymaga zastosowania kasy fiskalnej. Początkowo kasy posiadały papierowe wydruki. Obecnie w użyciu w większości są kasy fiskalne online. Czy konieczne jest drukowanie raportów z takiej kasy?
Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej objęci są wszyscy podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Dodatkowo zobowiązani są wystawienia i wydania klientowi paragonu fiskalnego lub faktury z każdej dokonanej sprzedaży w postaci papierowej lub elektronicznej, który to dokument powinien być przesłany w sposób uzgodniony z nabywcą. Paragon fiskalny jest dla nabywcy dowodem na dokonaną sprzedaż. Natomiast dla sprzedawcy jest potwierdzeniem sprzedaży. Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży na kasie rejestrującej zobowiązani są do przechowywania kopii dokumentów kasowych oraz drukowania dokumentów wystawianych na kasie fiskalnej.
Raport fiskalny
Wszelkie kwestie związane z prowadzeniem ewidencji obrotu i kwot podatku należnego z zastosowaniem kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących. Dokumentem fiskalnym jest dokument wystawiany przez kasy rejestrujące, który zawiera fiskalne logo oraz unikatowy numer.
Do dokumentów fiskalnych wystawianych przez kasy z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii zalicza się:
paragon fiskalny
paragon fiskalny anulowany
faktura
faktura anulowana
raport fiskalny dobowy
raport fiskalny okresowy, również miesięczny
raport fiskalny rozliczeniowy.
Kasy rejestrujące wyposażone są w tzw. pamięć fiskalną, która na stałe zawarta jest w kasie i posiada elektroniczny nośnik danych, dzięki któremu możliwy jest jednorazowy, niezmienialny zapis danych, który kontrolowany jest przez program kasy. Nie ma możliwości usunięcia danych bez zniszczenia kasy. Dane mogą być odczytywane wielokrotnie.
Urządzenia fiskalne oprócz pamięci fiskalnej zostały wyposażone w tzw. pamięć operacyjną, czyli pamięć wielokrotnego zapisu. Przechowywane są w niej dane z bieżącej czynności kasowej aż do ich zapisu zaraz po zakończeniu wykonywania czynności w pamięci fiskalnej lub chronionej, bądź na informatycznym nośniku danych lub do czasu ich usunięcia za pomocą procedury awaryjnego zerowania pamięci operacyjnej niedostępnej dla użytkownika kasy.
Kasy z elektronicznym zapisem kopii wyposażone zostały w program archiwizujący, który umożliwia odczyt, przedstawienie i sprawdzenie danych z kas z elektronicznym zapisem kopii zapisanych na informatycznych nośnikach danych w ogólnie dostępnych systemach.
Raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, również miesięczny, raport fiskalny rozliczeniowy, łączny raport fiskalny okresowy, również miesięczny oraz łączny raport fiskalny rozliczeniowy są dokumentami odpowiadającymi pełnemu lub skróconemu raportowi fiskalnemu, który zawiera dane sumaryczne przedstawiające wartość sprzedaży i wysokość podatku ujmowane wg poszczególnych stawek podatku, wartości sprzedaży zwolnionej od podatku za daną dobę, za wybrany okres lub za cały okres pracy kasy. Oznacza to, że podatnicy, którzy prowadzą ewidencję za pomocą kasy fiskalnej:
wystawiają oraz wydają nabywcy paragon fiskalny bezpośrednio po dokonanej sprzedaży bez żądania nabywcy, jednak nie później niż w momencie przyjęcia należności. Forma płatności nie ma tu znaczenia
wystawiają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży w danym dniu, ale nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w następnym dniu
wystawiają raport fiskalny okresowy po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po tym miesiącu. W przypadku kas online podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny)
przechowują dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, również dane z pamięci chronionej przez okres wymagany prawem, zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej.
Raporty z kasy fiskalnej online
Już w tej chwili dla większości podatników kasy online są obowiązkowe. Podatnicy zostali zobowiązani do wymiany tradycyjnej kasy fiskalnej na kasę online. Ewidencjonowanie na kasie rejestrującej nakłada na podatników szereg obowiązków, do których między innymi należy drukowanie dokumentów wystawianych z użyciem kas. Podatnik zobowiązany jest do wystawiania raportów fiskalnych okresowych w wersji papierowej, co oznacza, że musi je wydrukować. Nie ma obowiązku tworzenia raportu rocznego. Nie jest on potrzebny do składania pliku JPK_V7 i nie musi być drukowany. Podatnik, który prowadzi ewidencję ma obowiązek drukowania raportów okresowych potrzebnych do składania pliku JPK_V7.
