Zakup drukarki fiskalnej wcale nie musi być trudny. Jednak warto wziąć pod uwagę kilka istotnych szczegółów. Jednym z nich jest wybór odpowiedniego oprogramowania, na którym będzie opierała się praca drukarki. Tylko wtedy przedsiębiorca może liczyć na dobrą jakość obsługi klienta, czy na lepszą wydajność pracy. Na rynku dostępne są programy specjalnie dedykowane: sklepom, hotelom, punktom gastronomicznym oraz innym placówkom handlowym i usługowym.
Drukarka fiskalna, obok kasy fiskalnej jest urządzeniem, które służy do sprzedaży rejestrowanej. Z jej pomocą ewidencjonowane są przychody pochodzące ze sprzedaży detalicznej w celu rozliczenia podatku dochodowego i VAT. Może być używana jeżeli posiada homologację. Drukarka sama w sobie służy do drukowania paragonów fiskalnych dla klienta oraz archiwizowania ich na rolce kontrolnej lub w formie elektronicznej. Nie może pracować samodzielnie, tak jak kasa fiskalna. Musi być połączona z urządzeniem z zainstalowanym oprogramowaniem sprzedażowym (komputer, tablet, POS) służącym do zarządzania sprzedażą. Drukarki fiskalne najlepiej sprawdzają się w miejscach z dużą bazą towarową lub wszędzie tam gdzie właściciel chce lepiej zarządzać sklepem poprzez prowadzenie statystyk sprzedażowych lub stanów magazynowych, które muszą być aktualizowane na bieżąco po każdej sprzedaży.
Czym kierować się przy zakupie modelu drukarki?
Przy wyborze drukarki fiskalnej ważnym czynnikiem jest sposób jej funkcjonowania, czyli:
sposób zapisywania paragonów
ilość zapisywanych towarów i paragonów
sposób podłączenia.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze drukarki fiskalnej:
Rodzaj prowadzonej działalności to najważniejszy czynnik. Bardzo ważna jest branża oraz wielkość firmy. Mają one wpływ na liczbę oraz rodzaj sprzedawanych towarów i usług. Na przykład, inny model drukarki będzie idealny i doskonale sprawdzi się w gabinecie stomatologicznym, w którym rejestrowanych jest kilkanaście usług, a inny w dużym markecie, gdzie rejestruje się kilkaset tysięcy towarów. Na rodzaj drukarki niemały wpływ ma też sposób prowadzenia działalności, np.: mały sklepik, czy sprzedaż w kiosku, apteka, czy duża hurtownia farmaceutyczna, a może sprzedaż w Internecie. Inna drukarka będzie odpowiednia przy sprzedaży stacjonarnej, a inna do pracy mobilnej.
Kopia paragonu Obecnie wybór drukarki z funkcją elektronicznej kopii paragonu to dobry wybór. Ten rodzaj urządzenia posiada tylko jedną rolkę przeznaczoną dla klienta. Kopie paragonów w formie elektronicznej zapisują się na karcie SD/SDHC lub microSD bądź microSDHC, które na stałe umieszczone są w drukarce. Przykładowo na jednej karcie mającej pojemność 2 GB zmieści się ilość danych odpowiadająca 3 330 rolkom papierowym. To wielka oszczędność papieru. Poza tym, druk na papierze ma to do siebie, że po pewnym okresie czasu blaknie. Paragony, w większości już po 3 latach, a czasami nawet po 2 są nieczytelne, nawet jeżeli przechowujemy je w zaciemnionym miejscu. Podczas kontroli skarbowej, udostępnienie takiego, nieczytelnego druku może mieć dla podatnika przykre konsekwencje. Zgodnie z przepisami kopie paragonów fiskalnych należy przechowywać przez okres 5 lat licząc od zakończenia roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Cena Dość istotnym czynnikiem, który powinno brać się pod uwagę przy zakupie drukarki fiskalnej jest jej cena. W większości przypadków cena jest odzwierciedleniem jakości urządzenia. Im wyższe parametry techniczne, tym wyższa cena. Droższe drukarki bardziej sprawdzą się przy działalnościach posiadających szeroki asortyment lub charakteryzujących się dużą rotacją towarów, bądź posiadających jeden i drugi czynnik. W tym przypadku jeżeli drukarka będzie posiadała zbyt małą bazę towarową, to nie będzie działała prawidłowo i trzeba będzie wymienić ją na nową. Wiąże się to z dodatkowym kosztem.
Rodzaje drukarek fiskalnych
Drukarki mobilne, czyli przenośne można przenosić z miejsca na miejsce. Idealne, np.: dla lekarzy wynajmujących gabinet do przyjmowania pacjentów prywatnie, czy dla prawników, którzy często przemieszczają się pomiędzy kancelarią, a sądem lub innymi miejscami. Mała, poręczna i lekka drukarka mobilna znacznie ułatwi pracę. Najmniejsza może nawet zmieścić się w kieszeni. Ze względu na mały rozmiar może też być wykorzystywana w małych punktach handlowych lub usługowych, również w sklepach internetowych.
Drukarki sklepowe połączone z oprogramowaniem sprzedażowym zainstalowanym na komputerze drukarki, z reguły wyposażone są w dużą bazę towarową. Pozwalają na wprowadzenie sporej ilości pozycji liczonych nawet w setkach tysięcy. Odpowiednio dobrze dobrane oprogramowanie może usprawnić pracę kasjerów, co przekłada się na oszczędność czasu i bardziej wydajną pracę. Idealne wszędzie tam, gdzie występuje szeroki asortyment oraz duża rotacja towarów.
Drukarki apteczne jak sama nazwa wskazuje, przeznaczone do użytkowania w aptekach. Wyposażone w dodatkowe funkcje, które przydają się w aptekach i hurtowniach farmaceutycznych. Posiadają między innymi formatki niefiskalne (zamówienia na leki robione, wyceny leków, refundacje, receptury i wiele innych).
Typy drukarek fiskalnych
Drukarka igłowa w pracy jest głośna i trochę powolna, ale tania w eksploatacji. Zazwyczaj wyposażone są w nią urządzenia mniej zaawansowane technologicznie. Jej zaletą jest to, że charakteryzuje się dużą trwałością druku. Paragony drukowane przez nią daje się odczytać nawet po kilku latach.
Drukarka termiczna jest szybka i wydajna w działaniach. Jej największą wadą jest drogi papier do drukowania paragonów. Dodatkowo wydruki są mniej trwałe. Mogą blaknąć pod wpływem słońca, temperatury lub wilgoci. Rolki z wydrukami najlepiej przechowywać w ciemnym, chłodnym i suchym pomieszczeniu.
Wady i zalety drukarki fiskalnej
ZALETY:
oprócz paragonu pozwala wydrukować także fakturę VAT oraz druki niefiskalne zawierające dodatkowe informacje, np.: o promocjach
automatyczna aktualizacja stanów magazynowych po dokonanej sprzedaży
zaawansowane możliwości promocyjne.
WADY:
wymagany, system sprzedażowy razem z urządzeniem, na którym system jest instalowany
większe koszty początkowe rozpoczęcia sprzedaży (droższa cena w porównaniu z kasą fiskalną).
Drukarka fiskalna w programie FakturaXL
Program FakturaXL pozwala na integrację z drukarkami fiskalnymi pracującymi na protokołach Novitus, Posnet oraz Thermal.
Nasze rozwiązanie pozwala na wydruk paragonów z programu FakturaXL z dowolnego komputera lub nawet telefonu! Wydruki na jednej drukarce fiskalnej można wykonywać również z wielu stanowisk w tym samym czasie.
Program umożliwia też podłączenie wielu drukarek fiskalnych jednocześnie.
W celu uruchomienia integracji niezbędna jest instalacja aplikacji “Integrator urządzeń fiskalnych FakturaXL” w systemie Windows. Aplikacja ta zapewnia komunikację między komputerem do którego podłączona jest drukarka fiskalna a serwisem FakturaXL, z którego wysyłane są Paragony do fiskalizacji na drukarce.
Koszt użytkowania aplikacji to 180zł/netto rok. Program można przetestować bezpłatnie w dziale Ustawienia -> Drukarki fiskalne wybierając “Testuj bezpłatnie przez 14 dni”.
