Faktura ustrukturyzowana jest gorącym tematem w ostatnich dniach wśród wielu przedsiębiorców realizujących zamówienia dla instytucji publicznych, szkół i samorządów. Dzieje się tak ze względu na fakt, że nie dostosowanie w porę swoich programów do fakturowania będzie oznaczać brak zapłaty. Zmiany, które nieuchronnie następują dotyczą sposobu wystawiania faktur dla takich nabywców. Obowiązek ten wynika z Ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym.

faktura ustrukturyzowana

Aby rozwinąć temat związany z elektroniczną fakturą ustrukturyzowaną należy się przede wszystkim dowiedzieć czym ona jest. Chodzi o elektroniczną fakturę wzbogaconą o ustrukturyzowany zapis informacji w formacie XML. Dane w niej występujące są jednolite oraz dokładnie wyznaczone kategoriami informacji, które muszą występować w ustrukturyzowanej fakturze, opierając się na normach zgodnych z przepisami Unii Europejskiej. Jej podstawowe zadanie to automatyczne dostarczanie oraz modyfikowanie danych z faktur pomiędzy systemami księgowymi instytucji publicznych (zamawiających) a systemami księgowymi przedsiębiorców (wykonawców zleceń). Celem faktury jest ułatwienie oraz usprawnienie rozliczania, a także odciążenie pracy, którą musi podjąć człowiek w tej kwestii.

Faktura ustrukturyzowana znana jest w języku potocznym jako faktura elektroniczna (e-faktura), ale nie jest tym samym.
E-faktura jest tworzona z reguły w formacie PDF bądź skanie, natomiast faktura ustrukturyzowana jest tylko i wyłącznie w postaci formatu XML.

Elektroniczna faktura ustrukturyzowana – dla kogo oraz od kiedy?

Na początku, przyjmowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych będzie obowiązywać instytucje publiczne i zaczyęło obowiązywać od 18 kwietnia 2019 roku, jest to związane z transakcjami, które przekraczają 30 tys. euro. Z kolei od 1 sierpnia 2019 roku, obowiązek zostanie wprowadzony do każdej transakcji w zamówieniach publicznych, gdzie ich kwota nie będzie już dłużej odgrywała znaczenia. Do tego momentu, każda instytucja publiczna ma obowiązek wykazać gotowość do przyjmowania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych.

Jakie instytucje realizują zamówienia publiczne?

  • organy władzy publicznej, administracji rządowej, kontroli państwowej i ochrony prawa,
  • sądy i trybunały
  • jednostki samorządu terytorialnego (gminy, powiaty, samorządy województw)
  • państwowe jednostki budżetowe
  • samorządowe zakłady budżetowe
  • agencje wykonawcze
  • instytucje gospodarki budżetowej
  • państwowe fundusze celowe
  • ZUS -Zakłady Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez nie fundusze
  • KRUS - Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa KRUS
  • NFZ - Narodowy Fundusz Zdrowia
  • SPZOZ - samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej
  • uczelnie publiczne
  • Polska Akademia Nauk i tworzone jej jednostki organizacyjne
  • państwowe i samorządowe instytucje kultury oraz państwowe instytucje filmowe
  • inne państwowe i samorządowe osoby prawne utworzone w celu wykonywania zadań publicznych, za wyjątkiem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego
Czytaj też: E-faktury w zamówieniach publicznych

Jakie informacje są zawarte w fakturze ustrukturyzowanej?

Przesłanki związane z danymi występującymi w fakturze ustrukturyzowanej zostały omówione w unijnych normach.
Dane, które muszą znaleźć się na fakturze ustrukturyzowanej są określone dla faktury przez ustawę o VAT, znajdującej się w art. 106e ust. 1, a także:

  • dane odnośnie odbiorcy płatności,
  • informacja o umowie zamówienia publicznego związanego z wystawianą fakturą.

Korzyści wprowadzenia ustrukturyzowanych faktur?

Zastosowanie ustrukturyzowanych faktur niesie za sobą wiele korzyści, oto najważniejsze z nich:

  • automatyczne odczytywanie informacji zawartych na fakturach ustrukturyzowanych sprawia, że nie trzeba już dłużej księgować ich ręcznie, dzięki czemu obecność człowieka w trakcie procesu księgowania nie jest dłużej konieczna,
  • szybsza praca oraz jej większa efektywność,
  • mniejsza możliwość na pojawienie się pomyłek w zapisie danych z faktury,
  • ujednolicenie metody elektronicznego fakturowania, dzięki czemu na pewno wystąpią na niej konieczne oraz poprawne informacje,
  • mniejsze koszty związane z przetwarzaniem informacji występujących na fakturach,
  • elektroniczne fakturowanie przy zamówieniach publicznych.

Faktura ustrukturyzowana w programie FakturaXL

Wdrożenie ustrukturyzowanych faktur w programie FakturaXL wraz z ich importem bezpośrednio na rządową Platformę Elektronicznego Fakturowania (PEF) jest już faktem. Jak zwykle nasze rozwiązania są kompleksowe i maksymalnie zautomatyzowane co pozwala wygodnie i szybko wystawić e-fakturę i przesłać do PEF.

Po wystawieniu faktury pod przyciskiem "Inne opcje" znaleźć można "Pobierz ustrukturyzowaną fakturę". Efektem jest pobranie gotowego pliku XML z fakturą, który można zaimportować na platformę PEF.

 

Data publikacji: 2019-04-19, autor: FakturaXL