Przedsiębiorca zatrudniając pracowników staje się dla nich płatnikiem składek. Co w sytuacji, gdy nie zatrudnia już żadnego pracownika? Kiedy przedsiębiorca powinien wyrejestrować się jako płatnik składek z ZUS-u?
Każda osoba lub podmiot, które zobowiązane są do zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne za siebie lub inne osoby jest płatnikiem składek. Płatnikiem może więc być osoba, która sama siebie zgłasza do ubezpieczeń i sama płaci za siebie składki z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, a może to też być pracodawca opłacający składki za zatrudnionych pracowników.
Osoba fizyczna prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą zostaje automatycznie zgłoszona do ZUS-u jako płatnik składek na podstawie złożonego wniosku CEIDG-1 wypełnianego w związku z zakładaniem działalności gospodarczej. Zgłoszenie następuje na druku ZUS ZFA przeznaczonego do zgłaszania/zmieniania danych płatnika składek. W przypadku spółek, ZUS otrzymuje automatem dane z KRS-u i urzędu skarbowego. Na ich podstawie samodzielnie sporządza dokumenty zgłoszeniowe płatnika składek. Spółka niezatrudniająca pracowników ani zleceniobiorców nie musi być zgłoszona do ZUS-u jako płatnik składek. Taki obowiązek ma dopiero wtedy, kiedy zacznie zatrudniać pracowników lub zleceniobiorców.
Płatnik składek – wyrejestrowanie z ZUS-u (ZUS ZWPA)
Płatnik prowadzący działalność gospodarczą na podstawie wpisu do CEIDG zostaje automatycznie wyrejestrowany z ZUS-u na podstawie złożonego wniosku CEIDG-1 w związku z zamknięciem działalności. W przypadku spółek wyrejestrowanie płatnika składek następuje w momencie zakończenia współpracy z ostatnim pracownikiem lub zleceniobiorcą. Kiedy ostatnia osoba zostanie wyrejestrowana z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego lub z samego zdrowotnego, to spółka powinna zostać wyrejestrowana z ZUS-u jako płatnik składek. Do wyrejestrowania służy formularz ZUS ZWPA.
Podmioty takie jak:
spółki prawa handlowego
stowarzyszenia
fundacje
inne organizacje społeczne lub zawodowe
zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym nie muszą wypełniać i składać druku ZUS ZWPA. W ich przypadku informacje o zawieszeniu i zaprzestaniu prowadzenia działalności gospodarczej zgłasza się za pośrednictwem wniosku NIP-8 (zgłoszenie identyfikacyjne/ aktualizacyjne składane przez podmioty podlegające wpisowi do KRS w zakresie tzw. danych uzupełniających). Wniosek sporządza się dopiero po wyrejestrowaniu z ubezpieczeń ostatniej osoby, za którą obowiązkowo były składane dokumenty ubezpieczeniowe. Zakład Ubezpieczeń Społecznych otrzymuje informacje o zawieszeniu i zaprzestaniu prowadzenia działalności z Urzędu Skarbowego oraz z KRS-u. Dopiero na tej podstawie sporządza z urzędu dokument ZUS ZWPA.
Wniosek ZUS ZWPA – wypełnianie krok po kroku
Dokument ZUS ZWPA zbudowany jest z czterech bloków.
BLOK I – DANE ORGANIZACYJNE Płatnik wypełnia tylko jedno z pól w zależności od tego czego dotyczy wniosek. Wybrane pole należy odznaczyć za pomocą „X”:
pole 01 - wyrejestrowanie płatnika składek
pole 02 – zgłoszenie korekty danych podanych podczas wyrejestrowania płatnika za pomocą ZUS ZWPA
pole 03 i 04 – nie wypełnia się.
BLOK II – DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK Podane dane muszą zgadzać się z tymi, które posiada ZUS, a więc muszą to być informacje, które zostały wskazane w zgłoszeniu płatnika składek na druku ZUS ZPA bądź ZUS ZFA lub pochodzące z korekty z druku ZUS ZIPA. Płatnik w odpowiednich polach umieszcza następujące dane:
pole 01 – numer NIP pisany jednym ciągiem bez oddzielania kreskami członów numeru
pole 02 – numer REGON nadany przez Główny Urząd Statystyczny, numer może mieć 9 lub 14 znaków. Wpisuje się go razem z występującymi zerami
pola 03–05 – wypełniają jedynie płatnicy składek będący osobami fizycznymi, którzy w poszczególnych polach wpisują odpowiednio:
pole 03 – numer PESEL
pole 04 i 05 – przeznaczone dla płatników nieposiadających numerów: NIP, REGON i PESEL, gdzie: - w polu 04 należy zaznaczyć 1 – w przypadku dowodu osobistego, 2 – w przypadku paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość mieszkańca Unii Europejskiej - pole 05 służy do podanie serii i numeru dokumentu zgodnie z kodem podanym w polu 04
pole 06 – podaje się w nim nazwę skróconą płatnika
pola 07 – 09 – wypełniają wyłącznie płatnicy składek będący osobami fizycznymi
pole 07 wpisuje się nazwisko płatnika składek, poszczególne człony nazwiska oddziela się kreską
pole 08 wpisuje się pierwsze imię płatnika składek
pole 09 wpisuje się datę urodzenia płatnika składek wg formatu: dzień/ miesiąc/ rok.
BLOK III – DANE O WYREJESTROWANIU PŁATNIKA SKŁADEK Blok III zawiera tylko dwa pola:
pole 01 – służy do wpisania właściwego kodu określającego przyczynę wyrejestrowania składającego się z 3 znaków:
kod 111 – zaprzestanie prowadzenia pozarolniczej działalności o kod 115 – postanowienie sądu o ukończeniu postępowania upadłościowego
kod 117 – zgon płatnika składek
kod 210 – zawieszenie wykonywania pozarolniczej działalności gospodarczej zgodnie z przepisami o swobodzie działalności gospodarczej
kod 211 – wykreślenie z rejestru, ewidencji lub skreślenie z listy
kod 311 – decyzja wydana przez właściwy organ o likwidacji płatnika składek będącego jednostką sektora finansów publicznych
kod 350 – wyrejestrowanie z ubezpieczeń ostatniego pracownika, za którego płatnik składał dokumenty ubezpieczeniowe
kod 600 – inna przyczyna wyrejestrowania
pole 02 – wpisuje się w nim datę wyrejestrowania płatnika składek w formacie: dzień/miesiąc/rok.
BLOK IV – OŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK
pole 01 – wpisuje się w nim datę wypełnienia formularza: dzień/miesiąc/ rok
pole 02 – służy do potwierdzenia wiarygodności danych poprzez złożenie podpisu przez płatnika składek lub osobę upoważnioną
pole 03 – miejsce na pieczątkę płatnika składek o ile taką posiada.
PRZYKŁAD 1 Spółka zatrudniająca kilku pracowników na umowę zlecenia podjęła decyzję o zakończeniu z nimi współpracy. 10 maja 2023 roku ostatni zleceniobiorca przestał pracować. Spółka powinna go wyrejestrować z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS-ie z dniem 11 maja 2023 roku na formularzu ZUS ZWUA. Pomimo niezatrudniania zleceniobiorców, spółka nadal będzie prowadzić działalność. Jedynie z powodu braku pracowników nie będzie rozliczała i odprowadzała składek ubezpieczeniowych do ZUS-u. W związku z tym musi dokonać wyrejestrowania się w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych jako płatnik składek korzystając z wniosku ZUS ZWPA z dniem 11 maja 2023 roku.
PRZYKŁAD 2 Spółka zatrudniająca pracowników na umowę zlecenia po podjęciu decyzji o zakończeniu współpracy ze zleceniobiorcami musi wyrejestrować się w ZUS-ie jako płatnik składek na druku ZUS ZWPA. Powinna go wypełnić w następujący sposób:
w bloku I zaznaczyć pole 01 wyrejestrowanie płatnika składek
w bloku III zaznaczyć pole 01 podając kod 350 jako przyczynę wyrejestrowania płatnika składek oraz pole 02 podając datę wyrejestrowania.
