Czasami przedsiębiorca zmuszony jest do usunięcia towaru z firmy. Jednym z powodów jest przekroczenie daty ważności do używania. Jak należy postępować z przeterminowanymi towarami handlowymi? Czy i kiedy mogą zostać ujęte w kosztach oraz wpisane do książki podatkowej?
Jak zgodnie z przepisami podatkowymi wycofać z firmy towary przeterminowane?
Zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości
Poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie (wytworzenie) ceny (koszty), z zachowaniem zasady ostrożności. W szczególności należy w tym celu w wyniku finansowym, bez względu na jego wysokość, uwzględnić: 1) zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów, w tym również dokonywane w postaci odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych; 2) (uchylony) 3) wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne; 4) wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne; 5) rezerwy na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń.
Do trwałej utraty wartości towaru dochodzi wtedy, kiedy wystąpi duże prawdopodobieństwo, że w firmie dany składnik aktywów nie będzie przynosił w przyszłości w znacznej części lub w całości oczekiwanych korzyści ekonomicznych. Decyzję o zlikwidowaniu uszkodzonych towarów podejmuje kierownik danej jednostki. Po dokonanej likwidacji sporządza się protokół utylizacji zgodnie z wymaganiami jakie musi posiadać dowód księgowy, które zostały określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem dowód księgowy powinien zawierać przynajmniej:
określenie rodzaju dowodu i numer identyfikacyjny
określenie stron operacji gospodarczej przez podanie ich nazw razem z adresami
opis operacji oraz jej wartość i jeżeli jest to możliwe, to określoną także w jednostkach naturalnych
datę dokonania operacji, a jeżeli dowód został sporządzony pod inną datą, to wtedy również datę sporządzenia dowodu
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której zostały przyjęte składniki aktywów
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych tzw. dekretacja oraz podpis osoby odpowiedzialnej za powyższe wskazania.
Towary, które mają być utylizowane i nie nadają się do dalszej odsprzedaży, ponieważ przeterminowały się muszą zostać wyksięgowane z ewidencji bilansowej. Koszt powyższych towarów stanowi ciężar konta 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”. Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne” Ma konto 33 „Towary”.
W ciężar pozostałych kosztów operacyjnych zalicza się wydatki związane z utylizacją towarów handlowych. W tym przypadku należy dokonać następującego zapisu:
Zlikwidowane towary z powodu przekroczonego terminu ważności wyksięgowuje się na podstawie dowodu księgowego jakim jest protokół zniszczenia.
Towary bezpośrednio po nabyciu ujmuje się w książce podatkowej w kolumnie 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”. Po ich przeterminowaniu i podjęciu decyzji o likwidacji automatycznie przestają być towarami handlowymi i powinny zostać wyksięgowane z kolumny 10 poprzez umieszczenie przy nich znaku minus (-) lub na czerwono. Następnie przeterminowane towary należy ująć w kolumnie 13 księgi podatkowej „Pozostałe wydatki”. Data pod jaką zostanie dokonany zapis jest jednocześnie datą fizycznej likwidacji towarów.
Towary przeterminowane, a koszty podatkowe firmy
Art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych pozwala stwierdzić, że wydatki poniesione przez podatnika mogą zostać uznane za koszt podatkowy, jeżeli zostaną poniesione zgodnie z celem jakim jest osiągnięcie przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów z wyłączeniem kosztów wskazanych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Z powyższego przepisu wynika, że tylko wydatki poniesione w sposób celowy mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.
Każda działalność gospodarcza wiąże się z ryzykiem ponoszenia strat, co dla przedsiębiorcy oznacza mniejsze zyski. Przedsiębiorca może ponieść straty zarówno w środkach obrotowych firmy, czyli w towarach handlowych, a także w środkach trwałych firmy. Straty w środkach obrotowych nie zostały wyszczególnione w katalogu kosztów negatywnych ujętych w art. 16 ust. 1 ustawy. Strata może mieć charakter szkody, ubytku lub uszczerbku. Jej poniesienie nie stanowi dla przedsiębiorcy wydatku ani nie wiąże się dla niego z żadną korzyścią. Niestety niektórych rodzajów strat trudno jest uniknąć. Należą do nich np.: ubytki naturalne powstające podczas procesu produkcji, co oznacza, że nie stanowią one celu działalności gospodarczej, a są naturalnym, ubocznym składnikiem, którego przedsiębiorca nie chce, ale jednocześnie nie jest w stanie go uniknąć. W związku z powyższym do kosztów podatkowych można zaliczyć tylko taką stratę, która wynika z zaistniałych zdarzeń niezależnych od przedsiębiorcy, czyli np.: jest wynikiem działania lub jego zaniechania. Co istotne tylko straty w środkach obrotowych, które powstały w trakcie normalnego działania przedsiębiorcy, dla których została dochowana należyta staranność podczas prowadzenia działalności gospodarczej mogą zostać uznane za koszt podatkowy.
Kwestia ta została poruszona w wyrokach wydawanych przez sądy administracyjne, w których sądy przedstawiają podobne stanowisko. Przykładem może być wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 22 grudnia 2015 roku o sygn. II FSK 2496/13, w którym sąd wskazał, że stratę w środkach obrotowych firmy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, ale tylko wtedy, kiedy będzie ona niezawiniona. Zadaniem przedsiębiorcy jest wykazanie, że dołożył on wszelkich starań, aby uniknąć straty.
Z kolei zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (wyrok nr III SA/Wa 1717/15 z dnia 3 sierpnia 2016 roku) nie każda sytuacja jest powodem do uznania straty w środkach obrotowych w kosztach uzyskania przychodów. Należy pamiętać, że poniesiona strata musi być rzeczywista, czyli środki obrotowe przedsiębiorcy muszą ulec zniszczeniu lub nie nadawać się do normalnego użytkowania. Podatnik musi potrafić udowodnić, że poniesiona strata miała rzeczywiście miejsce przez odpowiednie udokumentowanie, przykładowo na podstawie protokołu, który koniecznie powinien spełniać wymagania określone w par. 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Protokół powinien zawierać między innymi takie dane jak:
data likwidacji
przyczyna likwidacji
wartość straty.
Podsumowując, straty poniesione na skutek przeterminowania towarów stanowią dla przedsiębiorcy koszty uzyskania przychodów. W oparciu o przepisy podatkowe tylko strata, która powstała w wyniku nieprzewidywalnych zdarzeń, których trudno było uniknąć może zostać uznana za zdarzenie uzasadniające zaliczenie tej straty do kosztów uzyskania przychodów. Strata nie może w żadnym stopniu powstać z winy podatnika. Jeżeli tak się stanie to nie można jej ująć w kosztach podatkowych.
