Przeterminowana faktura – jak i do kiedy można windykować należność?
Podstawowym dokumentem wykorzystywanym w obrocie gospodarczym jest faktura VAT. Wystawiana jest w celu udokumentowania transakcji, a także określenia zobowiązań jednej strony wobec drugiej. Czasami zdarza się, że klient nie opłaci faktury. Po jakimś czasie taki dokument i zobowiązanie z niego wynikające przedawniają się. Po przewidzianym terminie nie można już dochodzić należności wynikających z takiej faktury. Czym jest przeterminowana faktura i przedawnione roszczenie?
Faktura przeterminowana jest dokumentem, dla którego minął termin płatności, a kontrahent jej nie opłacił. Uregulowania długów, które pochodzą z przeterminowanych faktur można dochodzić w sposób polubowny, a czasami na drodze sądowej i sądowo-egzekucyjnej.
Przedawnienie faktury
Wystawienie faktury przez sprzedawcę zobowiązuje nabywcę do zapłaty za zakupiony towar lub usługę. Od momentu wystawienia dokumentu wierzyciel może egzekwować od nabywcy kwotę należną do zapłaty, ale tylko do pewnego czasu. Po upływie określonego terminu nie można już domagać się zapłaty korzystając w tym celu z drogi sądowej, ponieważ dług zyskuje status przedawnienia. Jednak nie zostaje on do końca umorzony. Wierzyciel w dalszym ciągu może dochodzić swoich praw, ale już nie przez przeprowadzenie postępowania sądowego. W okresie przedawnienia dłużnik może uchylać się od zapłaty i powoływać się na upływ terminu przedawnienia. Przedsiębiorca, który chce odzyskać należności z faktury i nie chce doprowadzić do ich przedawnienia powinien na bieżąco sprawdzać stan swoich należności. Najlepiej, jeżeli będzie prowadził odpowiednią dokumentację i cały czas sprawdzał terminy płatności. Wtedy ich nie przegapi i będzie mógł zareagować w terminie.
Czym jest przedawnienie roszczenia?
Roszczenie, które zostało przedawnione to takie od spełnienia, którego dłużnik może się uchylić z uwagi na to, że upłynął już termin, w którym wierzyciel mógł dochodzić swoich praw. Zgodnie z przepisami, wystawiane faktury objęte są różnymi terminami przedawnienia, które zależą od rodzaju umowy oraz rodzaju zobowiązania. Wszelkie kwestie związane z przedawnieniem zostały uregulowane w art. 118 Kodeksu cywilnego. Jak wskazuje wymieniony przepis większość roszczeń przedawnia się po upływie 6 lat. Po 3 latach przedawniają się roszczenia wynikające z prowadzenia działalności gospodarczej. Termin przedawnienia rozpoczyna się z dniem, od którego roszczenie staje się wymagalne. Jest to dzień, w którym upływa termin zapłaty faktury.
Art. 118 KC „Terminy przedawnienia roszczeń
Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata. Jednakże koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata.
W obowiązujących przepisach wskazane zostały również inne terminy przedawnienia. Te wymienione powyżej należą do podstawowych. Niektóre roszczenia przedawniają się po 2 latach i wynikają z umów o dzieło lub z umów zlecenia. Są też roszczenia przedawniające się po roku, jak np. te z tytułu umowy przewozu, umowy spedycji, przedwstępnej umowy sprzedaży. Termin przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego pod warunkiem, że nie jest to termin krótszy niż dwa lata.
Terminy przedawnienia, a rodzaj faktury
Termin przedawnienia zależy od tego, w jakim celu wystawiana jest faktura i w ramach, jakich umów. Przy fakturach, które wynikają z umów sprzedaży towarów oraz usług, czyli sporządzanych w ramach standardowych transakcji handlowych, ustawowy termin przedawnienia przeważnie został określony na 3 lata. Po ich upływie przedsiębiorca nie może już skutecznie dochodzić roszczeń w sądzie. Jeżeli wcześniej podejmie działania w celu odzyskania długu, to bieg przedawnienia zostaje przerwany i rozpoczyna się na nowo.
Faktury wystawiane w ramach umów o dzieło sporządzane są w celu udokumentowania zlecanych prac, takich jak np.: prace budowlane, remontowe, inne prace specjalistyczne, które wynagradzane są w zależności od wykonania konkretnej czynności. Roszczenie z tytułu wypłaty wynagrodzenia przedawnia się po 3 latach licząc od momentu, w którym wykonawca dzieła mógłby żądać jego zapłaty. Termin przedawnienia zaczyna biec od dnia, w którym dzieło zostało zakończone lub od dnia, w którym dzieło powinno zostać oddane tak jak wskazywała na to umowa.
Faktury wystawiane w leasingu związane są z działalnością gospodarczą, ale z uwagi, że dotyczą umowy leasingu to regulują je odrębne przepisy. Przede wszystkim należy mieć na uwadze, że leasing jest zobowiązaniem zawartym pomiędzy stronami na dłuższy okres czasu. W ich przypadku termin przedawnienia roszczeń został określony na 3 lata. Bieg przedawnienia rozpoczyna się w momencie, od którego zaczyna mówić się o roszczeniu, że zostało już przedawnione, czyli od dnia, w którym stało się wymagalne, a więc od dnia następującego po wyznaczonym terminie zapłaty. Jeżeli termin zapłaty przypada na niedzielę lub inny dzień ustawowo wolny od pracy, to termin przesuwa się na kolejny dzień będący pierwszym dniem roboczym następującym po dniu wolnym.
Przedawnione roszczenia – czy można odzyskać należność?
Instytucja przedawnienia z jednej strony umożliwia dłużnikom uwolnienie się od obowiązku zapłaty za przedawnioną należność, a z drugiej strony u wierzyciela oddala możliwość wyegzekwowania płatności. W niektórych przypadkach nadal pomimo przedawnienia, wierzyciel może podejmować działania w celu odzyskania zaległej należności. Jest to możliwe wtedy, kiedy dłużnikiem jest inny przedsiębiorca. Jednak nie dotyczy to osób prywatnych. W ich przypadku nie ma możliwości wyegzekwowania zaległej płatności. Wierzyciel, który chce odzyskać pieniądze z przedawnionej faktury musi uzbroić się w cierpliwość i przygotować się na to, że walka będzie trudna. Zapewne dłużnik nie ureguluje zobowiązania dobrowolnie mając świadomość, że roszczenie uległo przedawnieniu, a skierowanie sprawy do sądu w tym czasie może skutkować zgłoszeniem przez dłużnika zarzutu przedawnienia, co oznacza, że sąd odrzuci roszczenie i wierzyciel nie będzie już mógł dochodzić swoich praw na drodze postępowania sądowego. W przypadku, kiedy dłużnik nie zgłosi zarzutu przedawnienia wierzyciel może nadal dochodzić zapłaty w sądzie. W tej sytuacji postępowanie sądowe kończy się wydaniem przez sąd nakazu zapłaty.
Brak zapłaty należności, a bliski termin przedawnienia
Jeżeli termin przedawnienia jest coraz bliżej, to wierzyciel powinien podjąć jak najszybciej określone działania w celu odzyskania należności. Co musi zrobić w tej sytuacji? Przede wszystkim powinien:
skontaktować się z dłużnikiem - jest to pierwszy krok, który należy podjąć w celu odzyskania należności. Być może kontrahent nie opłacił faktury, ponieważ o niej zapomniał lub ma chwilowe problemy finansowe. W takiej sytuacji zaleca się ustalenie nowego terminu zapłaty lub zmianę warunków spłaty
wezwać dłużnika do zapłaty – jeżeli kontrahent w dalszym ciągu będzie unikał zapłaty i nie będzie stosował się do wcześniejszych dodatkowych ustaleń, to należy wysłać do niego wezwanie do zapłaty, w którym trzeba wpisać dokładną kwotę do zapłaty, nowy termin płatności i konsekwencje wynikające z braku zapłaty
złożenie pozwu do sądu – jeżeli dłużnik w dalszym ciągu nie będzie reagował i nie ureguluje należności lub nie podejmie kontaktu celem wyjaśnienia sytuacji, to pozostaje złożenie pozwu do sądu o zapłatę należności. Postępowanie sądowe przerywa bieg przedawnienia
wizyta u komornika – jeżeli sąd wyda wyrok nakazujący zapłatę, a dłużnik nadal nie ureguluje płatności, to pozostaje skierowanie sprawy do komornika o odzyskanie należności
zlecenie sprawy do firmy windykacyjnej – wierzyciel na każdym etapie odzyskiwania należności może zwrócić się o pomoc do firmy windykacyjnej, która podejmie kroki w celu odzyskania długu działając w imieniu wierzyciela wykorzystując w tym celu posiadane doświadczenie i umiejętności negocjacyjne.
Działania, które mogą przerwać bieg przedawnienia
Wierzyciel może dochodzić swoich praw związanych z płatnością tylko w określonym terminie. Po jego upływie roszczenie zazwyczaj ulega przedawnieniu i nie ma już możliwości skutecznego dochodzenia należności. Podjęcie określonych działań może skutkować przerwaniem biegu przedawnienia. Do takich działań zalicza się:
uznanie długu przez dłużnika – dłużnicy dość często decydują się na rozmowę z wierzycielem i uznają dług przez:
złożenie wniosku o przedłużenie terminu płatności.
Uznanie długu przerywa bieg przedawnienia. Dzięki temu wierzyciel ma więcej czasu na dochodzenie swoich należności
negocjacje z dłużnikiem – czasami wierzyciel i dłużnik decydują się na negocjacje w sprawie spłaty zadłużenia. Takie działanie pozwala uniknąć kosztów sądowych. W ramach negocjacji dłużnik może zaproponować nowe warunki spłaty, a wierzyciel może się na nie zgodzić. Ustalenie nowych warunków spłaty i terminu płatności wymagają spisania nowej umowy. Jej zawarcie przerywa bieg przedawnienia
złożenie pozwu do sądu – zwykle jest to ostateczność i większość wierzycieli korzysta z niego dopiero wtedy, kiedy inne sposoby na odzyskanie należności zawiodą. Wszczęcie postępowania sądowego automatycznie przerywa bieg przedawnienia. Po zakończonym postępowaniu sądowym termin przedawnienia liczy się na nowo i wierzyciel ma więcej czasu na odzyskanie długu
egzekucja komornicza – sąd może wydać postanowienie zasądzające zapłatę. Jeżeli wierzyciel będzie posiadał nakaz zapłaty, to w ten sposób zyskuje prawo do skierowania sprawy do komornika, który na jego wniosek rozpocznie egzekucję. Skierowanie sprawy do komornika również przerywa bieg przedawnienia. Wierzyciel ma więcej czasu na odzyskanie długu. Jednak czasami samo wszczęcie egzekucji nie wystarczy, aby dług został spłacony, ponieważ dłużnik może mieć np. problemy finansowe.
Podsumowanie - niezapłacona faktura, a okres przedawnienia
Nie można jednoznacznie stwierdzić, że przedawnienie należności pozbawia wierzyciela możliwości odzyskania długu. Przedawnienie nie zawsze prowadzi do umorzenia długu automatycznie, ponieważ dłużnik cały czas zobowiązany jest do jego spłaty. Jednak w przypadku ewentualnego sporu w sądzie może powołać się na przedawnienie i wtedy sąd oddali roszczenie. Czasami bywa tak, że dłużnik z własnej woli decyduje się na spłatę długu, nawet wtedy, kiedy jest on przedawniony. W tej sytuacji wierzyciel musi przyjąć zapłatę, co skutkuje uregulowaniem długu. Zdarza się, że już po upływie terminu przedawnienia przedsiębiorcy sami próbują dogadać się z dłużnikiem przez wskazanie nowych warunków spłaty. W ten sposób mają nadzieję na odzyskanie, chociaż części należności. Poza tym niektóre firmy windykacyjne wykupują przedawnione należności licząc, że odzyskają część pieniędzy od dłużników. Jednak na tym etapie nie ma możliwości wniesienia sprawy do sądu.
