Do jednych z czynności przedsiębiorcy jest reprezentowanie firmy na zewnątrz wobec osób trzecich polegające na podejmowaniu wszelakich czynności związanych z przedsiębiorstwem. Firmę mogą reprezentować różne osoby w zależności od formy prawnej przedsiębiorstwa.
Firma wpisana do CEIDG – kto może ją reprezentować?
Główną osobą uprawnioną do reprezentowania firmy jest jej założyciel, czyli przedsiębiorca, który może skorzystać z prawa do ustanowienia pełnomocnika. Wynika to bezpośrednio z art.98 Kodeksu cywilnego. Pełnomocnictwo ogólne może być umocowane do czynności zwykłego zarządu. W przypadku gdyby czynności te przekraczały zakres zwykłego zarządu, to w takiej sytuacji konieczne jest ustanowienie pełnomocnictwa określającego rodzaj czynności jakie ma ono obejmować, pod warunkiem że ustawa nie wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności.
Do czynności nieprzekraczających zakres zwykłego zarządu na pewno nie należy wystawienie noty odsetkowej, nawet jeżeli ma ona określone i wyraźnie zastrzeżone elementy, która zostanie wystawiona w ramach realizacji zwyklej, typowej umowy będącej przedmiotem działalności danej firmy. Taka czynność wykonywana na co dzień stanowi normalny element obrotu gospodarczego, którą bez przeszkód może zrealizować pracownik firmy. Z powyższego wynika, że przedsiębiorca może ustanowić pełnomocnictwa do reprezentowania własnych interesów. Pełnomocnik może zostać wpisany do CEIDG, wtedy umocowanie takiego pełnomocnika nie powinno budzić żadnych wątpliwości. Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z dnia 8 marca 2018 roku, nr I ACa 712/16 wskazał:
Pełnomocnik, zgodnie z istotą pełnomocnictwa, tj. stosunku prawnego opartego na zaufaniu, powinien działać zgodnie z domniemaną wolą mocodawcy, a w każdym razie nie powinien podejmować działań sprzecznych z rzeczywistą lub domniemaną wolą, chociażby mieściły się one w zakresie udzielonego pełnomocnictwa. Takie działanie pełnomocnika, aczkolwiek formalnie poprawne, może być uznane za sprzeczne z zasadami współżycia społecznego i powodować odpowiedzialność odszkodowawczą pełnomocnik wobec mocodawcy. Nie jest wykluczone uznanie za sprzeczną z zasadami współżycia społecznego czynności prawnej dokonanej pomiędzy pełnomocnikiem i osobą trzecią, wówczas gdy osoba trzecia wiedziała lub ewentualnie przy dołożeniu należytej staranności mogła dowiedzieć się o zawieraniu czynności prawnej przez pełnomocnika sprzecznych z wolą jego mocodawcy.
Pełnomocnictwo ogólne udzielane jest na piśmie pod rygorem nieważności. W przypadku kiedy ważność czynności prawnej przybiera szczególną formę, to pełnomocnictwo udzielone do jej wykonania również musi być udzielone w tej samej formie.
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może zamiast pełnomocnictwa ogólnego udzielić prokury, czyli innego rodzaju pełnomocnictwa obejmującego swoim zakresem umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem firmy.
Prokurent ma prawo samodzielnie reprezentować przedsiębiorstwo w sprawach związanych z jego działalnością. Kwestie związane z prokurą zostały zawarte w Kodeksie cywilnym. Do powołania prokurenta upoważniony jest jedynie sam przedsiębiorca. Prokura podlega wpisowi do CEIDG lub do rejestru przedsiębiorców w KRS obejmującym umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem firmy. Jak wskazuje art. 1091 par. 2 Kodeksu cywilnego prokura nie może być ograniczona wobec osób trzecich, pod warunkiem, że przepis szczególny nie będzie stanowił inaczej. Wszystkie czynności dokonane przez prokurenta w imieniu mocodawcy (przedsiębiorcy) mają moc ważności. Ograniczenia są skuteczne jedynie w relacji pomiędzy mocodawcą, a prokurentem i mogą doprowadzić do odpowiedzialności odszkodowawczej prokurenta.
Prokurentem może zostać osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych.
Spółka cywilna – kto może ją reprezentować?
Reprezentację spółki cywilnej powinno się ustalić już na etapie sporządzania umowy spółki. Jeżeli w umowie nie znajdzie się zapis w tym zakresie, to zgodnie z art. 866 Kodeksu cywilnego, brak odmiennej umowy lub uchwały wspólników sprawia, że każdy wspólnik jest umocowany do jej reprezentowania w zakresie w jakim jest uprawniony do prowadzenia jej spraw. Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z dnia 19 kwietnia 2013 roku, nr I ACa 273/13
Przez ustawowe pojęcie "reprezentacja spółki" należy rozumieć reprezentację wspólników spółki cywilnej, którzy podejmują określone działania związane z realizacją celu, dla osiągnięcia którego spółka została powołana. Przedmiotowy zakres tej reprezentacji wynika z umowy spółki lub uchwały wspólników, a w wypadku braku stosownych postanowień – z brzmienia art. 866 kc w zw. z art. 865 kc.
Sposób reprezentacji powinien być ustalony zgodnie z wolą wszystkich wspólników. Zakres czynności jakie może zawierać zwykły zarząd zależy od okoliczności związanych z danym przypadkiem. Chodzi o to, czy są to czynności mające charakter bieżący i czy są przeważnie podejmowane po to, aby uzyskać wspólny cel gospodarczy, czy też mają charakter bardziej wyjątkowy i mogą mieć wpływ na prawa oraz obowiązki wspólników.
PRZYKŁAD Trójka osób założyła spółkę. W umowie spółki określili, że tylko jeden ze wspólników będzie ją reprezentował. Jeżeli umowa nie zawierałaby określenia sposobu reprezentacji, to każdy ze wspólników miałby prawo ją reprezentować.
Każdy wspólnik spółki cywilnej ma prawo ustanowić własnego pełnomocnika, któremu może powierzyć wykonywanie czynności jedynie w zakresie własnych kompetencji. Wspólnicy mogą też udzielić wspólnie pełnomocnictwa jednej osobie. Wtedy taki pełnomocnik nie jest pełnomocnikiem spółki, a tylko pełnomocnikiem wspólników posiadającym upoważnienie do podejmowania działań w imieniu oraz ze skutkami dla każdego z nich.
Spółki prawa handlowego – kto może je reprezentować?
W przypadku spółek prawa handlowego, zasady ich reprezentowania zostały omówione w Kodeksie spółek handlowych. Zasady ogólne dotyczące reprezentacji spółki jawnej omawia art. 29 Kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z nim każdy wspólnik ma prawo reprezentować spółkę. Umowa może wskazywać na to, że wspólnik nie ma prawa do reprezentowania spółki lub, że ma uprawnienia do jej reprezentowania razem z innym wspólnikiem bądź prokurentem.
W przypadku spółki partnerskiej zasady reprezentacji są podobne. Każdy z partnerów ma prawo do reprezentowania spółki samodzielnie, o ile jej umowa nie stanowi inaczej. W umowie spółki partnerskiej może znaleźć się też zapis mówiący, że prowadzenie jej spraw i reprezentowanie zostaje powierzone zarządowi. Zasady związane z funkcjonowaniem zarządu przy tym rodzaju spółki są podobne do funkcjonowania zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.
W spółce komandytowej reprezentacja przypada komplementariuszom, którzy z mocy umowy spółki lub prawomocnego orzeczenia sądu nie zostali pozbawieni prawa jej reprezentowania. Komandytariusz może być reprezentantem spółki tylko jako pełnomocnik.
Takie same zasady obowiązują w spółce komandytowo-akcyjnej.
W spółkach kapitałowych (spółka z o. o., spółka akcyjna) sprawy spółki prowadzi zarząd, który jednocześnie jest organem sprawującym reprezentację. Zasady dotyczące reprezentacji powinny zostać określone w umowie spółki (spółka z o. o.) lub w statucie (spółka akcyjna).
Spółki prawa handlowego – reprezentacja przez zarząd lub pełnomocnika
W przypadku kiedy zarząd jest wieloosobowy, to zgodnie z art. 205 par. 1 kodeksu spółek handlowych sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli nie znajdą się w niej żadne postanowienia w tym zakresie, to wtedy oświadczenia w imieniu spółki składane są przez współdziałanie dwóch członków zarządu lub jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.
Zgodnie z art. 373 par. 1 Kodeksu spółek handlowych jeżeli zarząd jest wieloosobowy, to sposób reprezentowania określony jest w statucie. Jeżeli nie znajdą się w nim żadne postanowienia w tym zakresie, to do składania oświadczeń w imieniu spółki potrzebne będzie współdziałanie dwóch członków zarządu lub jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.
Każda ze spółek może być reprezentowana również przez ustanowionego pełnomocnika posiadającego pełnomocnictwo do reprezentacji spółki na zewnątrz. Co do zasady pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie pisemnej, ale w niektórych sytuacjach wymagana jest forma aktu notarialnego, jak np. przy sprzedaży nieruchomości w imieniu spółki. Podmioty gospodarcze mogą być reprezentowane przez różne osoby w zależności od tego jaka jest wola przedsiębiorcy, wspólników lub jakie są wskazania umieszczone w umowie spółki.
