Faktura przelewowa jest dokumentem księgowym z odroczonym terminem płatności, najczęściej o 7 lub 14 dni. Jest potwierdzeniem zawartej umowy kupna-sprzedaży. Określenie terminu zapłaty jest dla kontrahenta informacją o dacie, do której ma on obowiązek dokonać płatności na rzecz sprzedawcy. Podane terminy 7 i 14 dni, to tzw. terminy graniczne. Płatność zawsze może być uregulowana wcześniej. Na podstawie faktury, sprzedawca ma prawo oczekiwać płatności w terminie, a w razie jej braku może wysyłać do nabywcy ponaglenia.
Zabezpieczenie płatności
Sprzedawca przed wystawieniem faktury przelewowej może sporządzić fakturę proforma, która co prawda nie jest dokumentem księgowym, ale w pewnym stopniu zabezpiecza go przed nieterminowym regulowaniem należności przez kontrahenta.
Sposób wystawiania faktur przelewowych
Faktury przelewowe powinno się wystawiać w specjalnym, profesjonalnym programie do fakturowania na bieżąco aktualizowanym, który posiada odpowiedni wzór faktury. Pozwala on w łatwy sposób sporządzić i wysłać fakturę przelewową w formie elektronicznej do kontrahenta.
Kiedy warto wystawić fakturę przelewową?
Faktura przelewowa sprawdza się przy zawieraniu transakcji handlowych ze stałymi kontrahentami w przypadku, których stosowane są przedłużone terminy płatności. W ich przypadku faktura przelewowa z dokładnym terminem zapłaty jest jednocześnie wezwaniem do zapłaty. Niekiedy przedsiębiorcy stosują dłuższe terminy płatności, nawet 90-cio dniowe. Czasami pomimo ustalonego wcześniej terminu płatności, klient opóźnia wpłatę lub unika uregulowania płatności w części lub w całości. W takiej sytuacji musi liczyć się z określonymi konsekwencjami.
Konsekwencje jakie grożą za unikanie terminowych płatności
Przedsiębiorca, który posiada nieuregulowane faktury przelewowe staje się wierzycielem i ma prawo podjąć pewne kroki wobec dłużnika. Jednym z nich jest powiadomienie np.: Krajowego Rejestru Dłużników o niewywiązywaniu się dłużnika z zobowiązań wynikających z umowy. Umieszczenie danych dłużnika w rejestrze oznacza dla niego, że w przyszłości może mieć problem z otrzymaniem kredytu w banku, czy zawarciem umowy leasingowej. To tylko część problemów jakie kontrahent może mieć w związku z wpisaniem jego danych do KRD.
Innym bardziej poważniejszym krokiem może być wystawienie przez sąd nakazu zapłaty dla dłużnika razem z wszystkimi kosztami, które wierzyciel poniósł w związku ze sprawą sądową (koszty procesowe, odsetki, zastępstwo procesowe). Jeżeli dłużnik w dalszym ciągu będzie unikał zapłaty, to może liczyć się ze ściągnięciem należności przez komornika i jeszcze z większymi kosztami. Inne konsekwencje wynikające z nieterminowej wpłaty za fakturę przelewową wiążą się z podatkiem VAT.
Podsumowanie
Faktura przelewowa jest ważnym dokumentem księgowym, dlatego też powinna być wystawiona z wszelką starannością. Przede wszystkim musi zawierać wszystkie niezbędne elementy jakie posiada wzór faktury przelewowej.
