Obecnie faktury papierowe są coraz rzadziej sporządzane, głównie ze względu na wygodę. Dużo prościej jest wystawić, a później przechowywać fakturę elektroniczną. Czy przedsiębiorca ma prawo do odliczenia VAT z faktury elektronicznej, jeżeli wcześniej została ona sporządzona w wersji papierowej?
Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o podatku od towarów i usług za fakturę uważa się dokument wystawiony w formie papierowej lub elektronicznej zawierający określone dane wymagane przepisami. Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy, fakturą elektroniczną jest faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. W obrocie gospodarczym występuje jeszcze faktura ustrukturyzowana, którą wystawia się poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Dokument w systemie otrzymuje specjalny numer ją identyfikujący, dzięki któremu możliwe będzie odszukanie faktury w systemie. Niezależnie od tego w jakim formacie zostanie wystawiona i otrzymana faktura, to od każdej można odliczyć podatek VAT. W art. 106e ustawy o VAT zostały wymienione elementy jakie powinny się na niej znaleźć. Jeżeli dokument będzie zawierał te dane, to z całą pewnością mamy do czynienia z fakturą VAT w rozumieniu ustawy o VAT, do której mają zastosowanie wszystkie regulacje odnoszące się do sposobu przechowywania faktur i odliczenia wykazanego podatku naliczonego. W sytuacji, kiedy dokument nie będzie zawierał wszystkich wymaganych elementów, to nie może być uznany za fakturę VAT i nie można w stosunku do niego zastosować regulacji związanych z przechowywaniem faktur wskazanych w ustawie o podatku od towarów i usług.
Od 1 stycznia 2022 roku podatnicy mogą wystawiać faktury zarówno w formie papierowej i elektronicznej, jak i w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF. Prawdopodobnie od 2024 roku, jak zapowiada Ministerstwo Finansów, faktury ustrukturyzowane będą obowiązkowe.
Czy sposób przechowywania faktur ma znaczenie przy odliczaniu VAT?
W ustawie o podatku VAT znajdują się również regulacje związane z rozliczaniem podatku VAT. Zgodnie z zapisami ustawy podatnik nie ma obowiązku do przechowywania faktur zakupowych w takiej samej formie w jakiej otrzymał dokument od kontrahenta. Oznacza to, że faktury otrzymane w formie elektronicznej mogą być przechowywane w formie papierowej i odwrotnie.
Przepisy pozwalają na przechowywanie faktur zakupu tylko:
w wersji papierowej – faktury elektroniczne muszą zostać wydrukowane
w wersji elektronicznej – faktury papierowe muszą zostać zeskanowane.
Niezależnie w jakiej formie podatnik będzie przechowywał faktury, to ma prawo do dokonania odliczenia VAT. Obecnie obowiązujące przepisy nie pozbawiają go tego prawa. Forma przechowywania i archiwizowania faktur VAT zakupu nie ma znaczenia w stosunku do prawa podatnika do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawo to zależy od spełnienia warunków wskazanych w ustawie o podatku od towarów i usług.
Prawo do odliczenia VAT – warunki
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług podatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w takim zakresie w jakim towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Oznacza to, że podatnik ma prawo do odliczenia wyłącznie tych towarów i usług, które wykorzystuje do wykonywania czynności opodatkowanych. Jeżeli podatnik wykorzystuje towary i usługi do czynności zwolnionych z VAT, to nie ma prawa do odliczenia podatku.
Art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT mówi, że kwota podatku naliczonego jest sumą kwot podatku, która wynika z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
nabycia towarów i usług
dokonania całości lub części zapłaty jeszcze przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Odliczenia VAT może dokonać wyłącznie zarejestrowany, czynny podatnik VAT. Dodatkowo towary i usługi w stosunku, do których został naliczony podatek VAT w momencie ich nabycia muszą być wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli takich, do których można określić podatek należny. Obniżenie kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego możliwe jest wtedy, kiedy podatnik spełni te przesłanki wynikające z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT i jednocześnie nie zaistnieją przesłanki wskazane w art. 88 ustawy o VAT (lista wyjątków, które nie dają prawa do odliczenia VAT).
Przechowywanie faktur w formie elektronicznej – warunki
Podatnicy mają obowiązek przechowywania faktur niezależnie od formatu w jakim zostały wystawione przypisując je do właściwego okresu rozliczeniowego w taki sposób:
aby można było łatwo je odszukać
aby została zachowana autentyczność pochodzenia
została zachowana integralność treści
została zachowana czytelność
od momentu ich otrzymania aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik powinien określić sposób w jakim chce zapewnić wszystkie wymienione warunki, jak: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury. Każdy z tych warunków oznacza:
autentyczność pochodzenia – pewność co do tożsamości osoby dokonującej dostawy towarów, usługodawcy lub wystawcy faktury
integralność treści – pewność, że dane jakie znajdują się na fakturze nie zostaną zmienione. Sposób przesyłania faktury musi być taki, aby nie było możliwości zmiany treści na dokumencie. Najczęściej jest to odpowiedni format pliku, który daje gwarancję, że nabywca nie będzie miał możliwości dokonania zmian w treści faktury.
Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury mogą być zapewnione przez dowolne kontrole biznesowe, które oznaczają cały proces badawczy związany z wymienionymi warunkami, jak przykładowo pewność co do tożsamości dostawcy towarów, usługodawcy lub wystawcy faktury (badanie autentyczności pochodzenia). Przeprowadzany audyt będzie uważany za wiarygodny, jeżeli będzie można łatwo prześledzić związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi, a realizowanymi transakcjami. Jest to możliwe dzięki posiadaniu odpowiedniej liczby takich danych, aby bez trudu można było powiązać ze sobą dane dokumenty. Musi być zgodny z ustalonymi w firmie procedurami i powinien odwzorowywać procesy, które rzeczywiście wystąpiły. Art. 112a ust. 1 ustawy o VAT wskazuje, które dokumenty powinni przechowywać podatnicy. Należą do nich:
faktury wystawione przez podatnika lub w jego imieniu, w tym faktury wystawione ponownie
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
podzielone na okresy rozliczeniowe w taki sposób, aby łatwo można było je odszukać i została zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia i otrzymania aż po upływ terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dodatkowo obowiązkiem podatników jest zapewnienie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej bezzwłocznego dostępu do faktur. W przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.
Odliczenie VAT – faktury elektroniczne
Zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami, przepisy dopuszczają wszystkie metody przechowywania faktur w formie elektronicznej. Ważne, aby zachowały one autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność. Jedynie faktury zakupu przechowywane przez podatnika w formie elektronicznej zgodnie z zastosowaną przez niego procedurą archiwizacji i zapewnieniem warunków związanych z autentycznością, integralnością i czytelnością mogą stanowić podstawę do obniżenia kwoty podatku naliczonego o kwotę podatku należnego. W tej sytuacji bez znaczenia jest fakt, że wersje faktur papierowych zostały zniszczone. Takie postępowanie zostało potwierdzone w wydanych interpretacjach podatkowych. Za przykład może posłużyć interpretacja wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 2 maja 2022 roku, sygn. 113-KDIPT1-2.4012.99.2022.2.AJB lub interpretacja z dnia 1 czerwca 2022 roku, sygn. 0111-KDIB3-3.4012.155.2022.2.MAZ, w której można przeczytać:
W opisanym we wniosku zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca wskazał, że zakupione towary i usługi, dokumentowane fakturami przechowywanymi w formie elektronicznej, będą służyć czynnościom opodatkowanym. Ponadto Spółka podała, że faktury te nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, co oznacza, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie do prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie. Tym samym spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej, a otrzymanych oryginalnie w wersji papierowej. W tym wypadku bez wpływu na prawo do odliczenia pozostanie okoliczność zniszczenia przez spółkę faktur otrzymanych w wersji papierowej. Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że przechowywanie faktur dokumentujących zakup towarów i usług wyłącznie w formie elektronicznej – otrzymanych oryginalnie w formie papierowej – w ramach przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego procedury, będzie zgodne z przepisami ustawy. W konsekwencji Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z tak przechowywanych faktur zakupowych w sytuacji, gdy faktury papierowe zostaną zniszczone.
PRZYKŁAD Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT. Między innymi z powodu szybkiego rozwoju firmy, przedsiębiorca z każdym miesiącem otrzymuje większą liczbę faktur, dlatego postanowił zmienić sposób przechowywania i archiwizowania faktur zakupowych. Dokumenty będzie przechowywał w formie elektronicznej niezależnie od tego w jakiej postaci je otrzyma. Od tego momentu faktury papierowe będzie skanował i przechowywał tylko w formie elektronicznej. Czy przedsiębiorca ma prawo przechowywać faktury wyłącznie w formie elektronicznej i czy będzie miał prawo odliczać od takich dokumentów podatek VAT od faktur zakupu otrzymanych od kontrahentów w wersji papierowej, które następnie zeskanuje i będzie przechowywał wyłącznie w postaci elektronicznej?
Odpowiedź: Przedsiębiorca ma prawo do przechowywania wszystkich faktur zakupu wyłącznie w wersji elektronicznej. Sposób przechowywania i archiwizacji faktur nie ma wpływu na możliwość odliczenia przez podatnika podatku VAT od otrzymanych faktur również w postaci papierowej, które zeskanował i przechowuje w formie elektronicznej.
Podsumowanie
Podatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego i nie ma tu znaczenia forma przechowywania faktur.
Odliczenie VAT możliwe jest po spełnieniu określonych warunków:
odliczenia dokonuje czynny podatnik VAT
towary i usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych
nie występują negatywne przesłanki wskazane w art. 88 ustawy o VAT.
