Już niebawem faktury papierowe obowiązkowo zostaną zastąpione e-fakturami, inaczej fakturami ustrukturyzowanymi. Obecnie korzystanie z systemu KSeF odbywa się na zasadzie dobrowolności. e-faktury wysylane do ksef przygotowanie

Czym są faktury ustrukturyzowane?

E-faktura, czyli faktura ustrukturyzowana jest dokumentem wystawianym i przesyłanym do Krajowego Systemu e-Faktur. Każda taka faktura otrzymuje unikalny numer identyfikujący ją w systemie. Jest sporządzana zgodnie ze wzorem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Wystawiana jest w pliku xml, w którym znajdują się obowiązkowe pola zgodne z obecnie obowiązującymi regulacjami dotyczącymi wystawiania
faktur. Za datę jej wystawienia uważa się datę przeslania do KSeF. 

Elementy e-Faktury

Na fakturze ustrukturyzowanej oprócz obowiązkowych elementów jest miejsce na umieszczenie informacji mających charakter opcjonalny jeżeli wynikają one z dodatkowych warunków ustawowych. Są to między innymi informacje dotyczące pierwotnego numeru identyfikującego nadanego w KSeF, a wskazywanego na wystawianej fakturze korygującej, czy oznaczenia grup towarów i usług (GTU). E-faktura musi posiadać wszystkie niezbędne prawidłowe i kompletne dane, co daje gwarancję, że dokument nie zostanie odrzucony przez system. 

Faktura ustrukturyzowana – czy jest obowiązkowa?

Na dzień dzisiejszy stosowanie faktur ustrukturyzowanych jest dobrowolne. Najprawdopodobniej system będzie obowiązkowy w 2023 roku. Jego stosowanie przynosi szereg korzyści, takich jak między innymi:
  • krótszy czas przewidziany na zwrot podatku z 60 na 40 dni przy nadwyżce podatku naliczonego nad należnym jeżeli zostaną spełnione określone warunki
  • rozliczenie faktury korygującej wystawionej w postaci ustrukturyzowanej bez SLIM VAT (bez posiadania dokumentacji potwierdzającej dokonanie ustaleń z nabywcą)
  • bez konieczności przechowywania faktur w formie papierowej, które mogą być bezpośrednio przetrzymywane w KSeF
  • zwiększona trwałość dokumentów – brak możliwości zagubienia, czy zniszczenia faktury, co oznacza, że nie ma konieczności wystawiania duplikatów
  • przyspieszone płatności
  • obniżenie kosztów obsługi administracyjnej
  • ułatwienia podczas kontroli podatkowej lub sprawdzającej
  • wystawianie faktur zgodnie z jednym wzorem, co oznacza, że dokumenty zostają wystawione i doręczone dużo szybciej.

Przygotowanie do stosowania faktur ustrukturyzowanych

Aby można było wystawiać e-faktury, to działające obecnie systemy księgowe muszą zostać dostosowane do nowych obowiązków. Przede wszystkim wymagana jest aktualizacja obecnego oprogramowania w sposób integrujący je z Krajowym Systemem e-Faktur. Na przystosowanie jest jeszcze trochę czasu, ponieważ przepisy nie zostały jeszcze opublikowane. Przed ich wdrożeniem, Ministerstwo Finansów ma przedstawić projekt, który zostanie poddany pod konsultacje.

Data publikacji: 2022-05-23, autor: FakturaXL

ZADAJ PYTANIE DO ARTYKUŁU