Wielu przedsiębiorców podejmuje współpracę z biurem rachunkowym powierzając mu rozliczenia finansowe. Czasami z pewnych powodów przedsiębiorca chce zmienić obsługujące go biuro.
Powody, dla których przedsiębiorcy najczęściej zmieniają biuro rachunkowe
Przyczyn przemawiających za zmianą biura może być kilka. Do najczęściej występujących należą:
Częste błędy w rozliczeniach – jeżeli przedsiębiorca podejrzewa, że dokumenty oraz rozliczenia firmy nie są prowadzone w sposób rzetelny, to ma prawo sprawdzić pracę biura analizując rozliczenia i wpisy ujęte w Księdze Przychodów i Rozchodów. W tym celu jeżeli nie ma dostępu do wydruków z KPiR powinien poprosić o ich przesłanie w celu dokonania ich dokładnej analizy. Jeżeli okaże się, że rzeczywiście rachunki zawierają błędy i to poważne, to warto rozważyć zmianę biura, ponieważ to przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za nieprawidłowe rozliczenia
Brak informacji o bieżących sprawach finansowych firmy – jednym z obowiązków biura rachunkowego jest udzielanie bieżących informacji na temat sytuacji finansowej firmy. Dzięki nim przedsiębiorca zna dokładne kwoty podatków do zapłaty, ponoszonych kosztów oraz osiąganych przychodów
Bez reprezentacji przed urzędami – reprezentacja przed ZUS-em i US to obecnie jedna z podstawowych czynności, do wykonania której zobowiązuje się biuro rachunkowe. W niektórych instytucjach taka czynność jest dodatkowo płatna. Często przedsiębiorcy rezygnują z usług danego biura ze względu na brak reprezentacji pracowników biura przed urzędami
Bez wsparcia merytorycznego – przedsiębiorcy, zwłaszcza na początku prowadzenia firmy mają wiele pytań i wątpliwości związanych z jej prowadzeniem, dlatego oczekują od księgowych wyjaśnienia niektórych kwestii. Jeżeli księgowa nie będzie potrafiła odpowiedzieć na pojawiające się pytania dotyczące obowiązujących przepisów podatkowych, czy też nie będzie informować o możliwościach związanych z obniżeniem podatku, to w takiej sytuacji podatnik powinien rozważyć zmianę biura rachunkowego
Konieczność osobistego dostarczania dokumentów do siedziby biura rachunkowego – obecnie spora część biur rachunkowych udostępnia możliwość przekazywania dokumentów drogą elektroniczną. Takie rozwiązanie to spora oszczędność czasu. Przykładem takich rozwiązań jest praca na programie Faktura XL.
Najlepszy czas na zmianę biura rachunkowego
Biuro rachunkowe można zmienić w dowolnym czasie. Jednak powinien to być po zamknięciu okresu rozliczenia, złożeniu deklaracji podatkowych i zapłacie podatków. Kolejną ważną kwestią przy zmianie biura jest okres wypowiedzenia umowy. Umowa z reguły nie może być wypowiedziana z dnia na dzień. Zwykle termin na jej wypowiedzenie określony jest w umowie. Najlepszym momentem na zmianę biura rachunkowego jest początek roku podatkowego, jeszcze przed dokonaniem pierwszego rozliczenia w danym roku. Takie rozwiązanie jest korzystne zwłaszcza dla firm zatrudniających wielu pracowników, bądź tych, które prowadzą obrót dużą ilością towaru.
Wybór nowego biura rachunkowego – na co zwrócić uwagę?
Zmieniając biuro rachunkowe należy przede wszystkim wziąć pod uwagę:
bezpieczeństwo dokumentów – warto dopytać się o bezpieczeństwo powierzanych dokumentów, zwłaszcza o sposób ich przechowywania
doświadczenie księgowej – doświadczenie jest bardzo ważne, ale istotne jest też, czy księgowa posiada aktualne informacje na temat pojawiających się nowości w przepisach podatkowych
ubezpieczenie OC – biuro rachunkowe powinno posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. W przypadku pomyłki przedsiębiorca może domagać się od biura wypłaty odszkodowania
przynależność do Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, najstarszej i największej instytucji w Polsce zrzeszającej księgowych
certyfikat Ministra Finansów – jego posiadanie nie jest obowiązkowe, ale warto, aby biuro taki miało, ponieważ jest potwierdzeniem posiadanych kompetencji do wykonywania zawodu księgowego
cenę usług – przed podpisaniem umowy z danym biurem warto jest porównać obowiązujące w nim ceny za usługę, jakie czynności mieszczą się w podanej cenie, a za co trzeba zapłacić dodatkowo
informacje dotyczące nowego biura rachunkowego – warto zapytać się o szczegóły dotyczące współpracy, a zwłaszcza o kwestie, które przeszkadzały przedsiębiorcy w poprzednim biurze.
Przed podjęciem współpracy z nowym biurem rachunkowym dobrze jest też zainteresować się np.:
w jakich godzinach oraz w jakiej formie możliwy jest kontakt z pracownikami biura
do którego dnia miesiąca należy przygotować i dostarczyć dokumentację potrzebną do rozliczenia
czy biuro rachunkowe posiada i udostępnia możliwość wystawiania faktur, a może samo je wystawia w imieniu przedsiębiorcy
sposób otrzymywania informacji o wysokości należnych podatków i o obowiązujących terminach.
Zmiana biura rachunkowego – czynności jakie należy wykonać
1. szukanie nowego biura zgodnie z oczekiwaniami – warto zapoznać się z ofertami pochodzącymi z kilku biur rachunkowych działających w okolicy i porównać je w celu wybrania najbardziej odpowiedniej oferty
2. wypowiedzenie umowy współpracy z dotychczasowym biurem rachunkowym i podpisanie nowej
3. podpisanie stosownych pełnomocnictw do reprezentowania przed urzędami – bez podpisanych pełnomocnictw biuro rachunkowe nie będzie mogło reprezentować przedsiębiorcy przed urzędami. Poprzednio dane pełnomocnictwa powinny zostać odwołane
4. aktualizacja wpisu w CEIDG – każda zmiana w prowadzonej działalności wymaga aktualizacji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, również zmiana podmiotu rozliczającego podatki. Wpis zawiera informacje o miejscu przechowywania dokumentów oraz o podmiocie prowadzącym księgowość firmy. W odpowiedniej rubryce należy podać nazwę oraz adres biura rachunkowego, a także datę, od której nastąpiła zmiana. Wniosek aktualizacyjny należy złożyć w terminie 7 dni od dnia zmiany
5. przeniesienie dokumentacji do nowego biura – wraz ze zmianą biura należy także przenieść całą dokumentację księgową razem z dokumentami przekazywanymi w okresie współpracy oraz tymi, które zostały sporządzone w tym okresie. Przede wszystkim powinny w niej znaleźć się:
