W przypadku dużej części podmiotów gospodarczych prowadzeniem ksiąg rachunkowych zajmują się biura rachunkowe. Czasami w ramach prowadzonej usługi może zdarzyć się, że księgowy pomyli się przy rozliczeniach.
Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o rachunkowości, podmiotem, który ma prowadzić księgi rachunkowe jest jednostka, której one dotyczą, co oznacza, że przedsiębiorstwa powinny prowadzić księgowość we własnym zakresie. Jest to podstawowa zasada, ale zgodnie z zapisem w ust. 2 tej ustawy, dana jednostka może powierzyć ich prowadzenie biuru rachunkowemu. Z kolei w art. 76a ustawy o rachunkowości jest napisane, że usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych traktowane jest jak działalność gospodarcza w rozumieniu przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców i polega na świadczeniu usług w zakresie niżej wymienionych czynności:
prowadzenie ksiąg rachunkowych w oparciu o dowody księgowe, w których ujmuje się zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym
okresowe ustalanie lub sprawdzanie za pomocą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów
wycena aktywów i pasywów, ustalanie wyniku finansowego
sporządzanie sprawozdań finansowych
gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz innej dokumentacji przewidzianej ustawą o rachunkowości.
Działalność usługową w postaci prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą wykonywać osoby, które:
posiadają pełną zdolność do czynności prawnych
nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy.
Poza tym przedsiębiorcy, którzy świadczą usługi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych mają obowiązek posiadania ubezpieczenia OC. Biura rachunkowe są zobowiązane do zawarcia umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością, o której mówi art. 76a ust. 1 ustawy o rachunkowości. Powyższy przepis nie ma odniesienia w stosunku do przedsiębiorców będących biegłymi rewidentami oraz doradcami podatkowymi pod warunkiem, że wcześniej ubezpieczyli się od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem powyższych zawodów.
Odpowiedzialność kierownika jednostki, a błędy w prowadzeniu ksiąg rachunkowych
W art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości jest zapis, że kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie prac związanych z prowadzeniem rachunkowości jakie zostały określone w umowie, jak np.: nadzór nawet jeżeli obowiązki z zakresu rachunkowości przejęła inna osoba lub biuro rachunkowe. Z odpowiedzialności wyłączone jest jedynie przeprowadzenie inwentaryzacji (spis z natury). Odpowiedzialność przyjęta przez inną osobę wymaga formy pisemnej. Jeżeli kierownictwo nad jednostką sprawuje organ wieloosobowy i nie została wskazana osoba odpowiedzialna, to w takim przypadku odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie organu.
Kogo uważa się za kierownika jednostki?
Kierownikiem jednostki może być członek zarządu lub innego organu zarządzającego. W przypadku organu wieloosobowego za kierownika uważa się członków tego organu wyłączając pełnomocników, którzy zostali ustanowieni przez jednostkę. Kierownikiem:
w spółce jawnej i cywilnej są wspólnicy prowadzący sprawy spółki
w spółce partnerskiej są wspólnicy prowadzący sprawy spółki lub zarząd
w spółce komandytowej i spółce komandytowo-akcyjnej są komplementariusze prowadzący sprawy spółki
w działalności gospodarczej osób fizycznych uważa się osobę prowadzącą tę działalność.
W pkt 24 i 25 Standardu Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych jest napisane, że z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości nie jest zwolniony kierownik jednostki nawet w sytuacji kiedy powierzy prowadzenie ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu. Kierownik jednostki powinien zapewnić wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości przez:
staranny wybór przedsiębiorcy prowadzącego działalność w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych
odpowiednie zapisy w umowie o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych
kontrolę dotrzymywania warunków umowy.
W szczególności powinien zwrócić uwagę na postanowienia zawarte w umowie, które wskazują na odpowiedzialność innych osób za określone obszary w rachunkowości. Kierownik jednostki powinien mieć dostęp do rozwiązań, które w łatwy sposób pozwolą mu na bieżąco kontrolować i analizować zapisy dokonywane w księgach rachunkowych (dostęp online, raporty okresowe lub na żądanie).
Odpowiedzialność biura rachunkowego
Za niektóre błędy popełnione w rachunkach odpowiedzialność ponosi biuro rachunkowe. W przypadku kiedy w wyniku błędów biura powstaje np.: zaległość w zapłacie podatku, to jedyną osobą zobowiązaną do zapłaty zadłużenia jest podatnik. Nie może on jednak wymagać, aby biuro, które popełniło błąd uregulowało zaległość podatkową, co nie oznacza, że biuro nie ponosi w tym wypadku żadnej odpowiedzialności. Jednostka ma prawo domagać się od biura rekompensaty. Jest to zgodne z art. 471 Kodeksu cywilnego, w którym jest napisane, że biuro rachunkowości ponosi odpowiedzialność cywilną z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi.
Podsumowanie
Za błędy popełnione w prowadzeniu ksiąg rachunkowych ponosi odpowiedzialność zarówno kierownik danej jednostki (w zakresie nadzoru) jak i samo biuro (w zakresie wykonania obowiązków ustawowych). Za powstanie zaległości podatkowej z racji popełnionych błędów odpowiada podatnik (obowiązek zapłaty zaległości) oraz biuro rachunkowe (odpowiedzialność wobec jednostki wynikająca z przepisów prawa cywilnego).
