Współpraca z zagranicznymi kontrahentami czasami musi być udokumentowana fakturą w obcym języku obowiązującym w kraju, w którym przeprowadzana jest transakcja. O wystawienie faktury w języku innym niż polski, np. w holenderskim często proszą partnerzy z Holandii. Polski przedsiębiorca ma prawo do wystawiania faktur w języku obcym o ile wystawia je na rzecz przedsiębiorcy zagranicznego lub polskiego prowadzącego firmę w danym kraju bądź na rzecz konsumenta zagranicznego.
Kto i w jaki sposób może wystawić fakturę po holendersku? Dane na fakturze
Jeżeli przedsiębiorca z Polski prowadzi działalność gospodarczą w Holandii lub prowadzi współpracę z przedsiębiorcami holenderskimi może wystawiać faktury w języku holenderskim, ale musi pamiętać, aby dokument był sporządzony zgodnie z przepisami i zawierał określone informacje.
Na fakturze obcojęzycznej powinny znaleźć się między innymi dane określające strony transakcji, takie jak:
pełne nazwy firm będących stronami transakcji, sprzedawcy i nabywcy wraz z ich adresami
numery identyfikacyjne podatników, tzw. BTW–nummer
pozostałe informacje dotyczące transakcji:
opis sprzedawanych towarów/usług
ilość towarów/usług
cena jednostkowa
stawki podatku VAT
całkowita kwota do zapłaty.
Wszystkie wymienione informacje powinny być umieszczone na fakturze w języku holenderskim, a przedsiębiorca musi zadbać o prawidłowe ich przetłumaczenie z języka polskiego. Umieszczenie wymaganych informacji powinno odbyć się z uwzględnieniem przepisów lokalnych oraz standardów wymaganych przy wystawianiu faktur.
Holenderska faktura VAT, czyli BTW–factuur – pozostałe dane, które powinny znaleźć się na dokumencie
Faktura VAT w Holandii oprócz danych wymienionych powyżej powinna zawierać:
numer VAT sprzedawcy oraz nabywcy, ale tylko wtedy, kiedy nabywca jest zarejestrowanym płatnikiem podatku VAT
kwoty podatku VAT przypadające na każdą stawkę podatku i całkowitą kwotę VAT
łączną kwotę do zapłaty, w tym także VAT
numer Izby Handlowej KVK o ile podatnik jest w niej zarejestrowany
datę wystawienia faktury
numer faktury, który musi być unikalny i powinien być nadany wg serii
datę dostawy towarów/usług
stawkę podatku VAT (BTW) w wysokości 9% lub 21%, która zależy od rodzaju dostarczonego towaru lub świadczonej usługi.
W przypadku, kiedy usługi nie są opodatkowane VAT (BTW), to na fakturze należy umieścić zapis, jak np.: „Praca zwolniona z podatku VAT (BTW)”.
Jak stanowią holenderskie przepisy podatkowe faktury VAT w Holandii powinny być przechowywane co najmniej przez okres 7 lat. Faktury za nieruchomości przechowuje się nawet przez okres 10 lat. Dokumenty mogą być archiwizowane w formie papierowej lub cyfrowej i koniecznie muszą spełniać określone wymagania. W przeciwnym razie administracja może nie zaakceptować wystawionego dokumentu i taka faktura będzie musiała zostać poprawiona.
Faktura uproszczona
W Holandii istnieje możliwość wystawienia tzw. prostej faktury. Jeżeli kwota transakcji zawarta na fakturze razem z podatkiem VAT (BTW) wynosi 100 EURO lub mniej, to przedsiębiorca nie musi umieszczać na niej wszystkich informacji wymienionych powyżej.
Na takiej uproszczonej fakturze powinny znaleźć się przynajmniej takie dane jak:
data wystawienia faktury
imię i nazwisko lub nazwa podatnika
adres podatnika
opis towarów/usług
kwota podatku VAT (BTW).
Faktura proforma
Przedsiębiorcy mogą także sporządzać fakturę proforma (Proforma Factuur). Dokument nie jest zwykłą fakturą dokumentującą sprzedaż. Nie jest też dokumentem księgowym, dlatego proforma nie może być brana pod uwagę przy rozliczeniach podatkowych. Jej zadaniem jest przede wszystkim przedstawienie oferty handlowej. Może też określać warunki sprzedaży. Co do zasady proforma powinna zawierać informacje ujęte na zwykłej fakturze VAT. To co jest ważne, to musi się na niej znaleźć oznaczenie „PROFORMA”.
Wygląd faktury – wzór
W zasadzie brak jest jakichkolwiek wymagań prawnych dotyczących wyglądu faktury wystawianej w Holandii. Jednak uznaje się, że faktura powinna posiadać logiczną strukturę z widocznym logo i nazwą firmy, z której jednoznacznie wynika za co i w jakiej wysokości klient musi zapłacić. Z reguły format faktury przedstawia się w poniższy sposób. Poszczególne wiersze ułożone są w formacie:
koszty produktów lub usług
koszty materiałów
wydatki takie jak np.: kilometry, wydatki biurowe
koszty specyficzne dla danego sektora, jak np.: opłaty za wysłane wezwanie oraz dopłaty środowiskowe
koszty pracy
VAT (BTW).
Przykład faktury holenderskiej – wg wzoru, tłumaczenia słów
Niżej przedstawiony wzór faktury holenderskiej może pomóc przedsiębiorcy przy wystawianiu faktur po holendersku. Znajdują się w nim wszystkie podstawowe elementy, które powinny znaleźć się na dokumencie, takie jak np.: numer faktury, wymagane daty, dane stron transakcji.
Tłumaczenia podstawowych oznaczeń znajdujących się na holenderskiej fakturze.
Voorbeeld factuur – przykładowa faktura
Factuur – faktura
Factuurnummer – numer faktury
Factuurdatum – data faktury
Vervaldatum – data ważności
Verkoper – sprzedawca
Bedrijfsnaam – nazwa firmy
BTW-nummer – numer VAT
Koper – nabywca
Omschrijving – opis.
Podsumowanie
Jeżeli polski sprzedawca spełnia określone wymagania, to ma prawo do wystawienia faktury w języku holenderskim. Faktura wystawiona po holendersku musi zostać sporządzona w prawidłowy sposób zgodnie z przepisami i wymaganiami holenderskimi.
