W 2026 roku wprowadzono obowiązek fakturowania w KSeF. Od 1 stycznia 2027 roku wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie wiązało się z nowym zobowiązaniem. W tytule płatności za faktury będą musiały zostać zawarte numery dokumentów z KSeF. W sytuacji, kiedy płatność będzie dotyczyła kilku faktur, to przedsiębiorca zostanie zobowiązany do podania identyfikatora zbiorczego nadanego w KSeF.
Zbiorczy identyfikator KSeF – idea wprowadzenia, ulga dla przedsiębiorców
Czasami przedsiębiorcy za pomocą jednego przelewu regulują płatności wynikające z kilku, a nawet kilkunastu faktur. W takiej sytuacji wpisywanie numeru z każdego uwzględnionego dokumentu może być pewną trudnością, zwłaszcza jeżeli przedsiębiorca otrzymuje od jednego dostawcy większą liczbę faktur. W związku z tym, aby ulżyć przedsiębiorcom zostanie wprowadzony identyfikator zbiorczy, czyli specjalny numer nadany w KSeF. Jego uzyskanie będzie możliwe już przy otrzymaniu dwóch e-faktur wystawionych przez tego samego sprzedawcę. Oznacza to, że przedsiębiorca nie będzie musiał już wpisywać w tytule przelewu oddzielnie numerów KSeF pochodzących z kilku dokumentów, a jedynie umieści jeden identyfikator, w którym znajdą się oznaczenia wszystkich opłacanych faktur.
Czym będzie identyfikator zbiorczy KSeF?
Identyfikator zbiorczy, czyli zbiorczy identyfikator płatności/KSeF IZ to specjalny numer wygenerowany w Krajowym Systemie e-Faktur składający się z 35 znaków. Jego najważniejsze cechy to:
możliwość agregacji faktur – można łączyć przynajmniej dwie niezależne od siebie faktury ustrukturyzowane wystawione przez jednego sprzedawcę w jeden wspólny numer
możliwość wykonania płatności za wiele faktur za pomocą jednego przelewu – przedsiębiorca nie będzie musiał w tytule przelewu bankowego wpisywać oddzielnych numerów KSeF z kilku, a nawet kilkunastu dokumentów. Wystarczy, że w tytule przelewu umieści identyfikator zbiorczy
możliwość stosowania – identyfikator zbiorczy może wygenerować zarówno wystawca jak i odbiorca faktur. Mogą to zrobić bezpośrednio w systemie KSeF, a także przez zintegrowane systemy finansowo-księgowe.
Identyfikator zbiorczy – wygląd
Identyfikator zbiorczy KSeF będzie zbudowany z 35 znaków, na które będą składać się:
numer NIP wykorzystywany podczas uwierzytelniania danego podmiotu chcącego wygenerować identyfikator zbiorczy
oznaczenie IZ
miesiąc i rok utworzenia identyfikatora
unikalny ciąg znaków
cyfry kontrolne.
Przykładowy identyfikator zbiorczy może mieć następującą postać:
9999999999-IZ202602-FFFFFFFFFFFF-FF
Taka budowa pozwoli łatwo odróżnić identyfikator od numeru faktury wystawionej w KSeF
Kogo będzie dotyczył nowy obowiązek?
Począwszy od stycznia 2027 roku wszyscy podatnicy, którzy będą dokonywali płatności za faktury ujęte w KSeF zostaną zobowiązani do podawania w tytule przelewu numeru faktury lub w przypadku kilku faktur numeru identyfikatora zbiorczego.
Obowiązkiem zostaną objęci również podatnicy zagraniczni, którzy w Polsce są zarejestrowani do VAT i nie posiadają w kraju siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej oraz nie mają obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Nowymi obowiązkami zostaną obarczeni nie tylko wystawcy faktur i płatnicy, ale również odbiorcy przelewów. Otrzymanie płatności, dla której został użyty identyfikator zbiorczy będzie oznaczało konieczność sprawdzenia zawartości identyfikatora w celu ustalenia numerów faktur objętych przelewem. Oznacza to, że systemy finansowo-księgowe oraz wszelkie procedury księgowe będą musiały zostać dostosowane do nowych obowiązków w taki sposób, aby można było automatycznie powiązać dany identyfikator zbiorczy z prawidłowymi dokumentami w Krajowym Systemie e-Faktur. Duże przedsiębiorstwa zostaną zobowiązane do wprowadzenia narzędzia przeznaczonego do generowania i dekodowania identyfikatorów zbiorczych.
Identyfikator zbiorczy – kiedy będzie niezbędny?
Faktura VAT wystawiona przez sprzedawcę identyfikowana jest za pomocą numeru nadanego jej przez sprzedawcę. W momencie przyjęcia jej przez KSeF zostaje jej przydzielony dodatkowy i unikalny numer identyfikujący ją w KSeF. Numer nadawany jest automatycznie przez Ministerstwo Finansów i jest inny niż ten przydzielony przez przedsiębiorcę zgodnie z prowadzoną przez niego numeracją.
Od 1 stycznia 2027 roku numer KSeF będzie musiał być stosowany również przy niektórych płatnościach, a w niektórych przypadkach stosowany będzie identyfikator zbiorczy, jak na przykład przy:
dokonywaniu płatności zbiorczych, takich jak np.: jeden przelew w miesiącu obejmujący więcej niż jedną fakturę
kompensacie oraz innych rozliczeniach wielopozycyjnych
rozliczaniu faktur korygujących, np.: korekty in minus lub korekty kilku wcześniej wystawionych faktur.
W powyższych sytuacjach zastosowanie identyfikatora zbiorczego da możliwość właściwego połączenia konkretnej płatności z kilkoma prawidłowymi fakturami KSeF.
Generowanie identyfikatora zbiorczego
Identyfikator zbiorczy będzie można wygenerować poprzez Aplikację Podatnika KSeF jak również za pośrednictwem zewnętrznych programów finansowo-księgowych, które korzystają z interfejsu API KSeF.
Przedsiębiorcy po podaniu identyfikatora zbiorczego uzyskają możliwość:
sprawdzenia numerów KSeF wpisanych do tego identyfikatora
sprawdzenia, w których identyfikatorach wykorzystano dany numer KSeF.
Identyfikator zbiorczy, a mechanizm podzielonej płatności
Od 1 stycznia 2027 roku przy płatnościach za jedną fakturę dokonywanych w ramach split payment przedsiębiorca w komunikacie przelewu MPP będzie wskazywał numer dokumentu nadanego w KSeF. Przedsiębiorca będzie mógł również zapłacić jednym przelewem w ramach split payment za kilka wybranych faktur. W tej sytuacji zobowiązany będzie do podania identyfikatora zbiorczego z KSeF.
Zmiany w firmach od 2027 roku
W związku z wprowadzeniem nowych zasad Krajowy System e-Faktur będzie nie tylko służył do wystawiania i odbierania faktur. Od nowego roku wszyscy przedsiębiorcy, którzy będą zlecali pojedyncze przelewy, a także firmy wykonujące płatności zbiorcze będą musiały mieć łatwy dostęp do numeru KSeF opłacanego dokumentu. Przedsiębiorca korzystający z programu finansowo-księgowego powinien otrzymać możliwość powiązania danego dokumentu z numerami KSeF i wygenerowania identyfikatora zbiorczego.
Identyfikator zbiorczy, a numer nowej faktury KSeF
Identyfikator zbiorczy to dodatkowe oznaczenie zawierające kilka faktur o różnej numeracji. Sporządza się go jedynie na potrzeby dokonania danej płatności. Jego wygenerowanie nie oznacza, że kilka dokumentów zostało połączone w jeden. W dalszym ciągu każda pojedyncza faktura pozostaje samodzielnym dokumentem posiadającym indywidualny numer nadany przez sprzedawcę w momencie jego wystawiania oraz posiadającym własny numer KSeF.
Faktury wystawiane w trybie offline
W przypadku dokumentów wystawianych offline fakturze nie zostaje nadany numer KSeF, ponieważ taki numer może zostać jej przydzielony wyłącznie podczas rzeczywistego połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur. Numer zostaje utworzony w późniejszym czasie, kiedy dokument zostanie przesłany i przyjęty przez system e-Faktur. Oznacza to, że w przypadku, kiedy system nie będzie dostępny np. z powodu awarii, to faktura zostanie wystawiona w trybie offline i nie zostanie w nim ujęta. W tej sytuacji przedsiębiorca nie będzie musiał wskazywać numeru dokumentu w wykonywanym przelewie.
Jak będą wyglądały przelewy od 1 stycznia 2027 roku? Przykład
Począwszy od 1 stycznia 2027 roku czynni podatnicy VAT, którzy będą opłacali należności wynikające z faktur ustrukturyzowanych na rzecz innego czynnego podatnika VAT będą musieli obowiązkowo wskazywać właściwe oznaczenia KSeF. Płatność za jedną fakturę będzie wymagała podania jej numeru KSeF. Z kolei płatność, na którą będzie składać się większa ilość dokumentów będzie mogła zawierać jeden identyfikator zbiorczy obejmujący dokumenty, za które będzie realizowana płatność.
Zgodnie z przepisami każdy dokument wystawiony w KSeF posiada swój indywidualny numer. Od 1 stycznia 2027 roku nabywca chcąc dokonać płatności za kilka dokumentów wystawionych w KSeF za pomocą jednego przelewu nie będzie musiał już umieszczać w tytule przelewu numerów ze wszystkich faktur. Wystarczy, że wygeneruje identyfikator zbiorczy, w którym ujmie wszystkie dokumenty dotyczące przelewu.
Przygotowanie do wdrożenia nowych obowiązków
Do wprowadzenia w życie nowych obowiązków pozostało jeszcze trochę czasu. Przedsiębiorcy mogą więc na spokojnie przygotować się na nadchodzące nowe obowiązki, dlatego warto, aby już teraz:
przyjrzeli się jak przebiegają u nich procesy płatnicze, czyli powinni sprawdzić, w których sytuacjach będą koniecznie musieli zastosować identyfikator zbiorczy, a kiedy wystarczy, że podadzą tylko numer KSeF faktury
podjęli decyzję co do wprowadzenia potrzebnych narzędzi, które pozwolą automatycznie:
generować identyfikatory zbiorcze wykorzystywane przy dokonywaniu płatności za wiele faktur
dekodować identyfikatory zbiorcze dla odbiorców płatności i powiązania ich z fakturami w Krajowym Systemie e-Faktur
przygotowali się do stosowania pewnych zasad:
kiedy będzie używany identyfikator zbiorczy, a kiedy wystarczy podać numer faktury KSeF
kto i w jaki sposób będzie odpowiadał od strony księgowej i finansowej za generowanie oraz dekodowanie identyfikatorów zbiorczych.
Podsumowanie - o czym przedsiębiorca powinien pamiętać?
Po wprowadzeniu zmian przedsiębiorca musi pamiętać, że jedna faktura może mieć różne oznaczenia. Podstawowym numerem każdej faktury jest ten, który nadaje jej osoba wystawiająca, jak np.: FV/1/05/26. W momencie przyjęcia dokumentu przez system e-Faktur otrzymuje on automatycznie numer, pod którym będzie można odszukać go w KSeF. Dodatkowo przedsiębiorca może wygenerować identyfikator zbiorczy, jeżeli będzie opłacał jednym przelewem przynajmniej dwie faktury, co pozwoli mu za pomocą jednego oznaczenia wskazać w tytule przelewu określone numery dokumentów nadane w KSeF.
Od 1 stycznia 2027 roku Krajowy System e-Faktur będzie służył nie tylko do nadawania i odbierania faktur, ale będzie stosowany także podczas dokonywania płatności wynikających z konkretnych dokumentów. W przypadku przelewów dokonywanych za kilka faktur otrzymanych od jednego sprzedawcy, przedsiębiorca nie będzie musiał wpisywać w tytule przelewu numeru każdej faktury. Wystarczy, że wygeneruje identyfikator zbiorczy, który będzie obejmował konkretne numery dokumentów, za które będzie realizowany dany przelew.
