Czy podczas zawieszenia działalności płaci się ZUS?

Zawieszenie działalności gospodarczej to istotne narzędzie w rękach przedsiębiorcy, pozwalające czasowo wycofać się z aktywności biznesowej bez konieczności jej likwidacji. Powody takiej decyzji bywają różne – od trudności finansowych, przez kwestie zdrowotne, aż po potrzebę restrukturyzacji. Jednym z najczęściej zadawanych pytań w tym kontekście jest kwestia zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Czy w okresie zawieszenia działalności należy płacić składki ZUS? Odpowiedź nie jest jednoznaczna i zależy od szeregu czynników, w tym rodzaju składki, momentu zawieszenia i ewentualnych decyzji dotyczących dobrowolnych ubezpieczeń.

Zawieszenie działalności – definicja i konsekwencje

Zgodnie z przepisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, przedsiębiorca niezatrudniający pracowników może zawiesić wykonywanie działalności na dowolny okres – minimalnie na 30 dni. W przypadku podmiotów wpisanych do KRS, okres zawieszenia jest ograniczony do maksymalnie 24 miesięcy. W tym czasie nie jest dozwolone prowadzenie działalności ani osiąganie bieżących przychodów, choć możliwe jest podejmowanie czynności zabezpieczających źródło przychodu – jak chociażby regulowanie zobowiązań czy wynajem składników majątku firmy.

Zawieszenie działalności nie wymaga likwidacji firmy, a po jego zakończeniu możliwe jest szybkie wznowienie działalności bez konieczności ponownej rejestracji.

ZUS a zawieszenie działalności – status ubezpieczonego

Z perspektywy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zawieszenie działalności wiąże się z wyrejestrowaniem przedsiębiorcy z obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Procedura rozpoczyna się poprzez złożenie wniosku CEIDG-1 (w tym samym formularzu, który stosuje się do rejestracji działalności), na podstawie którego ZUS przeprowadza automatyczną aktualizację danych, skutkującą:

• wyrejestrowaniem płatnika składek (ZUS ZWPA),
• wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych (ZUS ZWUA),
• wyrejestrowaniem członków rodziny lub osób współpracujących (ZUS ZCNA).

Z chwilą zawieszenia działalności ustaje zatem obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Oznacza to, że przedsiębiorca nie musi ich uiszczać ani składać deklaracji rozliczeniowych przez cały okres zawieszenia. Status ubezpieczonego wygasa z dniem zawieszenia i przywracany jest dopiero w dniu wznowienia działalności.

Zawieszenie w trakcie miesiąca – rozliczenia proporcjonalne

Szczególną sytuacją jest zawieszenie działalności w trakcie trwania miesiąca kalendarzowego. W takim przypadku składki na ubezpieczenia społeczne należy obliczyć proporcjonalnie do liczby dni, w których działalność była aktywnie prowadzona. Mechanizm ten nie dotyczy jednak składki zdrowotnej, która – co istotne – podlega opłaceniu za cały miesiąc, niezależnie od liczby dni aktywności.

Dla składek społecznych procedura wygląda następująco:

• minimalną podstawę wymiaru składek dzieli się przez liczbę dni kalendarzowych w miesiącu,
• otrzymaną wartość mnoży się przez liczbę dni prowadzenia działalności (wliczając dni wolne),
• tak ustaloną podstawę wykorzystuje się do naliczenia należnych składek.

Dla składki zdrowotnej nie przewiduje się proporcjonalnego naliczania – obowiązuje pełna składka, co może być niekorzystne dla przedsiębiorców zawieszających działalność pod koniec miesiąca.

Składki dobrowolne – ubezpieczenie emerytalne, rentowe i zdrowotne

Choć zawieszenie działalności oznacza brak obowiązku opłacania składek, przedsiębiorca może zdecydować się na dobrowolne kontynuowanie wybranych ubezpieczeń. Taka możliwość dotyczy ubezpieczenia emerytalnego i rentowego – pod warunkiem, że osoba zawieszająca działalność nie posiada innego tytułu do objęcia tymi ubezpieczeniami (np. umowy o pracę).

Dobrowolne przystąpienie do ubezpieczeń społecznych następuje przez złożenie wniosku ZUS ZUA; podstawy wymiaru składek pozostają takie same jak przed zawieszeniem:

• 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia – dla osób opłacających składki na zasadach ogólnych,
• 30% minimalnego wynagrodzenia – dla przedsiębiorców korzystających z preferencyjnych składek (przez pierwsze 24 miesiące działalności).

Z kolei ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe nie może być opłacane w okresie zawieszenia – nawet dobrowolnie. Tym samym przedsiębiorca traci w tym czasie prawo do świadczeń takich jak zasiłek chorobowy czy świadczenie rehabilitacyjne.

Warto również rozważyć kwestię ubezpieczenia zdrowotnego; gdyż po upływie 30 dni od daty zawieszenia działalności, przedsiębiorca traci prawo do świadczeń finansowanych przez NFZ; aby je utrzymać, możliwe są trzy ścieżki:

• zgłoszenie jako członek rodziny – jeżeli inny członek rodziny objęty jest ubezpieczeniem zdrowotnym (np. małżonek pracujący zawodowo), przedsiębiorca może zostać zgłoszony jako osoba współubezpieczona,
• rejestracja jako osoba bezrobotna – po zarejestrowaniu się w powiatowym urzędzie pracy, składki zdrowotne opłaca urząd; w przypadku pobierania zasiłku dla bezrobotnych, są one potrącane z wypłat,
• dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne w NFZ – możliwe jest również indywidualne zawarcie umowy z Narodowym Funduszem Zdrowia; w takim przypadku składka wynosi 9% od zadeklarowanej podstawy (nie niższej niż przeciętne wynagrodzenie), w III kwartale 2024 roku składka wynosiła 735,18 zł miesięcznie.

Obowiązki sprawozdawcze wobec ZUS

W trakcie zawieszenia działalności nie ma obowiązku składania deklaracji ZUS DRA ani żadnych innych dokumentów rozliczeniowych. Obowiązek ten zostaje przywrócony dopiero po wznowieniu działalności gospodarczej, kiedy to należy zaktualizować dane i dokonać ponownego zgłoszenia do ubezpieczeń.

Jeżeli zawieszenie nastąpiło w trakcie miesiąca, przedsiębiorca ma obowiązek przekazania do ZUS dokumentów rozliczeniowych za część miesiąca, w której działalność była prowadzona.

Podsumowanie

Zawieszenie działalności gospodarczej automatycznie zwalnia przedsiębiorcę z obowiązku opłacania składek ZUS – zarówno społecznych, jak i zdrowotnych. Ubezpieczenia obowiązkowe ustają z dniem zawieszenia i nie trzeba ich opłacać aż do momentu wznowienia działalności. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy zawieszenie następuje w trakcie miesiąca – wówczas składki społeczne naliczane są proporcjonalnie, a składka zdrowotna musi być opłacona w pełnej wysokości.

Przedsiębiorcy mogą jednak zdecydować się na kontynuowanie wybranych ubezpieczeń na zasadach dobrowolnych. Szczególną uwagę warto zwrócić na ubezpieczenie zdrowotne, którego brak może skutkować utratą prawa do korzystania z publicznej opieki zdrowotnej już po 30 dniach od zawieszenia.

Decyzja o zawieszeniu działalności wymaga zatem dokładnej analizy nie tylko z punktu widzenia operacyjnego, ale również ubezpieczeniowego. Odpowiednie zaplanowanie tego procesu pozwala ograniczyć niekorzystne skutki finansowe i zabezpieczyć interesy przedsiębiorcy na czas przerwy w prowadzeniu działalności.

Data publikacji: 2025-06-23, autor: FakturaXL