Czy można korzystać z firmowego konta przy zawieszonej działalności?
W niektórych okolicznościach przedsiębiorcy decydują się na zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej. Taka czynność wywołuje pewne skutki zarówno prawne jak i administracyjne.
Zawieszenie działalności gospodarczej oznacza przerwę w prowadzeniu firmy bez konieczności całkowitego zamknięcia przedsiębiorstwa. Najczęstszymi powodami, dla których przedsiębiorcy korzystają z możliwości zawieszenia prowadzenia firmy są problemy finansowe, osobiste lub organizacyjne. Podczas zawieszenia przedsiębiorca nie może wykonywać niektórych czynności firmowych. Zwolniony jest też z ponoszenia kosztów z tytułu regulowania składek na ZUS i zaliczek na podatek oraz składania deklaracji VAT. Jednocześnie w okresie zawieszenia działalności firma nie może osiągać przychodów. Dozwolone jest jedynie regulowanie zobowiązań, przyjmowanie należności czy sprzedaż wyposażenia. Działalność mogą zawiesić jedynie przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą oraz spółki cywilne niezatrudniające pracowników na umowę o pracę.
Od tej reguły istnieje kilka wyjątków. Jeżeli przedsiębiorca zatrudnia wyłącznie osoby przebywające na:
urlopie macierzyńskim
urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego
urlopie rodzicielskim, wychowawczym lub uzupełniającym macierzyńskim
również może skorzystać z możliwości zawieszenia działalności. Jedynym warunkiem, który musi być spełniony jest fakt, że osoby te nie mogą pracować w tym czasie u pracodawcy, który udzielił im urlopu.
Jak zawiesić działalność gospodarczą?
Przedsiębiorca musi zgłosić zawieszenie prowadzenia działalności gospodarczej na właściwie wypełnionym wniosku CEIDG-1. Na formularzu powinien zaznaczyć pola wskazujące na:
datę rozpoczęcia zawieszenia działalności
przewidywaną datę wznowienia działalności.
Prowadzenie działalności gospodarczej może być zawieszone na czas nieokreślony i wznowione w każdym momencie po wcześniejszym zgłoszeniu na druku CEIDG-1, na którym przedsiębiorca je odwołuje. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych wpisanych do CEIDG minimalny okres zawieszenia wynosi 30 dni i może trwać przez czas nieokreślony bez terminu. Z kolei przedsiębiorcy ujęci w KRS mają możliwość zawieszenia prowadzenia firmy maksymalnie na okres 24 miesięcy. Po upływie tego czasu, jeżeli przedsiębiorca sam nie odwiesi zawieszenia, to sąd wznowi taką działalność z automatu. Przedsiębiorca nie musi oddzielnie informować o zawieszeniu ani ZUS-u, ani Urzędu Skarbowego. Taki obowiązek spoczywa bowiem na Urzędzie Miasta lub gminy, do którego trafi formularz CEIDG-1.
Zawieszenie działalności gospodarczej – znaczenie dla przedsiębiorcy, które czynności są dozwolone?
Przedsiębiorca, który zawiesi prowadzenie działalności gospodarczej nie może w okresie zawieszenia prowadzić działalności zarobkowej, czyli nie może sprzedawać i świadczyć nowych usług.
Dozwolone są jedynie określone czynności prawne i administracyjne, takie jak np.:
odbieranie zaległych należności
regulowanie zobowiązań powstałych przed zawieszeniem
sprzedaż środków trwałych i wyposażenia oraz przyjmowanie wpływów z ich sprzedaży
ponoszenie kosztów potrzebnych do utrzymania źródła przychodów
zarządzanie składnikami firmy, jak np. wynajem lokalu
przygotowywanie się do wznowienia wykonywania działalności gospodarczej przez inwestycje i szkolenia
prowadzenie korespondencji firmowej
czynności archiwizacyjne dokumentów
udział w postępowaniach sądowych, administracyjnych lub kontrolach.
Konto firmowe przy zawieszeniu działalności
Zawieszenie prowadzenia działalności gospodarczej nie wymaga zamknięcia konta firmowego. Taki rachunek może działać również w okresie zawieszenia. Jednak korzystanie z niego powinno być ograniczone do kilku czynności. W tej sytuacji najlepsze jest konto działające tylko w razie potrzeby, które można zawieszać i wznawiać w czasie, w którym będzie potrzebne do wykonywania czynności firmowych.
W okresie zawieszenia przedsiębiorca może:
odbierać przelewy za wcześniejsze należności i zaległe płatności od kontrahentów
przyjmować środki ze sprzedaży środków trwałych
opłacać zobowiązania sprzed zawieszenia
regulować należności potrzebne do utrzymania lub zabezpieczenia źródła przychodu, co oznacza, że należy opłacać faktury kosztowe np.: za leasing, abonament telefoniczny, Internet, czynsz, hosting itp.
Ponadto zaleca się zawieszenie płatności cyklicznych, które niekoniecznie muszą być opłacane.
Zawieszenie działalności gospodarczej – zobowiązania wobec ZUS i US po zawieszeniu
W okresie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca nie ma obowiązku regulowania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne ZUS pod warunkiem, że zawieszenie obowiązywało przez cały miesiąc kalendarzowy. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedsiębiorca dobrowolnie zgłosił się do ubezpieczenia zdrowotnego i opłacał składkę zdrowotną. W okresie zawieszenia nie ma obowiązku składania deklaracji VAT i plików JPKV7 pod warunkiem, że zawieszenie trwa przez cały okres rozliczeniowy. Jeżeli w okresie zawieszenia zostaną podjęte czynności podlegające opodatkowaniu, jak np. sprzedaż środka trwałego czy import usług, to w takiej sytuacji przedsiębiorca zobowiązany jest do złożenia deklaracji.
Zawieszenie działalności nie zwalnia podatnika ze złożenia rocznej deklaracji PIT. Przedsiębiorca ma obowiązek ją złożyć nawet wtedy, kiedy działalność była zawieszona przez większą część roku.
