Jak zawiesić i odwiesić działalność gospodarczą? Zasady i terminy

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej daje dużą elastyczność, ale czasem wymaga dostosowania się do zmieniających się okoliczności życiowych lub zawodowych. Zdarzają się sytuacje, w których przedsiębiorca nie może lub nie chce kontynuować prowadzenia firmy przez pewien czas – z powodów zdrowotnych, rodzinnych, finansowych czy organizacyjnych. Na szczęście polskie prawo przewiduje możliwość zawieszenia działalności gospodarczej bez konieczności jej zamykania. Co więcej, w późniejszym czasie działalność można łatwo odwiesić. Wszystko odbywa się za pośrednictwem CEIDG i – co ważne – jest całkowicie bezpłatne.

Kiedy można zawiesić działalność gospodarczą?

Zgodnie z przepisami, prowadząc działalność gospodarczą wpisaną do Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) jako przedsiębiorca – jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) – możliwe jest zawieszenie jej wykonywania w dowolnym momencie. Nie trzeba podawać uzasadnienia czy zgody urzędu.

Do najczęstszych powodów zawieszenia należą m.in.:

• czasowe trudności finansowe,
• brak klientów lub spadek przychodów,
• podjęcie pracy na etacie lub w innym wymiarze czasowym,
• konieczność opieki nad dzieckiem lub osobą bliską,
• wyjazd za granicę lub dłuższa nieobecność,
• potrzeba „odpoczynku” od prowadzenia firmy lub restrukturyzacji.

Choć powód nie musi być podawany, to warunki formalne muszą być spełnione.

Warunek zatrudnienia

Podstawowym warunkiem prawnym jest to, że przedsiębiorca nie może w chwili składania wniosku zatrudniać pracowników na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania lub wyboru. Jeśli natomiast przedsiębiorca współpracuje z podwykonawcami, korzysta z umów zlecenia lub dzieła – to w większości przypadków nie stoi na przeszkodzie zawieszeniu działalności, choć należy zwrócić uwagę na konsekwencje ubezpieczeniowe i podatkowe.

Warto zauważyć, że warunek ten dotyczy działalności w rejestrze CEIDG – dla podmiotów wpisanych do Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) zasady mogą być bardziej restrykcyjne.

Ile może trwać zawieszenie działalności?

W przypadku przedsiębiorców wpisanych do CEIDG minimalny okres zawieszenia wynosi 30 dni. Niektóre źródła wskazują, że praktycznie można zawiesić działalność na czas nieokreślony (czyli bez wskazania daty wznowienia).

Dla porównania – w przypadku jednostek wpisanych do KRS ustawodawca przewidział zawieszenie od 30 dni do 24 miesięcy.

Warto zwrócić uwagę na pewien wyjątek: jeśli okres zawieszenia obejmuje wyłącznie pełny miesiąc luty (np. luty w roku nieprzestępnym 28 dni), za minimalny okres przyjmuje się liczbę dni tego miesiąca.

Procedura zawieszenia działalności – krok po kroku

Poniżej przedstawiono typową ścieżkę zawieszenia działalności gospodarczej:

• wejść na stronę portalu usług przedsiębiorcy (np. biznes.gov.pl) lub bezpośrednio operatora CEIDG,
• zalogować się z użyciem Profilu Zaufanego lub e-dowodu albo udać się osobiście do urzędu właściwego ze względu na siedzibę przedsiębiorcy,
• wybrać opcję „Zmień dane w CEIDG” lub formularz CEIDG-1,
• w formularzu wskazać datę rozpoczęcia zawieszenia (może to być dzień złożenia wniosku, data przyszła, a w niektórych przypadkach data przeszła) oraz ewentualnie datę wznowienia działalności (jeżeli została uprzednio ustalona),  
• zatwierdzić i wysłać wniosek – online lub w sposób tradycyjny (osobiście, pocztą). Formularz wysłany przez Internet jest najwygodniejszą opcją,
• po złożeniu wniosku aktualizacja zostaje automatycznie przekazana do odpowiednich instytucji: Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), Urzędu Skarbowego oraz Główny Urząd Statystyczny (GUS) lub bazy REGON.

Zawieszenie jest bezpłatne – nie trzeba wnosić żadnej opłaty ani uzasadniać decyzji.

Ubezpieczenia i podatki

W okresie zawieszenia przedsiębiorca nie opłaca składek ZUS z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej (choć mogą być wyjątki, np. dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne).
Nie ma obowiązku składania deklaracji podatkowych wynikających z prowadzenia działalności (np. zaliczek PIT, pliku JPK_V7 w VAT) za pełne okresy zawieszenia, choć w niektórych sytuacjach (np. sprzedaż środka trwałego) może powstać obowiązek podatkowy.
Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów (w przypadku ryczałtu) nadal obowiązuje – nawet jeśli przychody są zerowe.

Ograniczenia w prowadzeniu działalności

W okresie zawieszenia działalności gospodarczej obowiązuje zakaz prowadzenia jej w zakresie wskazanym w wpisie, a więc niedozwolone jest osiąganie przychodów z tej działalności.
Z drugiej strony, przedsiębiorca może:

• dokonywać czynności niezbędnych do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów (np. sprzedaż środków trwałych),
• przyjmować należności lub regulować zobowiązania powstałe przed zawieszeniem.

Jeśli przedsiębiorca nie opłaca składek zdrowotnych w związku z zawieszeniem działalności, po upływie 30 dni może utracić prawo do świadczeń zdrowotnych. Z tego względu warto rozważyć alternatywne ubezpieczenie lub podjęcie zatrudnienia.

Wznowienie działalności – kiedy i jak to zrobić?

Wznowienie działalności gospodarczej („odwieszenie”) to przywrócenie aktywnego statusu firmy. Procedury są różne. 

Jeśli przy zawieszeniu działalności wskazano konkretną datę wznowienia, to po upływie tego terminu firma automatycznie przechodzi w stan aktywny – bez konieczności składania oddzielnego wniosku.

Wniosek o wznowienie działalności trzeba złożyć, gdy:

• zawieszenie było na czas nieokreślony,
• przedsiębiorca chce wznowić działalność przed wskazanym wcześniej terminem,
• nie wskazano wcześniej daty wznowienia.

Procedura krok po kroku

• Zalogować się do systemu CEIDG lub odwiedzić urząd gminy/miasta.
• Wybrać „Zmień dane w CEIDG” lub odpowiednią opcję w formularzu.
• Wskazać datę wznowienia działalności (może to być dzień złożenia wniosku, data przyszła lub w pewnych przypadkach data wsteczna).
• Zatwierdzić i wysłać wniosek – najlepiej online.

Po rozpatrzeniu wniosku firma jest znów aktywna: wpis w CEIDG zostaje odpowiednio zmieniony, a informacje przekazane do ZUS, Urzędu Skarbowego i GUS.

Skutki wznowienia

Wznowienie działalności gospodarczej wiąże się z przywróceniem wszystkich obowiązków, które przedsiębiorca miał przed jej zawieszeniem. Oznacza to, że ponownie powstaje obowiązek opłacania składek ZUS, a także składania deklaracji podatkowych, jeśli przedsiębiorca jest do tego zobowiązany, np. w zakresie podatku dochodowego czy podatku VAT. Firma po wznowieniu działa na tych samych zasadach, co przed zawieszeniem – nie ma potrzeby ponownej rejestracji kodów PKD, dokonywania wpisu od nowa w CEIDG ani zmiany numerów identyfikacyjnych, takich jak NIP czy REGON.

Zawieszenie od strony strategicznej - kiedy warto?

Dla przedsiębiorcy zawieszenie działalności może być korzystnym narzędziem strategii biznesowej. Oto kilka przykładów sytuacji, w których warto rozważyć taką przerwę:

• gdy firma w danym okresie nie generuje przychodów lub generuje straty, a koszty stałe (np. ZUS-składki) nadmiernie obciążają budżet,
• gdy przedsiębiorca decyduje się na zmianę modelu biznesowego i potrzebuje czasu na reorganizację,
• w sytuacjach życiowych: narodziny dziecka, konieczność opieki nad rodziną, choroba,
• przy wyjeździe za granicę lub podczas dłuższej nieobecności, gdy prowadzenie firmy staje się utrudnione,
• w okresie sezonowym: firma np. działa tylko w określonych miesiącach, a w pozostałym czasie zawieszenie pozwala ograniczyć koszty.

Zawieszenie daje możliwość „zamrożenia” działalności bez konieczności jej likwidowania, co wiązałoby się z koniecznością ponownej rejestracji i ponoszenia kolejnych kosztów.

Podsumowanie

Zarówno zawieszenie, jak i wznowienie jednoosobowej działalności gospodarczej to procedury dostępne dla przedsiębiorców, które można przeprowadzić sprawnie i online. Dzięki temu możliwe jest elastyczne zarządzanie firmą w sytuacjach, gdy prowadzenie jej po prostu przestaje być celowe lub wykonalne w danym momencie.

Przed skorzystaniem z zawieszenia działalności warto skonsultować się z biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym – zwłaszcza w przypadku wątpliwości co do konkretnego statusu ubezpieczeniowego lub skutków podatkowych. Właściwe, terminowe i zgodne z prawem zawieszenie może być korzystnym rozwiązaniem elastycznego zarządzania przedsiębiorstwem w zmiennych warunkach.

Data publikacji: 2025-10-29, autor: FakturaXL