Czas pracy pracowników jak również kadry kierowniczej regulują przepisy Kodeksu pracy. Pomiędzy wymienionymi grupami istnieje kilka różnic. Czasami pracodawcy mylą się i błędnie zaliczają poszczególne osoby do określonej grupy.
Zasady jakie obowiązują w kwestii rozliczania czasu pracy różnią się w zależności od grupy, do której należy dana osoba. Inaczej należy rozliczyć kadrę kierowniczą, a inaczej pozostałych pracowników.
Do kadry kierowniczej zalicza się:
pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy (dyrektor, zastępca dyrektora, księgowy)
kierowników wyodrębnionych jednostek organizacyjnych.
W celu prawidłowego rozliczenia czasu pracy należy najpierw ustalić, który z kierowników jest kierownikiem wyodrębnionej komórki organizacyjnej. Nie jest prawidłowym działaniem opieranie się tylko na samej nazwie stanowiska pracy. Należy wziąć pod uwagę rzeczywiście pełnioną przez pracownika funkcję, której podstawowym elementem jest kierowanie ludźmi. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 13 stycznia 2005 roku o nr II PK 114/04, OSNP 2005/16/245.
Odpoczynek dobowy i tygodniowy
Pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi czasu na odpoczynek. Zgodnie z przepisami powinien on trwać określoną długość. Na każdą dobę musi przypadać 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, a na tydzień przynajmniej 35 godzin. Powyższe nie dotyczy kadry zarządzającej zakładem pracy w imieniu pracodawcy, której obowiązkiem jest zapewnienie prawidłowego funkcjonowania firmy. Przedsiębiorca nie ma obowiązku zapewnienia odpoczynku dobowego i tygodniowego pracownikom zarządzającym firmą w jego imieniu. Nie dotyczy to jednak kierowników wyodrębnionych jednostek organizacyjnych kierujących zespołem podlegających im pracownikom.
W przypadku wystąpienia sytuacji o charakterze wyjątkowym, awaryjnym kierownik wyodrębnionej jednostki organizacyjnej powinien mieć również zapewniony okres odpoczynku o ile pracodawca nie zapewnił mu 11-godzinnego odpoczynku dobowego lub 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego.
Zgodnie z Kodeksem pracy, tydzień nie zawsze oznacza, że będzie na niego przypadać 7 dni liczonych od poniedziałku do niedzieli. Przy rozliczaniu czasu pracy pod uwagę bierze się tydzień oznaczający 7 kolejnych dni licząc od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego. Przykładowo w styczniu 2019 roku tydzień rozliczeniowy rozpoczął się we wtorek 1 stycznia i trwał do poniedziałku 7 stycznia. I tak podobnie z kolejnymi tygodniami do końca okresu rozliczeniowego.
PRZYKŁAD Kierownik jednego z działów promocji w zakładzie pracy zajmował się przygotowaniem stoiska targowego. W związku z tym zmuszony był wykonywać swoje obowiązki przez 6 kolejnych dni począwszy od wtorku do niedzieli. Po skończonej pracy otrzymał dni wolne w poniedziałek i wtorek. W tym przypadku doszło do złamania przepisów o czasie pracy. Tydzień pracy kierownika wyglądał następująco:
praca od poniedziałku 7 stycznia do niedzieli 13 stycznia w godzinach: 8,00 – 16,00
wolne od poniedziałku 14 stycznia do wtorku 15 stycznia.
Pracownik otrzymał co prawda dwa dni wolne następujące po sobie jeden po drugim, ale 35-godzinny odpoczynek tygodniowy nie został zachowany. Nowy tydzień rozliczeniowy rozpoczął się we wtorek o godzinie 0,00, przez co pracownik mógł odpoczywać jedynie przez 32 godziny, zamiast 35. Czas odpoczynku w niedzielę wyniósł 8 godzin (od 16,00 do 24,00), a w poniedziałek – 24 godziny. Razem daje nam to 32 godziny. Kolejny dzień, wtorek jest już w następnym okresie rozliczeniowym.
Kadra kierownicza – czas pracy i nadgodziny
Kadra kierownicza często z racji swoich obowiązków może wykonywać pracę przez większą ilość godzin wykraczającą poza normalny dzień pracy. Nadgodziny, bo o nich mowa zostały określone w art. 151.4 par. 1 i 2 Kodeksu pracy:
Pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy i kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych wykonują, w razie konieczności, pracę poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.
Wyjątek stanowi praca wykonywana w niedzielę i święta przez kierowników wyodrębnionych jednostek organizacyjnych, którym:
przysługuje prawo do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych w wysokości określonej w art. 151 1 § 1, jeżeli w zamian za pracę w takim dniu nie otrzymali innego dnia wolnego od pracy.
W sytuacji ewentualnego sporu o nadgodziny pracodawca będzie musiał wykazać, że nadgodziny miały wyjątkowy charakter, a praca po godzinach nie wynikała ze złej organizacji pracy, ani ze zbyt wielu obowiązków kierowników jednostek organizacyjnych. Jeżeli praca ponad wymagany czas będzie powtarzała się dość często, to pracodawca musi liczyć się z koniecznością zapłaty za nadgodziny, zwłaszcza jeżeli pracownik wystąpi do Sądu Pracy o ich zapłatę.
