Przedsiębiorca dokonujący sprzedaży towarów/usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ma obowiązek ewidencjonowania transakcji na kasie fiskalnej. Czasami podczas rejestracji sprzedaży może dojść do pomyłki lub klient zrezygnuje z zakupu. W takiej sytuacji wszelkie korekty, zwroty lub pomyłki przedsiębiorca ma obowiązek ewidencjonować poza kasą.
Ewidencjonowanie korekt na kasie fiskalnej w przypadku zwrotu towarów
Jeżeli dojdzie do zwrotu towarów lub do uznania reklamacji towarów i usług czego skutkiem będzie zwrot całości lub części zapłaty, to przedsiębiorca powinien ująć zwróconą kwotę w oddzielnej ewidencji (par. 3 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących).
Dokument zwrotu musi być sporządzony zgodnie z określonymi wymogami i powinien zawierać:
datę sprzedaży
nazwę towaru/usługi pozwalającą na identyfikację i ewentualnie opis towaru/usługi będący rozwinięciem nazwy
termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru/usługi
wartość brutto zwracanego towaru lub reklamowanego towaru/usługi
wartość podatku należnego (jeżeli zwrot całości należności)
zwracaną kwotę brutto i odpowiadającą jej wartość podatku należnego (jeżeli zwrot części należności z tytułu sprzedaży)
dokument potwierdzający sprzedaż
protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru/usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
Powyższe zobowiązuje przedsiębiorcę do gromadzenia niezbędnych dowodów, które w razie konieczności będą mogły posłużyć do udokumentowania zwrotu lub reklamacji. Dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży jest faktura VAT lub paragon. Nie muszą to być koniecznie oryginały dokumentów. Wystarczą kserokopie oraz dowód zakupu. Ewidencja korekt na kasie fiskalnej dotycząca zwrotu towarów powinna być wykazana w nowym JPK_V7 z oznaczeniem RO.
Ewidencjonowanie korekt na kasie fiskalnej w przypadku pomyłki
Wszelkie błędy popełnione podczas ewidencjonowania sprzedaży muszą koniecznie zostać ujęte w ewidencji. Jednak nie może to być ten sam dokument, w którym przedsiębiorca wykazuje zwroty i reklamacje. W tym celu musi stworzyć nową ewidencję. Dowód powinien zawierać:
błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż (wartość sprzedaży netto + wartość podatku należnego)
krótki opis wyjaśniający co było przyczyną i jakie były okoliczności popełnienia pomyłki razem z dołączonym oryginałem paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż.
Jeżeli doszło do oczywistej pomyłki, to na kasie powinna zostać zaewidencjonowana poprawna sprzedaż. Na podstawie ewidencji podatnik będzie mógł obniżyć podstawę opodatkowania wyliczoną w raporcie kasowym za dany okres. Ewidencja korekt na kasie fiskalnej dokumentująca pomyłkę na kasie powinna być wykazana w nowym JPK_V7 z oznaczeniem RO.
PRZYKŁAD Przedsiębiorca pomylił się i wystawił na kasie fiskalnej paragon opiewający na wartość 8 000 zł brutto. Prawidłowa kwota powinna wynosić 80 zł. Przedsiębiorca od razu zauważył pomyłkę i:
wystawił na kasie prawidłowy paragon na wartość 80 zł i przekazał go nabywcy
błędny paragon o wartości 8 000 zł ujął w ewidencji oczywistych pomyłek
podczas księgowania miesięcznego raportu z kasy fiskalnej przedsiębiorca zmniejszył wartości raportu o błędną wartość (8 000 zł).
Faktura wystawiona do paragonu – korekta
W przypadku wystawienia faktury do paragonu na prośbę nabywcy, jeden egzemplarz razem z dopiętym paragonem pozostaje w dokumentacji sprzedającego, a drugi otrzymuje nabywca. Jeżeli kupujący zwróci towar, to przedsiębiorca musi wystawić fakturę korygującą, która będzie podstawą dokonania wpisu do ewidencji. Dodatkowo zwrot będzie musiał być ujęty w dodatkowej ewidencji zwrotów.
