Przedsiębiorcy korzystający z ulgi IP BOX często stają przed wyzwaniem jakim jest prawidłowe zaliczenie kosztów. W ich przypadku wydatki mogą zostać sklasyfikowane jako koszty uzyskania przychodu lub jako koszty Nexus. Każda z tych kategorii ma inny wpływ na rozliczenia podatkowe.
Do kosztów uzyskania przychodu zaliczają się wydatki poniesione w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej. Odlicza się je od przychodu. Dzięki temu możliwe jest obniżenie dochodu. Koszty te wpływają bezpośrednio na wysokość podatku należnego, dlatego tak ważne jest ich prawidłowe udokumentowanie i sklasyfikowanie.
Koszty Nexus
Koszty Nexus stosuje się przy uldze IP BOX. Zgodnie z przepisami regulującymi Preferencję IP BOX, służą do wyliczania wskaźnika Nexus stanowiącego podstawę obliczania dochodu kwalifikowanego z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej. Wskaźnik Nexus potrzebny jest do tego, aby można było ustalić jaka część dochodu podatnika będzie podlegała pod preferencyjną stawkę podatku w wysokości 5%. Jak wskazuje art. 30ca ust. 4 ustawy o PIT oraz art. 24d ust. 4 ustawy o CIT do obliczenia wskaźnika Nexus służy poniższy wzór:
(a + b) x 1,3
a + b + c + d
a – koszty prowadzenia działalności B+R związanej z kwalifikowanym IP przez podatnika
b – koszty nabycia wyników B+R od podmiotów niepowiązanych
c – koszty nabycia wyników B+R od podmiotów powiązanych
d – koszty nabycia kwalifikowanego prawa własności intelektualnej.
W kosztach Nexus kryją się wydatki, które bezpośrednio wiążą się z tworzeniem, rozwijaniem oraz ulepszaniem IP kwalifikowanego. Wydatki zostają zaliczone do kosztów, jeżeli:
są faktycznie poniesione przez podatnika
są bezpośrednio związane z kwalifikowanym IP, czyli autorskim prawem do programu komputerowego
nie zostały zwrócone ani dofinansowane w żadnej formie.
Koszty, które nie wiążą się bezpośrednio z IP kwalifikowanym nie są zaliczane do kosztów Nexus. Wykluczone są z nich: odsetki, opłaty finansowe, koszty nieruchomości. Mówi o tym art. 30ca ust 5 ustawy o PIT oraz art. 24d ustawy o CIT. Pewne wątpliwości może budzić warunek związany z powiązaniem kosztu z kwalifikowanym IP, czyli bezpośredni związek kosztu z wytworzeniem, rozwinięciem lub ulepszeniem IP kwalifikowanego. W szczególności, wątpliwości budzą: odsetki, opłaty finansowe oraz koszty nieruchomości. Natomiast koszty związane z wytworzeniem, rozwinięciem lub ulepszeniem kwalifikowanego IP w pracy dotyczące wynagrodzeń pracowniczych, wynagrodzeń za usługi świadczone w oparciu o umowy cywilnoprawne lub na podstawie kontraktów B2B nie budzą żadnych wątpliwości organów podatkowych pod warunkiem, że wspomniane wynagrodzenia dotyczą osób bezpośrednio zajmujących się tworzeniem kwalifikowanego IP. Dotyczy to na przykład programistów. Takie koszty podatnicy bez obaw mogą uwzględniać we wskaźniku Nexus. Problemem może okazać się jedynie właściwa kwalifikacja kosztu. Chodzi o prawidłowe przyporządkowanie kosztu do odpowiedniej litery występującej we wzorze na wskaźnik Nexus. Wynagrodzenia wypłacane na podstawie umów o pracę przyporządkowane są co do zasady do litery „a” ze wzoru. Jest to koszt poniesiony na działalność badawczo-rozwojową związaną z kwalifikowanym IP prowadzoną bezpośrednio przez podatnika. Przedstawiona kwestia nie jest problematyczna i jest zgodna z interpretacją indywidualną nr 0114-KDIP2-1.4010.283.2023.2.MW z dnia 28 lipca 2023 roku.
Pewne wątpliwości może budzić klasyfikacja kosztów związanych z wynagrodzeniami osób zatrudnionych na podstawie kontraktów B2B. Ujęcie takich kosztów zależy od kilku czynników:
czy zostaje nabyte od nich kwalifikowane IP
czy zostają nabyte wyniki prac badawczo-rozwojowych
czy też nie zostają nabyte żadne z powyższych
czy występują podmioty powiązane w stosunku do podatnika
czy wykonywane usługi są działalnością badawczo-rozwojową realizowaną poprzez działalność podmiotu angażującego kontrakty.
Koszt zakupu jako koszt bezpośrednio związany z kwalifikowanym IP
Koszty zakupu sprzętu potrzebnego do wytworzenia programu komputerowego, jak np. sprzętu komputerowego, urządzeń peryferyjnych, a także najmu serwerów potrzebnych do ich wytworzenia akceptowane są przez organy podatkowe. Potwierdzeniem jest interpretacja indywidualna nr 0111-KDIB1-1.4010.149.2023.2.MF z dnia 19 maja 2023 roku. Z kolei w interpretacji indywidualnej nr 0114-KDIP2-1.4010.672.2023.3.AZ z dnia 8 stycznia 2024 roku można przeczytać, że organy podatkowe akceptują również wydatki poniesione na zakup licencji niezbędnych do stworzenia kwalifikowanego IP, jak np. licencji na oprogramowanie lub innych zasobów wykorzystywanych podczas działalności badawczo-rozwojowej. Ich klasyfikacja zależy:
od tego czy jest to podmiot powiązany
od tego czy są one wynikiem prac badawczo-rozwojowych innego podmiotu
od tego czy jest to kwalifikowane IP.
Interpretacja indywidualna nr 0111-KDIB1-1.4010.149.2023.2.MF z dnia 19 maja 2023 roku
Podatnik może uwzględnić w kosztach prowadzonej działalności gospodarczej przykładowo wydatki poniesione na obsługę księgową bądź kadrową, usługi doradztwa podatkowego i prawnego, a także na media. Organ podatkowy może jednak zakwestionować koszty związane z usługami zarządczymi lub przeznaczone na reklamę, ponieważ może uznać, że nie mają one bezpośredniego związku z IP kwalifikowanym o ile go bezpośrednio nie dotyczą.
Przykładowe koszty Nexus
Do przykładowych kosztów kwalifikowanych Nexus zaliczają się między innymi:
usługi telekomunikacyjne
usługi księgowe
zakup sprzętu elektronicznego
koszty użytkowania pojazdu pod warunkiem, że związane są bezpośrednio z projektem IP.
Z uwagi na to, że dość często podatnicy mają problem z ustaleniem, które koszty spełniają kryteria Nexus, to duża część przedsiębiorców występuje do Dyrektora KIS z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej.
Podsumowanie, koszty uzyskania przychodów i koszty Nexus – różnica
Każdy koszt Nexus stanowi koszt uzyskania przychodów. Natomiast nie każdy koszt uzyskania przychodu jest kosztem Nexus. Taki sposób rozpoznawania kosztów wpływa na wysokość dochodu kwalifikowanego, a tym samym na wysokość opodatkowania.
