Sprzedaż towarów lub usług prowadzona na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych powinna być udokumentowana na kasie fiskalnej. Przedsiębiorcy prowadzący taką sprzedaż muszą liczyć się z koniecznością zakupu urządzenia rejestrującego jeżeli przekroczą limit uprawniający do zwolnienia z jej posiadania. Z zakupem kasy wiążą się też inne dodatkowe formalności, których przedsiębiorca powinien dopełnić.
Obowiązek stosowania kasy fiskalnej online nie dotyczy wszystkich przedsiębiorców. Proces jej wdrażania został podzielony na 4 etapy. Każdy z nich dotyczy określonej grupy przedsiębiorców, którzy zobowiązani są w podanym terminie zakupić i stosować kasę fiskalną online.
Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na zakup kasy fiskalnej online
dobrowolnie w momencie rozpoczęcia prowadzenia sprzedaży na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych
dobrowolnie wymienili dotychczasową kasę fiskalną z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii na kasę fiskalną online
ponieważ mają obowiązek wymiany posiadanej kasy fiskalnej na kasę online nie muszą dokonywać dodatkowych czynności związanych ze zgłoszeniem oraz fiskalizacją urządzenia.
Przedsiębiorcy, którzy przekroczyli limit 20 000 zł muszą dopełnić wszystkich formalności związanych z instalacją kasy fiskalnej w terminie do 2 miesięcy od momentu przekroczenia limitu.
Fiskalizacja kasy fiskalnej online
Zgodnie z przepisami przedsiębiorca przed rozpoczęciem sprzedaży na kasie fiskalnej online koniecznie musi dokonać jej fiskalizacji. Konfiguracji urządzenia dokonuje serwisant w taki sposób, aby możliwe było przesyłanie danych pomiędzy kasą fiskalną, a Centralnym Repozytorium Kas. Osoba ta zobowiązana jest do wykonania niżej wymienionych czynności:
przesłania klucza publicznego kasy
zgłoszenia żądania fiskalizacji
odebrania numeru ewidencyjnego
zapisania w pamięci fiskalnej daty i czasu fiskalizacji (zapis nieodwracalny)
inicjalizacji pracy pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz jednoznaczne powiązanie tych pamięci (nieodwracalne)
z zerowania wszystkich liczników kasy
zapisu w pamięci fiskalnej niepowtarzalnego i nieodwracalnego numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika oraz zapisu w pamięci fiskalnej numeru ewidencyjnego
zapisu w pamięci chronionej numeru ewidencyjnego
zapisu w pamięci fiskalnej kategorii kasy o ile program pracy kasy umożliwia w danej kasie łączenie różnych kategorii kas
wystawienia raportu fiskalnego fiskalizacji
zgłoszenia fiskalizacji poprzez przesłanie raportu fiskalnego fiskalizacji do Centralnego Repozytorium Kas
pobrania i zapisu w pamięci chronionej harmonogramu przesyłania danych.
Kasa gotowa jest do pracy po dokonaniu fiskalizacji. Dopiero wtedy przedsiębiorca może rozpocząć ewidencjonowanie sprzedaży z jej użyciem. Obowiązkiem podatnika jest zapewnienie połączenia umożliwiającego przesyłanie danych do CRK.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca rozpoczął sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. W związku z tym zakupił kasę fiskalną online. Fiskalizację urządzenia przeprowadził serwisant. Czy przedsiębiorca musi dodatkowo dokonać zgłoszenia kasy do urzędu?
Odpowiedź: Nie musi pod warunkiem, że serwisant z odpowiednimi uprawnieniami dokona fiskalizacji kasy fiskalnej online przed pierwszą sprzedażą na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych. Po jej wykonaniu kasa fiskalna online automatycznie pojawia się w bazie, do której dostęp ma urząd skarbowy.
Kasa fiskalna z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii
Przedsiębiorca, który prowadzi sprzedaż na kasie fiskalnej z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii oprócz czynności wykonywanych przez serwisanta powinien dopełnić jeszcze kilka innych powinności. Obecnie przedsiębiorca nie ma obowiązku zgłaszania liczby i miejsca używania kas fiskalnych. Przed 1 maja 2019 roku podatnik, który chciał skorzystać z ulgi na zakup kas fiskalnych musiał złożyć takie zawiadomienie w urzędzie skarbowym. W tej chwili ulga na zakup kasy przysługuje jedynie w przypadku zakupu kasy fiskalnej online pod warunkiem, że przedsiębiorca jest w posiadaniu faktury zakupu kasy i potwierdzenia zapłaty.
W przypadku kiedy przedsiębiorca ewidencjonuje sprzedaż za pomocą kilku kas fiskalnych, to ulga na zakup przysługuje w momencie kiedy sprzedaż na danej kasie rozpocznie się przed upływem 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia sprzedaży rejestrowanej na kasach fiskalnych.
Fiskalizacja kasy fiskalnej
W celu wykorzystania kasy fiskalnej w działalności należy dokonać jej fiskalizacji. Czynność tę wykonuje się tylko jeden raz i ma ona na celu zsynchronizowanie pracy modułu fiskalnego z pamięcią kasy tak, aby praca urządzenia została zakończona wydrukowaniem dobowego raportu fiskalnego, który następnie powinien być dołączony do książki kasy. Fiskalizacja powinna być wykonana w obecności serwisanta odpowiedzialnego za obsługę przedsiębiorcy.
Fiskalizacja – zgłoszenie kasy po
Po zakończonej fiskalizacji przedsiębiorca powinien skontaktować się z urzędem skarbowym celem uzyskania numeru ewidencyjnego kasy. Ma na to 7 dni liczone od dnia fiskalizacji. W załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących znajduje się wzór zgłoszenia kasy fiskalnej.
Taki sam termin na zgłoszenie urządzenia obowiązuje również serwisanta, który takiego zgłoszenia powinien dokonać zgodnie ze wzorem znajdującym się w załączniku nr 6 do rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych. Dopiero po otrzymaniu dokumentów naczelnik urzędu skarbowego nadaje danej kasie indywidualny numer ewidencyjny, który dotyczy wyłącznie tego jednego urządzenia. Podatnik ma obowiązek umieszczenia nadanego numeru na kasie w sposób trwały i w widocznym miejscu.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca kupił kasę fiskalną z elektronicznym zapisem kopii. Na razie nie ma obowiązku stosowania kasy online. Kiedy powinien dokonać fiskalizacji kasy i zgłoszenia jej w urzędzie?
Odpowiedź: Przedsiębiorca powinien dokonać fiskalizacji przed pierwszą sprzedażą na rzecz osób prywatnych. Dodatkowo w terminie 7 dni od dnia fiskalizacji powinien zgłosić urządzenie do urzędu skarbowego. Po zgłoszeniu, kasie zostanie nadany numer ewidencyjny, który przedsiębiorca powinien umieścić na kasie na stałe w widocznym miejscu.
Zgłoszenie kasy fiskalnej w przypadku zmiany miejsca zamieszkania lub miejsca używania kasy fiskalnej
Jeżeli przedsiębiorca zmieni miejsce zamieszkania, co spowoduje zmianę właściwości urzędu skarbowego, to podatnik ma obowiązek w terminie 7 dni złożyć zawiadomienie o prowadzeniu sprzedaży na kasie fiskalnej z podaniem numeru ewidencyjnego do nowego naczelnika urzędu skarbowego. Na tej podstawie naczelnik US będzie mógł dokonać rejestracji kasy w prowadzonej ewidencji pod tym samym numerem ewidencyjnym.
W sytuacji kiedy zmianie ulegnie miejsce używania kasy fiskalnej, to podatnik również ma 7 dni od dnia wystąpienia zmiany na poinformowanie o tym naczelnika urzędu skarbowego przez złożenie aktualizacji zgłoszenia danych dotyczących kasy fiskalnej.
PRZYKŁAD 3 Podatnik ewidencjonuje od 3 lat sprzedaż na rzecz osób prywatnych na kasie fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii. Na początku 2021 roku zmienił miejsce zamieszkania i w związku z tym zmienił się również właściwy urząd skarbowy. Czy podatnik będzie musiał ponownie dokonać fiskalizacji i zgłoszenia kasy?
Odpowiedź: Przedsiębiorca powinien ponownie zgłosić kasę fiskalną, ale już w nowym urzędzie, ponieważ zmiana miejsca zamieszkania spowodowała zmianę urzędu skarbowego. Przedsiębiorca na dokonanie zgłoszenia ma 7 dni od dnia zmiany miejsca zamieszkania.
