Jednym z celów przedsiębiorcy jest osiąganie przychodów w sposób regularny. Cel ten może zostać osiągnięty dzięki opanowaniu umiejętności prognozowania przychodów. Wprowadzenie do firmy strategii prognozowania może pomóc w kierowaniu przedsiębiorstwem i w podejmowaniu ważnych decyzji biznesowych.
Prognozowanie przychodów i kosztów firmy umożliwia oszacowanie przyszłych dochodów przedsiębiorstwa na podstawie wszystkich dostępnych danych takich jak np. dane historyczne i bieżące. Swoim zasięgiem obejmuje identyfikację wzorców, trendów oraz czynników mogących mieć wpływ na przychody i wydatki firmy. Pod uwagę bierze się wyniki sprzedaży, trendy panujące na rynku oraz plany rozwoju firmy na przyszłość.
Dzięki regularnemu prognozowaniu przychodów przedsiębiorca może przewidzieć jakie zyski jego firma może osiągnąć w określonym czasie. Prognozowanie pomaga w opracowywaniu właściwej strategii pozwalającej osiągać sukces przez długi czas. Wdrożenie prognozowania pozwala lepiej zarządzać budżetem, optymalizować koszty oraz planować inwestycje, co pozwala utrzymać płynność finansową i jednocześnie pozwala inwestować dostępne środki w rozwój firmy. W prognozowaniu wykorzystywane są takie narzędzia, jak: rachunki zysków i strat, bilanse proforma czy rachunki przepływów pieniężnych.
Rodzaje metod prognozowania przychodów
Metody prognozowania przychodów dzielą się na:
jakościowe – wykorzystują oceny i opinie ekspertów, badanie rynku, intuicję. Za przykład może posłużyć metoda Delphi. Metoda stosowana najczęściej w przypadku nowych firm
ilościowe – do przewidywania przyszłych wyników, wykorzystują wymierne dane liczbowe i dane historyczne, jak analiza szeregów czasowych, modele ekonometryczne.
Zastosowany podział uzależniony jest od dostępnych danych, celu prognozy oraz charakterystyki biznesu.
Metoda Delphi to proces zbierania i łączenia mniejszych danych w jedną całość na podstawie anonimowych opinii ekspertów branżowych lub menedżerów w celu osiągnięcia porozumienia.
Badanie rynku polega na zbieraniu informacji o preferencjach klientów, ich zachowaniach w celu określenia przyszłej sprzedaży.
Analiza szeregów czasowych ma za zadanie przewidzieć przyszłe wartości w oparciu o dane historyczne poprzez analizę wzorców, trendów i sezonowości.
Metody ekonometryczne używane są do przewidywania przyszłej sprzedaży w oparciu o różne czynniki ekonomiczne i rynkowe.
Rodzaje prognozowania w biznesie
Małe firmy w celu planowania składowych swojej działalności wykorzystują w tym celu różne rodzaje prognozowania.
Do ważnych rodzajów prognoz zalicza się prognozowanie:
przepływów pieniężnych – obejmuje wpływy i wypływy środków finansowych w określonym czasie
sprzedaży – szacuje przyszłą sprzedaż w oparciu o dane historyczne i trendy rynkowe. Pomaga w przewidywaniu popytu, w planowaniu wielkości zapasów
kosztów uruchomienia – nowym firmom pomaga oszacować wydatki związane z uruchomieniem i prowadzeniem działalności
wydatków – pomaga przewidzieć przyszłe wydatki w różnych kategoriach, takie jak: czynsz, płace, media czy marketing
popytu – analizuje historyczne dane sprzedaży oraz trendy rynkowe. Celem jest przewidywanie przyszłego zapotrzebowania konsumentów.
Metody prognozowania przychodów wykorzystywane w firmie
Wybór właściwej metody prognozowania przychodów w firmie jest dla każdego przedsiębiorstwa bardzo ważne i zależy od rodzaju działalności, dostępności do danych, a także zmienności rynku.
Do najbardziej popularnych metod prognozowania zalicza się:
prognozowanie cyklu sprzedaży – analizowane są etapy, przez które przechodzi sprzedaż począwszy od momentu pozyskania klienta aż po zamknięcie transakcji. Każdy z etapów powinien zostać oceniony w zakresie prawdopodobieństwa sukcesu. Prognozowanie cyklu sprzedaży najlepiej sprawdza się w przypadku firm, które posiadają dłuższe cykle sprzedaży. Tu liczy się każdy kontakt z klientem, co ma znaczenie przy prognozowaniu przychodów i kosztów
analiza danych historycznych – za pomocą tej metody badane są wyniki finansowe z poprzednich okresów. Chodzi o identyfikację wzorców i trendów. Dzięki temu przedsiębiorca w oparciu o regularne zmiany w sprzedaży oraz regularnie występujące zdarzenia może przewidzieć jak będą wyglądały jego przychody w przyszłości. Metoda zalecana jest wtedy, kiedy można przewidzieć zachowania konsumentów i popyt
analiza rynku testowego – metoda ta polega na wprowadzeniu usługi lub produktu na określony rynek po to, aby ocenić poziom ich zdolności jeszcze przed wprowadzeniem na rynek. Zaleca się stosowanie tej metody przy wprowadzaniu do sprzedaży nowych produktów w sytuacji, kiedy nie występują dane historyczne
analiza trendów rynkowych – wiąże się z badaniem zmieniających się priorytetów konsumentów, które mogą ulegać zmianie pod wpływem takich czynników jak: działania konkurencji czy innowacje technologiczne. Zastosowanie tej metody pozwala snuć prognozy w zakresie przyszłych przychodów firmy przy uwzględnieniu częstych zmian w popycie.
Prognozowanie przychodów – jakie działania należy podjąć?
Właściwe prognozowanie przychodów jest bardzo ważne, ponieważ pozwala przedsiębiorcy lepiej kierować firmą, podejmować trafione decyzje biznesowe, czy lepiej zarządzać finansami. W związku z tym przedsiębiorca, który chce przygotować dokładne i co najważniejsze, skuteczne prognozy przychodów powinien wykonać następujące czynności:
Analizę obecnych przychodów:
analiza danych historycznych dotyczących sprzedaży i przychodów
identyfikacja ważnych produktów i usług przynoszących największe przychody
sprawdzanie jakie czynniki zewnętrzne mogą mieć wpływ na wcześniejsze wyniki
Szacowanie kosztów i wydatków:
analiza stałych kosztów operacyjnych, na które składają się: wynagrodzenia, czynsze oraz inne wydatki związane z prowadzeniem firmy
szacowanie wysokości kosztów zmiennych, jak np. koszty produkcji lub dostaw
uwzględnienie potencjalnych kosztów związanych z rozwojem działalności, inwestycjami, nieprzewidzianymi wydatkami
Identyfikacja trendów rynkowych:
badania aktualnych i przyszłych trendów na rynku, które mogłyby wpłynąć na popyt
uwzględnienie zmian dotyczące zachowań konsumentów, sytuacji ekonomicznej oraz działań podejmowanych przez konkurencję
Tworzenie scenariuszy zysków
przygotowanie przynajmniej trzech scenariuszy celem zrozumienia jak różne zmienne mogą mieć wpływ na przychody firmy. Warto przygotować scenariusz w wersji optymistycznej, pesymistycznej, realistycznej
uwzględnienie zmiennych kosztów, przychodów i czynników zewnętrznych mogących mieć wpływ na wynik finansowy w każdym ze scenariuszy
Monitorowanie i aktualizacja prognoz
regularne przeglądanie prognoz przychodów i porównywanie ich z rzeczywistymi wynikami
wprowadzanie zmian w prognozach uwzględniające zmieniające się warunki rynkowe lub niespodziewane zdarzenia.
Prognozowanie przychodów – najczęściej popełniane błędy i zapobieganie im
Prognozowanie przychodów powinna cechować jak najwyższa dokładność. Zbyt duża ilość błędów może spowodować, że prognozy nie będą realistyczne, dlatego warto wcześniej zapoznać się z najczęściej popełnianymi błędami, aby móc im zapobiec. Poniżej wskazania błędów najczęściej popełnianych przy prognozowaniu przychodów:
zbyt optymistyczne prognozy – błędem jest zakładanie, że sprzedaż będzie rosła stabilnie i dynamicznie nie wziąwszy pod uwagę zagrożeń, które mogą wystąpić, jak np. nieprzewidziane trudności na rynku, czy zmiany w popycie. Zapobieganie polega między innymi na przyjęciu bardziej realistycznych planów i przygotowaniu różnych rozwiązań na wypadek gdyby coś poszło nie tak
nieuwzględnianie zmiennych rynkowych – może okazać się, że dane historyczne będą niewystarczające, dlatego dobrze jest skupić się na obserwacji zmieniających się trendów i dostosowywaniu własnych założeń do bieżącej sytuacji gospodarczej
za rzadkie aktualizowanie prognoz – prognozy sprzedaży najczęściej tworzone są na początku roku lub kwartału. Może okazać się to niewystarczające, dlatego zaleca się przeprowadzanie na bieżąco aktualizacji, aby prognozy nie straciły na swojej aktualności, kiedy warunki na rynku będą zmieniać się. Częste aktualizacje mają pomóc przedsiębiorcom szybciej i lepiej reagować na pojawiające się zmiany. Dzięki temu będą oni mogli lepiej dopasować swoje strategie do postępujących zmian
brak zaangażowania przez zespół sprzedaży – błędem popełnianym przez niektóre firmy jest prognozowanie przychodów jedynie na poziomie kadry zarządzającej z pominięciem angażowania całego zespołu sprzedażowego. A to głównie sprzedawcy mają bezpośredni kontakt z klientem i mogą dostarczać do firmy wielu cennych informacji o potencjalnych transakcjach, modelach klientów, trendach zakupowych i potrzebach rynku.
Co to jest KPI i jak można wykorzystać je do monitorowania prognozy przychodów?
KPI to skrót od angielskiej nazwy Key Performance Indicators. Oznacza kluczowe wskaźniki efektywności, które mają za zadanie mierzyć postępy w osiąganiu zamierzonych celów. Dostępne są jako liczbowe miary stosowane do oceny wydajności firmy, działu lub projektu przez określony czas. Pokazują jak skutecznie osoby zaangażowane w firmie mogą osiągać najważniejsze dla nich cele biznesowe. Dzięki nim możliwe jest monitorowanie postępów oraz identyfikacja przestrzeni, które należy poprawić.
KPI mogą działać w obszarach:
finansów
marketingu
sprzedaży.
W prognozowaniu wykorzystywane są następujące wskaźniki:
ARR, czyli roczny przychód cykliczny
ARPU, czyli średni przychód na użytkownika.
Wskaźnik ARR stosowany jest w modelach subskrypcyjnych. Pokazuje ile dochodów rocznie firma zamierza osiągnąć na podstawie aktualnych umów lub abonamentów. Regularne kontrolowanie wskaźnika ARR daje możliwość lepszego prognozowania przychodów w dłuższym okresie czasu i ułatwia identyfikowanie potencjalnego ryzyka, jak np. spadku liczby subskrypcji.
Wskaźnik ARPU pokazuje zarobki firmy uzyskane od każdego klienta lub użytkownika. Wskaźnik jest pomocny przy optymalizacji strategii sprzedażowych, a także przy wprowadzaniu działań typu up-selling (sprzedaż dodatkowa) lub cross-selling (sprzedaż krzyżowa). Regularna analiza tych wskaźników pozwala na porównanie prognoz przychodów i kosztów z wynikami rzeczywistymi. Dzięki nim przedsiębiorca może na bieżąco dokonywać korekt w planowaniu finansowym.
Wpływ prognozowania przychodów na podejmowanie decyzji biznesowych
Jeżeli przedsiębiorca przyłoży się i opracuje dokładnie prognozowanie przychodów, to będzie mu łatwiej podjąć decyzje o charakterze finansowym, a dokładniej będzie mógł przewidzieć w jakiej wysokości środkami finansowymi będzie mógł dysponować w przyszłości. Prognozowanie przychodów i kosztów ma też ułatwić przedsiębiorcy wybór najlepszych pomysłów, które mogą przyczynić się do jak największego zwrotu z inwestycji. Dzięki regularnie dokonywanym analizom prognoz firma może dość wcześnie zidentyfikować zagrożenia i podjąć odpowiednie działania zapobiegawcze.
Prognozowanie przychodów – co może pomóc?
Przedsiębiorca może sobie znacznie ułatwić czynności związane z prognozowaniem przychodów w firmie wykorzystując w tym celu dostępne narzędzia i technologie np.:
systemy ERP – jedne z najważniejszych narzędzi stosowane przy prognozowaniu przychodów. Służą do łączenia ze sobą różnych obszarów z działalności firmy, jak: finanse, produkcja, sprzedaż
systemy CRM – technologia służąca pomocą przy prognozowaniu przychodów i zajmująca się gromadzeniem danych o klientach. Prognozy opierają się na stopniu lojalności klientów oraz okresach zakupowych
narzędzia analityczne – służą do analizy danych. Umożliwiają między innymi przetwarzanie dużych ilości informacji i pomagają przewidzieć przyszłe wyniki finansowe
narzędzia do zarządzania projektami – głównie pomagają śledzić postęp realizacji podejmowanych działań i kontrolować budżet. Dzięki tym narzędziom przedsiębiorca może na bieżąco oceniać jaki wpływ na przyszłe przychody firmy będą miały zmiany w harmonogramach oraz zasobach.
Prognozowanie przychodów, a zmiany na rynku
Prognozowanie przychodów powinno być dostosowane do dynamicznie zmieniających się zmian zachodzących na rynku. Firma musi posiadać aktualne dane finansowe, które mogą okazać się pomocne przy podejmowaniu decyzji. W związku z tym należy wprowadzić kilka wymienionych poniżej działań, takich jak:
sezonowość – działalność niektórych branż związana jest z sezonowością, co oznacza że sprzedaż wzrasta np. w okresie świątecznym lub z okazji określonych wydarzeń, a w innych okresach zmniejsza się. Dzięki analizie danych historycznych można określić wzorce i wziąć je pod uwagę w prognozach
regularnie przeprowadzane aktualizacje prognoz – prognozy powinny być na bieżąco aktualizowane np. w przypadku wprowadzania nowych regulacji oraz przy każdej zmianie preferencji konsumentów, a także przy wprowadzaniu nowych technologii. Tylko prognozy przychodów dokonywane na bieżąco są w stanie realistycznie dostosować się do sytuacji na rynku
śledzenie wskaźników makroekonomicznych – wskaźniki makroekonomiczne, takie jak: stopy procentowe, inflacja, poziom bezrobocia muszą być cały czas monitorowane, ponieważ tylko w taki sposób można przewidzieć jaki wpływ na przychody firmy mogą mieć zmiany gospodarcze
stosowanie nowoczesnych narzędzi analitycznych – nowoczesne narzędzia analityczne dają możliwość szybkiego przetwarzania dużych ilości danych i pozwalają na bieżąco analizować warunki rynkowe. Dzięki nim firma może szybko i łatwo zauważyć zmiany jeszcze na początkowym etapie.
Prognozowanie przychodów – znaczenie
Dzięki zastosowaniu prognozowania przychodów w firmie, przedsiębiorca może przewidzieć jakie stoją przed nim wyzwania i jakie możliwości posiada. Ma jasny pogląd na sytuację i może świadomie podejmować decyzje biznesowe nawet wtedy, kiedy czasy są niepewne. Tworzenie prognoz dla różnych scenariuszy pozwala firmie przygotować się na zróżnicowane wyniki i opracowywanie planów awaryjnych. Dokładnie wykonane prognozowanie pokazuje jak wygląda kondycja finansowa firmy, wskazuje na potencjalne zagrożenia i wyszczególnia obszary, które powinny zostać poprawione. Dzięki tym wszystkim informacjom przedsiębiorca ma możliwość zoptymalizowania zasobów i poprawienia rentowności. Prognozowanie przychodów i wydatków pozwala przedsiębiorcy zaplanować zobowiązania finansowe i tym samym uniknąć przykrych konsekwencji, zwłaszcza w zakresie podatków.
Podsumowanie
Firmy, które chcą osiągać regularne przychody powinny wdrożyć w przedsiębiorstwie prognozowanie przychodów i kosztów. Dzięki temu przedsiębiorca będzie mógł przewidzieć przyszłe zyski. Do najbardziej popularnych metod prognozowania zalicza się analizę danych historycznych i trendów rynkowych, prognozowanie cyklów sprzedażowych, a także wprowadzanie produktów testowych. Niektóre czynniki, takie jak: nadmierny optymizm, zbyt rzadkie aktualizowanie prognoz, brak uwzględnienia w prognozach ważnych zmiennych utrudniają wykonanie trafnego prognozowania przychodów firmy.
