Wyłączenia z obowiązku korzystania z KSeF a kontrahenci zagraniczni
Podstawowa zasada zakłada, że od 2026 r. polscy podatnicy będą co do zasady wystawiać faktury wyłącznie w postaci ustrukturyzowanej. Jednak ustawodawca przewidział kilka istotnych wyjątków. Pierwsza grupa wyłączeń wynika bezpośrednio ze statusu stron transakcji.KSeF nie będzie obowiązkowy w przypadku faktur wystawianych przez podmioty:
- nieposiadające w Polsce ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności,
- posiadające stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, lecz nieuczestniczące w konkretnej czynności sprzedażowej,
- dokumentujących sprzedaż na rzecz konsumentów nieprowadzących działalności gospodarczej.
Oznacza to, że zagraniczni kontrahenci niebędący podatnikami VAT w Polsce nie zostaną włączeni do obowiązkowego systemu. Co istotne, podatnik krajowy nadal będzie mógł dobrowolnie wystawiać faktury dla takich odbiorców w KSeF, jeśli uzna to za korzystne, np. z uwagi na automatyzację procesów czy archiwizację.
Drugą kategorię wyłączeń tworzą czynności rozliczane w procedurach szczególnych VAT, takich jak OSS, IOSS czy sporadyczny międzynarodowy przewóz drogowy osób. W tych przypadkach brak będzie nawet możliwości fakultatywnego wystawiania e-faktur.
Trzecia grupa wyłączeń obejmuje czynności wskazane w projektowanych przepisach wykonawczych, w szczególności przypadki samofakturowania, gdy żadna ze stron nie posługuje się polskim NIP. Tu również brak będzie technicznej możliwości korzystania z systemu.E-faktury KSeF w transakcjach eksportowych oraz wewnątrzwspólnotowych
W transakcjach z kontrahentami zagranicznymi szczególne znaczenie mają eksport towarów i wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT). W tych obszarach ustawodawca przewidział możliwość korzystania z KSeF, a zakres danych wymaganych na fakturach ustrukturyzowanych został precyzyjnie określony w strukturze FA(2).
Faktura dokumentująca eksport zawiera m.in. numer identyfikacyjny polskiego podatnika (NIP), opcjonalne dane identyfikacyjne nabywcy oraz oznaczenia sprzedaży opodatkowanej stawką 0%. Konstrukcja dokumentu w KSeF pozwala na jednoznaczne wskazanie charakteru transakcji, co ma ułatwiać późniejsze rozliczenia podatkowe i kontrolne.
Analogicznie, faktura dokumentująca WDT zawiera identyfikator VAT UE nabywcy wraz z kodem kraju oraz przypisane pola oznaczające sprzedaż ze stawką 0%. Dzięki temu proces fakturowania transakcji wewnątrzunijnych ulega ujednoliceniu i dostosowaniu do wymogów systemu.Samofakturowanie w relacjach międzynarodowych – nowe ograniczenia
W transakcjach z udziałem zagranicznych podmiotów częstą praktyką jest samofakturowanie. Projektowane przepisy przewidują jednak ograniczenia technologiczne. KSeF będzie dopuszczał wystawianie e-faktur w imieniu polskiego podatnika tylko wtedy, gdy nabywca dysponuje polskim NIP i może zostać uwierzytelniony w systemie.
Jeżeli nabywca zagraniczny nie posiada polskiego numeru identyfikacyjnego, nie będzie możliwości nadania mu uprawnień do działania w KSeF, co wykluczy samofakturowanie w formule ustrukturyzowanej. Dotyczy to zarówno dostaw krajowych, jak i wybranych czynności międzynarodowych (np. eksportu czy usług z miejscem opodatkowania w Polsce), gdy podmiot zobowiązany do wystawienia faktury nie posługuje się polskim identyfikatorem.
W praktyce oznacza to konieczność dostosowania modeli współpracy z zagranicznymi kontrahentami i ponownej oceny umów dotyczących samofakturowania. W wielu przypadkach będzie trzeba powrócić do klasycznych faktur elektronicznych lub papierowych.KSeF a efektywność procesów w handlu międzynarodowym
Chociaż zagraniczni kontrahenci w wielu sytuacjach nie będą objęci obowiązkowym KSeF, system może okazać się wartościowym narzędziem dla polskich podatników prowadzących działalność międzynarodową. Korzystanie z ustrukturyzowanych faktur zapewnia pełną czytelność danych, automatyczną archiwizację i spójność zapisów księgowych.
Jednocześnie warto zwrócić uwagę, że możliwość dobrowolnego stosowania KSeF w relacjach z zagranicą daje przedsiębiorcy przestrzeń do samodzielnego wyboru modelu dokumentacji. System może zwiększyć przejrzystość kontroli podatkowych oraz usprawnić obieg dokumentów, szczególnie u eksportujących producentów i dystrybutorów prowadzących liczne transakcje z klientami europejskimi.
Wdrożenie KSeF wymaga jednak przygotowania organizacyjnego. Kluczowe stają się procesy integracji systemów fakturowania, przygotowanie struktury danych, identyfikacja obszarów wyłączonych oraz opracowanie procedur na wypadek awarii systemu. Z perspektywy wymiany międzynarodowej istotne jest również poinformowanie zagranicznych partnerów o zmianach i ocena, czy w danym modelu współpracy możliwe jest wykorzystywanie e-faktur.Co oznaczają nowe regulacje dla przedsiębiorców?
Zmiana modelu fakturowania wymaga przede wszystkim analizy statusu kontrahentów oraz precyzyjnego ustalenia, czy dana transakcja podlega obowiązkowi korzystania z KSeF; przedsiębiorcy muszą zatem uwzględnić:- status podatkowy nabywcy oraz jego identyfikację (NIP, NIP-UE lub brak identyfikatora),
- rodzaj transakcji i potencjalne objęcie procedurami szczególnymi,
- możliwość techniczną w systemie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez obie strony.
Podsumowanie
KSeF w obrocie międzynarodowym nie jest systemem obowiązkowym dla wszystkich transakcji, jednak jego wdrożenie wywoła wpływ na sposób dokumentowania sprzedaży z kontrahentami zagranicznymi. Kluczowe znaczenie ma ustalenie statusu podatnika, rodzaju transakcji oraz dostępności polskiego NIP u stron zaangażowanych w samofakturowanie. System umożliwia pełną obsługę eksportu i WDT, jednak niektórym procedurom szczególnym oraz zagranicznym podmiotom bez polskiej identyfikacji pozostanie poza jego zasięgiem.
Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność dostosowania procesów, ale również możliwość skorzystania z rozwiązań poprawiających efektywność rozliczeń. W obrocie transgranicznym właściwe przygotowanie będzie decydujące dla bezproblemowego funkcjonowania w nowym, zautomatyzowanym środowisku fakturowania.
Data publikacji: 2025-12-13, autor: FakturaXL
