Przedsiębiorca może użytkować w przedsiębiorstwie zarówno firmowy jak i prywatny samochód. Dostępna jest też opcja leasingu, dzierżawy lub użyczenia. Umowa użyczenia pozwala korzystać z prywatnego samochodu członka rodziny bądź znajomego lub po prostu pracownika.

Umowa użyczenia pojazdu prywatnego do użytkowania w firmie

Samochód prywatny pracownika może być używany do celów służbowych na podstawie umowy użyczenia zawartej pomiędzy pracownikiem, a właścicielem firmy. Takie rozwiązanie przynosi obopólną korzyść. Pracownik może odzyskać poniesione wydatki na eksploatację auta, a właściciel firmy może zaliczyć zwróconą pracownikowi kwotę za eksploatację do kosztów uzyskania przychodów.

Umowa użyczenia samochodu prywatnego w firmie – co powinna zawierać?

Obowiązujące w Polsce przepisy nie wymagają spełnienia jakiś szczególnych warunków, aby mogło dojść do zawarcia takiej umowy. Jednak dobrze żeby znalazły się w umowie użyczenia następujące elementy:
  • data i miejsce zawarcia umowy
  • zobowiązanie pracownika, że prywatnego samochodu będzie używał tylko do celów służbowych
  • zobowiązanie pracodawcy do zwrotu pracownikowi wydatków poniesionych przez niego na eksploatację samochodu wykorzystywanego przez niego do celów służbowych
  • informacje jakiego dokładnie pojazdu dotyczy umowa, w celu ustalenia właściwej stawki za 1 km przebiegu pojazdu należy podać pojemność skokową silnika (pracownik może korzystać zarówno z własnego samochodu jak i z samochodu będącego własnością innej osoby na podstawie oświadczenia wystawionego przez właściciela)
  • zasady obowiązujące przy rozliczeniu kosztów związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu pracownika (pracownik przy rozliczaniu delegacji służbowych ma obowiązek prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu – załącznik nr 2 do umowy), a w przypadku wykorzystania samochodu do jazd lokalnych może dokonać rozliczenia wydatków na eksploatację w ramach limitu kilometrówki lub w postaci ryczałtu pieniężnego. W tym celu powinien złożyć pisemne oświadczenie – załącznik nr 1 do umowy. Wybór odpowiedniego rozwiązania należy do pracodawcy
  • informacja podana przez pracodawcę o miesięcznym limicie jazd lokalnych, którego wysokość nie może przekroczyć wartości wynikających z par. 3 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy
  • zapisy dotyczące sposobu rozwiązania umowy
  • podpisy stron.

Data publikacji: 2020-05-25, autor: FakturaXL

ZADAJ PYTANIE DO ARTYKUŁU