Jednym z narzędzi do walki z tzw. szarą strefą oraz pomagającym w uszczelnianiu systemu płatności podatków są kasy online. Niektóre branże zostały już objęte obowiązkiem stosowania kas fiskalnych online. Na pozostałych, obowiązek zostanie nałożony w kolejnych terminach.
Kasy rejestrujące online mają stosować przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność w określonych branżach. Są to: od 1 stycznia 2020 roku przedsiębiorcy świadczący:
usługi naprawy pojazdów silnikowych, motorowerów, naprawy w pełnym zakresie, również naprawy opon
usługi w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów
usługi w zakresie dostawy benzyny silnikowej, oleju napędowego oraz gazu przeznaczonego dla silników napędowych
od 1 stycznia 2021 roku przedsiębiorcy świadczący:
usługi gastronomiczne w formie stacjonarnej, w tym także ci świadczący usługi sezonowo
usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania
od 1 lipca 2021 roku przedsiębiorcy świadczący:
usługi fryzjerskie
usługi kosmetyczne
usługi budowlane
usługi prawnicze
usługi medyczne, również lekarze i lekarze dentyści
usługi dotyczące obiektów służących poprawie kondycji fizycznej na zasadzie wstępu do nich, przykładowo siłownie.
Pozostali podatnicy, którzy nie zostali wymienieni powyżej mają wybór stosowania dotychczasowej kasy fiskalnej lub kasy online.
Ulga na zakup urządzenia
Podatnicy, którzy mają obowiązek wymiany kasy w oznaczonym terminie, jak i ci którzy będą kupowali urządzenie po raz pierwszy mogą skorzystać z ulgi na jej zakup. Wysokość ulgi wynosi 90% ceny zakupu, jednak nie może to być więcej niż 700,00 zł. Będzie można ją odliczyć jednorazowo w części deklaracyjnej pliku JPK_V7 składanym za okres, w którym nastąpiło ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej lub w formie pieniężnej jako przelew na rachunek bankowy podatnika.
Podatnik, który chce otrzymać ulgę na zakup kasy online musi dodatkowo spełnić niżej wymienione warunki, czyli:
rozpocząć ewidencję w obowiązującym terminie (jednak nie później) za pomocą kasy rejestrującej nabytej w okresie kiedy kasa spełniała funkcję określoną w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT
musi posiadać fakturę potwierdzającą zakup kasy fiskalnej oraz dowód zakupu całej należności za zakup urządzenia.
Powyższe wytyczne zgodne są z par. 2 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika.
Centralne Repozytorium Kas (CRK)
jest systemem teleinformatycznym stworzonym przez Ministerstwo Finansów. Kieruje nim Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Jej głównym celem jest gromadzenie informacji o dokonywanych transakcjach przesyłanych z kas online. CRK analizuje i kontroluje zgromadzone w ten sposób dane. Kasa podłączona do systemu teleinformatycznego przesyła na bieżąco nie tylko informacje o transakcjach, ale także o dokonywanych przeglądach.
Przesyłane do CRK informacje o zarejestrowanych transakcjach dotyczą:
stawki podatku
wysokości podatku należnego
rodzaju towaru/usługi
czasu instalacji kasy
miejsca instalacji kasy.
W informacjach przesyłanych przez kasę nie ma danych identyfikujących nabywcę, poza numerem NIP (pod warunkiem, że nabywca podał go podczas dokonywania transakcji i został on wprowadzony do kasy). Z drugiej strony system CRS może przesyłać do konkretnej kasy polecenia dotyczące jej pracy, jak np.: polecenia dotyczące fiskalizacji, czy zapewniające jej prawidłową pracę. Fiskalizacja następuje automatycznie podczas pierwszego połączenia kasy z CRK. Wtedy też kasa otrzymuje numer ewidencyjny. Przedsiębiorca nie musi w tym celu składać oddzielnego wniosku.
Paragony elektroniczne
Kasy fiskalne, które są obecnie stosowane wystawiają paragony wyłącznie w formie papierowej. Po zmianie na kasę online, nabywca może otrzymać paragon elektroniczny, tzw. e-paragon pod warunkiem, że zgodzi się na taką formę. Sposób przekazania dokumentu powinien być z nim uzgodniony. Może to być np.: forma PDF. Kasa online oprócz e-paragonów wystawia też paragony w tradycyjnej formie papierowej. Wszystkie dane zapisane w pamięci kasy przechowywane są wyłącznie w formie elektronicznej. Podobnie jak i raporty dobowe i miesięczne. Raport może być też wydrukowany na papierze, ale tylko na żądanie użytkownika kasy. Każda kasa online jest bezpiecznym urządzeniem wyposażonym w tzw. pamięć chronioną, która powiązana jest z pamięcią fiskalną. Składa się na nią elektroniczny zapis danych, który zawiera wszystkie dane o dokumentach fiskalnych i niefiskalnych.
Najem lub dzierżawa kasy online
Nowelizacja ustawy o VAT i ustawy Prawo o miarach posiada zapis mówiący, że kasy rejestrujące służące do prowadzenia ewidencji sprzedaży można użytkować na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu bądź umowy o podobnym charakterze, czyli umowy cywilnoprawnej na mocy, której użytkownik może korzystać z rzeczy na zasadach określonych przez obie strony. Ten rodzaj umowy dopuszczony jest jeżeli zostaną spełnione określone warunki, jak:
zostanie określony status własności kasy (właścicielem jest druga strona umowy, czyli wynajmujący, wydzierżawiający, leasingodawca itp.)
określony czas obowiązywania umowy podczas, której podatnik użytkuje kasę jest przewidziany do momentu obowiązywania potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar.
Powyższe uregulowania dotyczą jedynie kas online.
Podatnicy mogą używać kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a, do prowadzenia ewidencji sprzedaży, na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, gdy zostały one nabyte odpowiednio przez wynajmującego, wydzierżawiającego, leasingodawcę lub drugą stronę innej umowy o podobnym charakterze, w okresie obowiązywania potwierdzenia, o którym mowa w ust. 6b, z uwzględnieniem ust. 3d
(art. 111 ust. 3ca ustawy o podatku od towarów i usług).
