Przedsiębiorcy mają prawo do obniżenia podstawy opodatkowania poprzez zaliczenie wydatków firmowych do kosztów uzyskania przychodów. Do udokumentowania poniesionych wydatków służą faktury, rachunki oraz paragony z NIP traktowane jak faktura uproszczona.
W par. 13 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej książki przychodów i rozchodów z dnia 23 grudnia 2019 roku znajduje się informacja o wydatkach, które mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Jak wskazuje pkt 4 par. 13 wymienionego rozporządzenia do:
materiałów
środków czystości i bhp
materiałów biurowych
zakupionych w jednostkach handlu detalicznego nie jest konieczne posiadanie pełnej faktury VAT, aby można było rozliczyć zakup w kosztach firmowych, chociaż przepisy nie zabraniają posiadania takiego dokumentu. W wielu przypadkach wystarczy, jeżeli przedsiębiorca przedstawi paragon z wymaganymi danymi jak:
data
oznaczenie jednostki wydającej paragon
ilość towaru
cena jednostkowa
wartość zakupu.
Jeżeli na paragonie nie zostały umieszczone dane nabywcy, to podatnik zobowiązany jest umieścić je samodzielnie wpisując na odwrocie nazwisko i nazwę firmy, adres oraz rodzaj zakupionego produktu. Pkt 5 rozporządzenia zawiera informację odnoszącą się do zakupu paliwa oraz olejów za granicą kraju. Przedsiębiorcy podczas pobytu w innym kraju UE i zakupu na jego terytorium paliwa z reguły otrzymują paragony fiskalne zamiast faktur. Taki dokument otrzymany zagranicą również może być dowodem rozliczającym daną transakcję. Jeżeli na paragonie brakuje niektórych danych przedsiębiorca ma prawo jak wskazuje pkt 4 rozporządzenia uzupełnić je samodzielnie. Paragon może dokumentować także przejazdy płatną autostradą lub zakup biletów parkingowych, a także może stanowić dowód odbytej podróży i zakupu biletu pod warunkiem, że trasa przejazdu jest dłuższa niż 50 km.
Faktura uproszczona w formie paragonu z NIP
Paragon z NIP pochodzący z kasy fiskalnej może być traktowany jak faktura uproszczona. Przedsiębiorca może wystawić fakturę VAT jedynie do paragonu zawierającego nr NIP nabywcy. Podsumowując paragon z NIP-em nabywcy wystawiony do sprzedaży nieprzekraczającej kwoty 450 zł lub równowartości 100 euro jest uważany za fakturę uproszczoną.
Faktura uproszczona musi zawierać następujące dane takie jak:
data wystawienia
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii w sposób jednoznaczny identyfikujący fakturę
numer, za pomocą, którego podatnik identyfikowany jest dla celów podatkowych
numer, za pomocą, którego nabywca towarów lub usług identyfikowany jest dla celów podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał towary lub usługi
data dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi, jeżeli została określona i jest inna niż data wystawienia faktury
nazwa, czyli rodzaj towaru lub usługi
kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym także w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeżeli nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto
kwota należności ogółem.
Na podstawie tak wystawionego paragonu z NIP-em nabywcy przedsiębiorca ma prawo odliczyć podatek VAT i traktować dokument jak fakturę uproszczoną.
Jak dodać paragon z NIP do Kosztów w programie FakturaXL?
Paragon z nip jest fakturą uproszczoną, w związku z tym wprowadza się go w taki sam sposób jak zwykłą fakturę. Należy wejść do zakładki Koszty i wybrać Dodaj koszt: Faktura VAT. W polu z numerem wpisać numer paragonu i uzupełnić pozostałe dane, a następnie zapisać.
Podsumowanie
Paragon z NIP-em nabywcy wystawiony do kwoty 450 zł lub 100 euro traktowany jest jak faktura uproszczona i stanowi podstawę do ujęcia wydatku w firmowych kosztach podatkowych. W związku z tym, że potwierdza on dokonanie transakcji nie ma potrzeby występowania o wystawienie pełnej faktury VAT.
