Od 2026 roku zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF). Jego wprowadzenie oznacza zmiany w fakturowaniu. Obowiązkiem e-fakturowania objęci będą podatnicy, między innymi właściciele mieszkań na wynajem.
od 1 lutego 2026 roku – duże podmioty, dla których wartość sprzedaży za 2024 rok przekroczyła kwotę 200 mln zł razem z podatkiem
od 1 kwietnia 2026 roku – pozostali przedsiębiorcy z wyłączeniem najmniejszych podatników
od 1 stycznia 2027 roku – najmniejsi podatnicy, którzy dokonują transakcji na niewielkie kwoty, łącznie do wartości sprzedaży nieprzekraczającej 10 000 zł miesięcznie.
Wynajem mieszkania, a obowiązek wystawienia e-faktury
Wynajęcie mieszkania nie zawsze wiąże się z obowiązkiem wystawienia faktury. Czynność ta zależy od statusu najmującego. Najem prywatny najczęściej zwolniony jest z podatku VAT i w związku z tym nie wymaga fakturowania. Tylko w niektórych przypadkach należy koniecznie sporządzić fakturę. Jeżeli osoba fizyczna nieprowadząca zarejestrowanej działalnosci gospodarczej, która rozlicza najem prywatny wynajmie mieszkanie firmie i będzie dokumentować tę czynność fakturą, nawet zwolnioną z VAT, to musi wystawić ją w KSeF.
Wystawianie faktur od 2026 roku
Od 2026 roku zacznie obowiązywać nowy sposób fakturowania. W zależności od tego kto będzie najemcą wynajmujący będzie musiał podjąć właściwe czynności.
Najemca – osoba prywatna W przypadku wynajęcia mieszkania na cel prywatny osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej wystawia się faktury imienne, które nie są objęte obowiązkowym KSeF. Jeżeli wynajmujący zwolniony jest z VAT, to w większości przypadków nie musi w ogóle wystawiać faktury. Przedsiębiorca będzie mógł wybrać czy chce sporządzić dokument w KSeF czy z pominięciem systemu i przekazać dokument najemcy w formie papierowej lub za pomocą poczty elektronicznej w pliku PDF. Na życzenie osoby prywatnej można wystawić zwykłą fakturę imienną lub rachunek z pominięciem systemu KSeF. Wystawianie faktur w KSeF w kontaktach B2C oznacza dla wystawcy dodatkowe obowiązki. Przede wszystkim wynajmujący musi zapewnić najmującemu dostęp do e-faktury i podać mu kod QR lub link umożliwiający weryfikację faktury w systemie.
Najemca – firma W przypadku, kiedy najemcą mieszkania jest spółka lub inny przedsiębiorca, a celem wynajmu jest wynajem mieszkania na biuro lub na lokum dla pracownika, to wynajmujący będzie musiał wystawić fakturę poprzez system KSeF niezależnie od tego, czy jest czynnym, czy też zwolnionym podatnikiem VAT. Obecnie wynajęcie mieszkania dla pracownika przez spółkę dokumentowane jest za pomocą zwykłej faktury VAT. Od kwietnia 2026 roku możliwe będzie wystawienie takiej faktury tylko w KSeF. Obowiązkiem objęci będą nie tylko podatnicy VAT czynni, ale również zwolnieni z VAT-u.
Zwolnienie z VAT – kiedy trzeba wystawić fakturę?
Zwolnienie z VAT może być:
przedmiotowe – wynajem lokali mieszkalnych przeznaczonych na cel mieszkaniowy
podmiotowe – obowiązuje do momentu nieprzekroczenia rocznego limitu obrotów, który w 2026 roku został ustalony do kwoty 240 000 zł.
W związku z powyższym, jeżeli mieszkanie będzie wynajmowała osoba prywatna, to nie trzeba będzie obowiązkowo wystawiać faktur w KSeF. Obowiązek będzie dotyczył jedynie przypadków, kiedy najemcą będzie firma.
Faktura – jaki identyfikator podatnika na dokumencie?
Jeżeli faktura zostanie wystawiona na firmę, to wynajmujący musi na niej umieścić numer NIP. W przypadku faktur imiennych wystawionych dla osoby prywatnej powinno na niej znaleźć się imię i nazwisko oraz adres wynajmującego. Nie ma obowiązku wpisywania numeru PESEL, a tym bardziej NIP.
Faktura dla firmy z pominięciem KSeF - konsekwencje
Jeżeli przedsiębiorca będzie zobowiązany do wystawienia faktury w KSeF, a tego nie zrobi musi liczyć się z poniesieniem kary w wysokości:
nawet do 100% VAT wynikającego z faktury
18,7% wartości faktury przy zwolnieniu z VAT.
W pierwszym okresie obowiązywania nowych przepisów sankcje nie będą nakładane.
Przygotowanie do KSeF
Do wprowadzenia KSeF zostało jeszcze trochę czasu, który warto wykorzystać na odpowiednie przygotowanie. Na początku warto jest zrobić przegląd klientów, a właściwie ich statusu, czy w większości są to osoby prywatne nieprowadzące działalności gospodarczej, czy raczej współpraca obejmuje firmy. Najem prywatny nie powinien stanowić problemu w KSeF. Natomiast w przypadku firm dobrze jest przetestować narzędzia wykorzystywane w e-fakturowaniu dostępne za pośrednictwem darmowej aplikacji Ministerstwa Finansów lub za pomocą programu księgowego. Dobrze jest też ustalić kanał odbioru faktur.
Podsumowanie
Najem prywatny w większości przypadków nie wymaga wystawiania faktur. Jeżeli najemca poprosi o udokumentowanie najmu, to wynajmujący może mu wystawić fakturę imienną lub rachunek z pominięciem systemu KSeF. Może też wybrać KSeF. W przypadku, kiedy najemcą jest firma, to od 2026 roku faktury będą musiały obowiązkowo zostać wystawione w KSeF.
